流动人员人事档案管理存在的问题及对策

陈放放

摘要：随着社会经济改革的不断深入，社会结构日益多元化，人力资源流动速度不断加快，由此产生了大量的社会流动人员，给政府管理带来了巨大压力。同时也对传统的人事档案管理工作带来了挑战。鉴于此，文章对流动人员人事档案管理中存在的问题与对策进行了探讨，以期对相关从业人员有所借鉴意义。

关键词：人事档案；流动人员；档案管理

一、前言

一直以来，关于流动人员的涵义没有明确的界定。我们通常把进城务工的农民工群体称为流动人口。把城市中各企事业单位之间流动的，其档案没有单位接收的群体（农民工除外）称为流动人员。时至今日，流动人口和流动人员的区分愈发模糊，二者在档案管理上有着共同的特点，因此可以进行统一管理，这也是对进城务工人员的充分尊重。本文所讨论的流动人员就是泛指二者的总和。目前我国流动人口年年增加，国家统计局公布的数据显示，2013年我国流动人口数量达2.36亿人，相当于每六个人中有一个是流动人口，超过一半的劳动年龄流动人口出生于1980年以后。这给传统的人事档案管理工作带来巨大的冲击。

二、流动人员人事档案管理存在的问题

（一）流动人员档案管理意识的问题

传统的人事档案管理工作是建立在计划经济体制下人员流动被严格限制的背景下，档案记载着个体在工作过程中的个人经历、德才能绩和工作表现，和普通劳动者关系重大，档案管理工作一直被敬畏和尊重。然而，流动人口的大量出现打破了劳动力流动的禁锢，劳动力由“单位人”转化为“社会人”，其人事档案的作用在不断的削弱，很多劳动者在日常的工作生活中鲜有使用档案的机会，于是很多人对人事档案不再重视，“弃档”、“死档”现象十分突出。根据全国人才流动中心的不完全统计，由人才服务机构代为保管的四百万份档案中，已经和档案所有者失去联系的有60多万。

（二）人事档案托管收费受到质疑

人事档案管理具有公共物品的属性，是政府为社会公民提供的公益性服务，理应是免费服务的。但从现代的流动人口档案管理来看，收取流动人口档案的托管费是普遍情况，劳动者只有缴纳一定的档案托管费用，才能享受档案管理服务。劳动者和档案托管中心实际上是服务买卖关系，而且托管费用还不便宜，尽管2013年已经下调了人事档案管理费，但对一些收入水平不高的流动人口而言仍是一笔不小的经济负担。据统计每年我国档案托管费用高达上百亿元，其中大部分由流动人口缴纳，其单位负担很少一部分，这也直接导致大量在民营企业工作的大中专学生直接弃档，既不过问、也不缴费，听之任之。另外，我国公务员、事业单位人员档案管理免费，国有企业员工档案管理费用也由单位缴纳，这更加剧了流动人口的不公平感。

（三）档案材料收集不完整

首先，流动人口人事档案是以人为主体而设置的一类信息载体，应该包含诸多的内容和信息，例如履历、自传、职务职称、考核政审、参加党团情况、职务任免、奖惩材料等，用人单位可以根据档案材料来了解劳动者的基本资料。但从目前看， 一些用人单位劳动者档案管理不规范，应该添加的资料没有添加，应该更新的资料没有更新，特别是劳动者在合同存续期间表现的资料不完整，例如聘用合同、年度考核表都没有及时归档，一些归档的材料也不符合规范，应该由劳动者本人签名的没有签，应该加盖单位公章的也没有盖。导致流动人口档案资料很不完整，有的仅仅有一些学籍资料等，其它资料残缺不全，给劳动者今后的工作带来极大影响。其次，档案内容千篇一面。翻开流动人口档案，其内容大多是一些套话，档案资料形式化、口号化的现象比较明显，例如个人评价上大多是“学习认真、团结同事、工作态度良好”等笼统的话。即便是批评的表述也大多使用“表现一般、积极性不够”等一笔带过，用人单位无法从这些档案资料中了解员工的诚信、工作成就、个人业绩等情况，使得人事档案的作用大打折扣。

（四）档案管理标准化程度低

档案是信息资源之一，要达到资源共享，使档案的价值与作用得到更大的使用，必须对其进行标准化管理。然而，一些单位人事档案部门依然沿袭传统的纸质档案管理模式，档案管理人员忙于档案的拆封、填写，工作效率低下，而且还容易出错甚至丢失，更谈不上档案的标准化管理。同时，由于国有企业在档案管理工作上比较规范，由国企转过来的流动人口档案大多标准化程度高。而民营企业由于流动人口众多、档案管理工作滞后等原因，其流动人口档案来源分散、档案内容也千差万别，很难进行标准化管理。例如按照档案标准化管理的要求，人事档案材料使用统一规格的纸张，如果出现破损、卷角、折皱的情形，需要进行裱糊、折叠等加工，这样才能符合标准化的要求，但很少有民营企业流动人口的档案能做到这一点。再例如按照档案标准化管理的要求，档案封面要采用规格统一的人事档案盒，但很多民营企业为了节约费用和拆封方便，大多使用牛皮纸袋进行包装，有时纸袋破损了也没有及时处理，草草了事。

