人事档案管理存在的问题及改革措施

【摘要】人事档案管理工作是人事管理工作的基本条件之一，是人事工作中不可或缺的重要构成要素，人事档案管理水平的高低对于整个单位及个人的工作效率以及工作质量都有直接影响。然而随着我国社会主义市场经济体制改革以及人事管理制度改革的不断完善与发展，传统的人事档案管理模式以及手段都已经无法满足社会发展的实际需求，实现我国人事档案管理的创新与改革已经迫在眉睫。本文主要结合当前我国人事档案管理工作中存在的主要问题，并在此基础上提出相应的改革措施。

【关键词】人事档案管理；问题；改革措施

随着我国市场经济改革的不断发展与完善，我国社会生产各领域都发生了很大变化，人事管理制度也发生了一些变革，人事流动性大大提高，新时期下，对人事档案管理工作也提出了更高的要求，人事档案管理工作内容更加丰富、分工更加专业、技术更加先进，这些变化都在很大程度上给传统人事档案管理带来诸多挑战。传统人事档案管理逐渐暴露出越来越多的弊端以及问题，已经远远滞后于社会现代化的发展需求，因此为了能够更好的服务于经济社会发展以及推进人事管理制度改革，非常有必要进一步改革并完善现行的人事档案管理手段以及模式。

一、当前我国人事档案管理工作中存在的主要问题

1.人事档案管理力度不足。目前，我国人事档案管理工作由于受到过去历史的种种原因影响，管理范围较狭窄，对于一个人的基本材料方面的收集比较重视，比如教育程度、家庭出身、社会关系以及政治面貌等等，导致资料收集不够完整、全面，并不能满足现代人力资源发展的基本需求，也无法适应现代社会的发展。同时还表现在目前部分单位领导者对人事档案管理工作认识不全面，认为人事档案管理工作仅仅只是简单做好资料的收集、鉴定、整理、分析、研究和归档等流程，并没有真正意识到人事档案工作的重要性，普遍存在用人不建档案的现象。

2.缺乏完善的人事档案管理制度。目前，很多单位的人事档案管理部门在制定人事档案管理制度时，并没有多方面综合考虑具体的工作情况以及工作需求，而直接生搬套用统一的《人事档案材料收集归档规定》，导致大部分单位的人事档案管理制度过于形式化，缺乏科学、合理的管理实施细则。即使有的单位制定了相应的管理制度，但是实际制定力度较差，主要表现为收集档案不及时，很少有人问档案问题，档案归档材料较为片面等。统一的《人事档案材料收集归档规定》中对人事档案的收集归档范围作出了明确规定，但很多单位很少记载职工的信用等级评价、职工继续培训等情况信息，人事档案中记载的内容应尽量完整、详细、真实、准确，且能体现出每个不同个体的特征以及特点，很多现在普遍存在人事档案“千人一面”的现象。

二、优化人事档案管理工作改革措施

1.加强人事档案管理者与形成者的人事档案管理意识。人事档案管理工作是一项系统、繁杂的项目，从档案开始建档到档案能够永久保存都凝聚着人事档案管理工作者们辛勤的汗水和心血。人事档案是我国各级各类国家机关、企事业单位、社会团体等组织在人事活动过程中形成的一种历史凭证，主要是以个人为单位，用于对某一人德才表现的记述和反映，便于日后查看。人事档案实际上是每一个社会经历、教育程度以及自然情况等信息的原始记录，可以客观、真实的反映每一个的工作状况、政治信仰、思想品德、奖惩以及业务能力等情况，可以为各单位组织部门参加社保、人才流动、选人用人、调资、职称评聘等方面提供重要的参考依据。人事档案管理者以及形成者应充分认识到人事档案资料以及人事档案管理工作的实际价值以及重要意义，才可以促进人事档案管理工作的顺利开展。

2.建立统一集中管理制度。应打破传统多头分散式的人事档案管理方式，建立统一集中管理的人事档案管理体制。不仅可以节约人力、物力资源，提高人事档案管理的整体水平，同时也有利于监督各单位、各部门之间的制度执行情况，一旦出现问题有可追溯人负责，避免各部门以及各单位人之间相互推诿；也可以提高人事档案的利用率，实现人事档案管理的规范化与现代化的管理。同时应该顺应我国社会的发展形势，建立我国现行人事管理政策改革相适应的人事档案管理制度。

3.加强人事档案管理人员的综合素质。培训和学习是提升人事档案管理人员自身综合素质最直接，也是最有效的渠道。培训内容应该根据人事档案管理人员的实际需求进行针对性设计，人事档案工作中涉及到公共关系学、行为学、哲学、心理学、历史学以及行为学等诸多相关学科知识，培训内容应适当增加这些内容的知识教育。同时应增强管理人员的计算机、信息技术以及科技软件等先进科学技术的培训与学习，并能够灵活运用于实际工作中，有利于提高工作效率。同时应建立健全的约束机制以及激励机制，以考核个人的职业道德水平以及业务能力为定性、定量指标作为评价标准，将评价结果直接与个人实际薪酬挂钩。促进工作人员之间形成良性竞争，激发工作人员的工作积极性。

综上所述，新时期下，社会发展以及人事制度改革对人事档案管理工作提出了更高的要求，人事档案管理工作面临新的挑战，首先应该加强人事档案形成者与管理者对人事档案管理的重视度，形成管理意识，同时应建立集中统一制度以及完善的人事档案管理制度，提高管理人员的综合素质，从而全面提高人事档案管理水平，促进人事档案管理工作的顺利开展。

参考文献：

[1]伍再君.浅析人事档案管理存在的问题与对策[J].琼州大学学报，2012（6）

[2]谭丽珍.人事档案管理信息化建设初探[J].秘书之友，2012（4）

作者简介：

王爱珍（1977- ），女，籍贯，河北馆陶，学历，本科，职称：中级，馆员，研究方向，人事档案管理