大数据时代建立高校档案服务新模式探索

韩红磊

摘 要：对高校目前档案工作服务现状进行分析，就大数据对档案工作的影响进行了探讨，从高校实际出发以期摸索出一套适合高校档案服务的新模式。

关键词：大数据时代；档案服务；模式

中图分类号：G4

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.08.084

随着移动互联网、云存储、云计算等技术的深入人心，大数据已成为各行各业都不能忽视的流行词，“大数据”真的重要吗？2015年8月19日，国务院常务会议通过《关于促进大数据发展的行动纲要》，从国家层面肯定发展大数据的重要性和紧迫性。在大数据时代背景下，每个行业都面临着如何拥有大数据及对大数据进行有效管理的巨大挑战，档案行业也不例外。就高校来说，尽管档案馆保存了大量的档案资料和电子信息，但在服务利用方面仍然远远不能满足大众需要。大数据时代如何创新服务模式，探索出一套有高校特点的档案信息服务体系，是我们面临的一个新课题。

1 目前高校档案工作服务现状

中国高校是在计划经济体制下成长、壮大起来的，计划体制社会管理模式铸就了高校的封闭性，与之相适应，高校档案管理模式自然也是封闭的。尽管档案保存的目的是为了提供服务，但是档案馆从未真正放下“面具”走入大众视野，对很多人来说档案馆仍然是一个神秘所在，与图书馆相比，其服务功能差、利用率低的状况立现。

2 高校档案服务功能差、利用率低的原因

（1）社会各界对档案馆缺乏足够的了解。无论是在校师生还是毕业生，超过80%的受调查者反映他们对高校档案馆藏和服务内容一无所知。

（2）高校档案类别单一，服务面窄。无论以“件”还是以“卷”归档，高校档案基本类别为：党群类、行政类、教学类（含学籍）、科研类、外事类、财会类、基建类、出版类、仪器设备类、产品生产与科技开发类。而这些类别单一的档案材料，主要围绕高校自身建设和发展进行收集和保管，这一点决定了高校档案的使用范围主要是高校。

（3）查借阅手续繁琐。高校档案材料的查借阅一般是针对本校师生（含毕业生），查借阅档案材料利用者除了需要身份证原件及复印件外，必须要等到规定的工作日才可能办理查借阅；涉及到学校或者上级带密级的文件材料还需要学校主管领导书面同意，一层层手续办理费时费力，让利用者感到头疼。

（4）工作人员服务效率低下、服务手段单一。目前高校档案馆提供的服务一般是档案原件复印，特殊情况下校内工作人员可以借阅档案原件，这种服务方式意味着使用者必须亲自到档案馆去才可以利用档案材料。笔者以普通利用者身份向河南省6家高校档案馆电话咨询，希望能通过电邮、快递或者其他网络在线方式从毕业母校拿到自己的学籍证明材料，尽管提供了足够详细的身份信息和原因，仍然遭到了拒绝。

3 大数据对高校档案馆的影响

（1）大数据的概念。什么是大数据？到目前为止，没有人能科学、完整地定义这个迅速改变世界的“魔力”。总结专家们对大数据的各种理解和诠释，笔者认为大数据的4大特征比较合理：数据量大、数据形态多样、数据产生和处理的速度极快、从数据之中获取更大的价值。大数据作为一种技术和理念，对各行各业包括档案工作的影响是不可避免的。

（2）大数据对高校档案馆的影响。数字生存时代来临了，其对档案馆造成的长期影响无法预估，笔者就短时间内对档案馆的影响总结几点：一是归档、保管载体的变化。伴随着互联网的兴起，无纸化办公逐步普及，所有的文件、会议纪要、各类计划、总结、学生学籍、科研材料等都可以通过电脑操作后实现电子归档。鉴于电子文件材料的不稳定性以及可随意修改的特征，如何保证归档档案材料任何时候都能顺利提供利用，保证档案材料的原始性成为难题。二是服务利用对象的变化。高校档案馆藏内容的单一决定了它服务人群的特殊，尤其是教学（含学生学籍档案）类、科研类档案材料的隐私性决定了高校档案服务是以“小众化”为主。在国家提倡档案材料要逐步公开为社会利用的大背景下，大数据时代高校档案馆必定不能只开展“小众化”服务，如何根据不同类型用户的需求，开展针对性服务是高校档案馆迫在眉睫的问题。三是信息分析和利用方式的变化。随着数字化的快速推进，档案馆藏资料正以不可估量的速度形成海量信息，原有被动的服务方式已经不能满足社会需求，高校档案馆以何种服务方式，将海量信息资源转变为网络时代使用方便的信息也成为当前服务关注的重点。

