试析流动人员人事档案管理的现状与对策

白琳丽

【摘要】现在我国的流动人员比较多，档案的管理也就比较复杂，但是这些流动人员对自身档案并不重视，导致了在退休之后才想到要找到自己的档案，有些人员甚至不知道在办理退休的过程中还需要档案，因此为了找到自己的档案甚至要跑遍全市所有的档案代理机构，但是有些人即使是大费周章也没有找到自己的档案，也就导致无法办理退休。本文就是对流动人员人事档案管理的现状与对策进行阐述，为相关的研究提供借鉴。

【关键词】流动人员；人事档案；现状；对策

我国的流动人口十分多，，尤其是在比较发达发的城市，这些城市中人口的流动性极大，针对流动人员的人事档案管理目前还面临着很多的问题，尤其是流动人员自身对档案的重要性并不理解，这样就导致了退休的过程中遇到重重的阻碍，而且档案的管理也会出现严重的问题，在人社部门会经常出现档案丢失的现象，影响着人员的正常退休。因此一定要重视流动人员人事档案的管理。

一、流动人员人事档案管理的现状

（一）重视程度不够

在进行流动档案管理的过程中，存在着个人个或者是机构对人事档案管理的重视程度不够的现象，这样就导致了流动人员的人事档案管理存在着诸多的漏洞，相关的法规规定，一定要严禁个人来保管他人的人事档案。但是在实际的管理中，经常存在着下岗职工自己拿着档案到人社部门来咨询相关的政策，这些档案没有进行盖章和包封，究其原因，有些下岗职工的档案是在当年下岗的时候，自己从单位取出，无处可放就放在了家里。有些档案是从代理结构借出来的，使用完毕还要将自身的档案归还，但是档案代理机构的这些档案也存在着没有盖章和包封的现象。现在流动人员的人事档案管理存在着诸多不规范的现象，主要包括档案丢失、档案袋子破损、档案收集整理和转移不规范、内容也不真实，以上的这些情况是经常发生的，也是管理的重点。

（二）管理体制比较混乱

现在有很多的劳务代理机构、人才服务机构和职介机构都要进行人事档案的管理，有些机构自身就属于人社部门，有些机构是企业，这样档案在一定的程度上就变为了商品，还有些档案机构将档案当做了是牟利的工具。有些企业和机构并不具备档案管理的资格，存在着越权或者是违规管理的现象，在这样的情况下，就极容易导致人事档案管理的秩序发生混乱，对档案的安全性和真实性也有着一定的威胁。现在的人事档案在管理的过程中，会经常遇到以下的状况：某下岗灵活就业人员按照相关的规定将退休手续的流程办理好之后，但是人社部门却接到了举报。经过调查知道此人员在下岗期间有着服刑的经历，但是法院的判决书并没有送到相关的人事档案管理部门。这样的状况会经常遇到，显示了流动人员人事档案管理存在的一系列漏洞。

（三）管理不规范

在进行流动人员人事档案管理的过程中，一定要重视人事档案管理的规范性，但是现在有很多的档案机构并没有专业的档案管理人员进行档案管理，也没有相应的配套措施，也就导致了档案管理处于一种只收钱、零收集的工作状态，使人事档案在管理的过程中存在着内容不完整的现象，没有将档案进行正确的收集，弄虚作假的现象是比较普遍的。档案管理机构也没有进行装订管理，有些档案袋已经破损，档案资料随时都能够从档案袋中漏出，这样档案资料就会缺失。

现在国家已经出台了干部档案工作条例，这一条例已经对管理人员的培养和选拔做出了相关的规定：每一千个档案就要配置一名专职的干部。但是据调查，目前我市一些档案代理机构，多数都是一个人负责管理几千份档案，有的机构甚至是一个人负责管理上万份档案。并且，这些档案代理机构，任用的档案管理人员未经过专门培训，党员干部极少，多数人员对档案管理的相关政策和具体要求并不了解，对档案管理业务不太熟悉。繁琐的工作，巨大的工作量，再加上档案管理人员配置不足，导致档案管理工作未能严格按照要求规范操作。

二、具体对策

（一）加强宣传力度

加强《中华人民共和国档案法》的宣传，提高人民对人事档案重要性的认识，采取多种形式在电视、广播、报纸等新闻媒体上做一些正规的播报，或者是在大街小巷发放一些法律知识传单。如果能结合生活中的实例，把案例以故事的形式展现出来，效果则大大不同。目前各电视台许多法治栏目很受老百姓欢迎，但是与档案相关的却寥寥无几。如果能借助这些栏目，把具体案例呈现出来，或者把发放法律条文形式的传单，改为以实际案例改编的漫画故事，这样新颖的宣传形式，肯定会给人们留下深刻的印象。

（二）完善管理制度

各级政府组织、人事部门应针对现状及时出台相关政策，指导流动人员人事档案管理工作。对各类档案代理机构的业务指导部门是谁，法定责任是什么，谁来监督管理，怎么处罚等问题作出明确规定，并将流动人员档案管理工作的具体操作、奖惩制度细化。应赋予人社部门下属的人才中介机构对人事档案的唯一管理权。并且这些部门应与工商等部门联合起来，对没有权限私自保管档案的单位或超范围管理档案的人才服务中心机构进行严肃查处。还应通过与公安联网实现信息共享，以此规避判决书等资料无法送往档案管理机构的漏洞。

（三）规范档案管理机构

档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，集服务性与保密性于一体。加强档案管理工作，一是要整顿档案管理机构，明确管理职责，划清管理权限，界定法律责任，实行监管制度。二是要加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员素质。从档案管理人员的选择上入手，严格按照相关要求选拔任用档案管理人员；定期组织学习培训，不断提高他们的能力；培养他们勤奋学习、爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神；鼓励他们提出合理化的建议；把他们培养成具有“创造型、复合型、协作型”人才，使他们能为流动人员人事档案管理事业建功立业。

（四）建立档案管理的新型模式

随着社会主义市场经济体制的改革，加快产生了人事代理制度，流动人员的人事档案管理、工资核算等工作任务由人才交流中心管理，而不是由用人单位管理，这是一种新的用人机制，这就决定了人事档案管理实行了新型管理模式，它改变了以往人事档案管理的封闭化、分散各部门管理的现状，而是向社会化、公开化的方向发展，这种管理模式的好处是可以保证档案的完整齐全，这种集中统一管理的方式规范了管理工作，管理标准也很统一，方便社会对于人事档案的广泛利用，既省时又省力。

三、结论

人事档案管理工作在现今社会发展进程中占有具足轻重的地位，我们需要高度重视此工作，并根据档案管理工作中存在的不足落实好上述提出的几点措施和建议，从而不断完善我国的流动人口档案管理工作。

参考文献

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[2]李海霞，张光涛.流动人员“弃档”现象及解决办法[J].长沙铁道学院学报（社会科学版）.2013（03）