（五）管理机构混乱，人员配备不科学

档案管理工作是一项专业性很强的工作，需要专门的管理机构和高素质的工作人员。然而，我国流动人口档案管理机构混乱，在一些地区，不仅人才服务机构负责流动人口档案管理，劳动就业服务机构等机构也接纳流动人口档案，收费标准也不一样，服务项目也不尽相同。一些地区人才交流中心甚至将流动人口档案管理工作承包给一些中介企业，擅自提高收费标准，严重干扰了流动人口档案管理的秩序。另外，与一般的档案管理工作相比，流动人口档案管理工作涉及到人事代理、人事派遣、招聘会举办、毕业生就业指导等诸多工作，這就对档案管理人员的素质和能力提出了要求。目前流动人口档案管理人员大多非档案专业出身，大多数还属于兼职人员，缺乏专门的档案管理工作培训，业务技能和素质都滞后于流动人口档案管理的要求。一些档案管理人员职业素养不高，工作责任性不够，为了利益就违背档案管理原则，为他人开具不合法的人事档案证明。

三、流动人员人事档案管理问题的对策

（一）逐步取消档案管理收费

流动人员人事档案是国家档案的重要组成部分，政府应将其纳入公共服务的范畴，以财政收入补贴作为其费用，逐步取消档案管理收费，避免乱收费，为社会公众提供更加专业、快捷、免费的服务。尤其是严格禁止流动人口档案管理部门因利设事，增加捆绑式服务项目。逐步取消档案管理收费。尽管在一定程度减少了政府财政收入，但规范了人事档案管理市场。一些中介公司由于无利可图，会逐步从档案管理领域中退出，使档案管理重归公共服务性质，增强了档案的公信力，提高档案的规范管理，为社会流动人员的“人尽其才、才尽其用”创造良好的公共服务基础。

（二）提高档案管理人员的素质

信息化时代，人事档案网络化利用、信息化管理的最终的决定因素是档案管理者，档案管理人员素质直接决定着人事档案管理现代化目标实现与否。新时期，为了适应流动人口档案现代化管理的需要，人事档案管理部门要拥有一些知识体系结构较全面、一专多能并极富创新精神的复合型人才来进行人事档案管理信息化工作。各人事档案管理部门既要重视对原有人事档案管理人员的培训和提高，又要十分注意大量吸收那些既懂档案专业又具备计算机管理以及熟知法律、法规的复合型人才，以适应流动人员人事档案信息化、数字化管理的迫切需要。

（三）逐步开展农民工建档工作

为促进流向城市的农村剩余劳动力充分就业，从档案工作的角度来看，对农村剩余劳动力实行“双重建档”，即在劳务输出地和劳务输入地同时建立劳动力（个人）人事档案。在劳务输出地建档，既能为劳务输入地提供信息，也可为输出地管理决策提供依据。具体而言，将有利于农村统计与基层管理部门对农村人口指标准确统计和信息汇总，形成的汇总信息既能从整体上反映行政区域内人口的总体状况，又能体现出不同地域农民的特点，包括人口的分布、素质、流动等方面的信息，有利于农村管理部门了解劳动力的基本素质与基本技能状况，掌握其区域流向。

（四）完善档案的收集工作

流动人员人事档案材料应该是真实可靠、完整齐备。为此，一是改变传统的流动人员人事档案收集和保存方式，人事档案管理机构与相关人员或组织机构签订流动人员人事档案委托管理的契约，通过合同的形式来规范双方的利、权、责，并严格执行来确保形成的人事档案材料准时、齐全完整的保管。二是流出或者接收的档案必须齐全、完整，档案接收人员在检查档案材料时，如发现档案材料不完整齐全或者出现遗失时，要向有关组织询问并要其开具证明来保证流动人员人事档案的完备齐全。

总之，流动人员档案管理是我国社会主义市场经济发展中的产物，是合理配置人力资源、提高人才队伍素質建设的重要举措。目前流动人员档案管理工作中还存在诸多问题，对劳动者的工作带来很大的不便利。究其原因，既与劳动者认识不到位有关，也与流动人口档案管理不完善有很大干系，需要我们在实践中不断的摸索和完善。

参考文献：

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[2]尼西卓嘎.浅谈流动人员人事档案管理[J].西藏科技，2013（04）.

[3]刘晓东.如何加强流动人员的档案管理[J].佳木斯大学社会科学学报，2013（08）.

[4]王绍侠.流动人员人事档案管理问题与对策探析[J].兰台世界，2013（09）.

（作者单位：温州市人才市场）