4 大数据时代高校档案服务创新体系的建立

大数据时代的档案服务，将是集纸质档案资料和电子档案信息同时借阅为一体的主动、快捷、便利的信息服务体系。

（1）制定符合新形势的规章制度。传统的档案资料查借阅制度以外，大数据时代首要注意的将是电子档案的安全性、保密性和不可篡改的特性，档案开放服务和信息安全保密本来就是档案工作的基本矛盾之一，在大数据时代这个矛盾尤为突出。因此，制定符合新形势的规章制度，加强档案管理的制度化建设，是保证档案工作科学发展的首要条件。如在国家《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）和《电子文件归档与管理规范》的前提下，建立《涉密电子文件加密制度》、《用户资料分级查阅制度》、《电子文件目录定期上报制度》、《归档数据定期备份制度》等。

（2）加大对档案知识的宣传力度。利用校园网、学校档案网页、档案展览、建立QQ群、微博、微信公众号等各种渠道向在校师生宣传档案基础知识，在线回答师生提问，让学生了解档案馆藏内容和可以利用的馆藏资料等。

（3）利用大数据做好档案基础工作，变被动为主动。目前，高校各类数据成几何倍数的增长，档案馆必须把收集到的、散乱的原始数据，经过统一标引进行结构化的系统整理、分析，才可以方便使用。因此，档案馆在收集、保存各类数据的基础上，数据分析能力必须随之快速进步，从而发现数字背后潜藏的挑战和机遇。《爆发》作者艾伯特·巴拉巴西就认为，93%的人类行为都可以通过数据予以分析预测。如中原工学院发展规划处、党政办公室、人事处等部门在工作中经常需要内容详细、汇总全面的编研材料，档案馆就需要从经过统一标引的大数据中快速准确地挖掘分析出各级领导和部门需要的信息，甚至根据重点工作分析学校对材料的需求，主动向部门提供服务。

（4）利用大数据开展有针对性地智能服务。所谓“智能”服务就是档案馆根据不同用户群体的需求，通过网络在线、电话咨询、日常借阅等方式及时、主动、有效地提供档案资料及信息，使档案用户得到所需的专属性服务。首先，大数据时代电子文件归档和普通纸质档案保管的目的一样是提供利用，同时必须注意在确保归档电子文件法律效力的基础上向用户提供服务。如采用数据加密技术对电子文件进行加密保护，防止非法拷贝，人为故意修改等。其次，档案馆必须适应网络时代办公的需要，把各类档案资源经过技术管理手段转变为用户使用方便的信息。如中原工学院每年都要有近万名学生毕业，就业地址分布于海内外，很多毕业生不能亲自回到母校办理所需学籍材料，而很多学籍材料需求又很紧急，这种情况下，档案馆把学生所有的学籍材料加密上线，用户可以登录高校档案网页，注册用户名和密码，通过电子文件打印授权，毕业生可以在任何地方把他需要的学籍材料通过电子文件打印功能打印出来；或者把部分档案全文数字化之后上网供利用者浏览。需要提及的是，这种情况需要系统具备安全的识别和鉴别机制，以应对网络上的各种攻击。第三，档案馆整合详细的、利用者层面的网络行为数据，分析浏览档案网页的历史信息源，有针对性地把浏览次数多的类似信息及时在线传输。

参考文献

[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯，2011，（5）：92.

[2]郭昕，孟晔.大数据的力量[M].北京：机械工业出版社，2013，（11）.