企业经营合同档案科学化管理问题浅析

龙为群

[摘 要] 本文在分析了经营合同档案在企业管理中的作用及其管理的必要性与重要性的基础上，探讨了企业经营合同档案的科学化管理问题；以期对企业经营合同档案管理工作水平的提高有所帮助。

[关键词] 企业经营合同档案；科学化管理；经营合同

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 055

[中图分类号] F715.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）10- 0077- 01

1 企业经营合同档案在企业管理中的作用

企业经营合同是企业参与市场竞争、进行各种经济业务交往、实现自身经济利益最大化的必要手段，也是企业实现经营目标、维护企业自身合法权益的重要保证之一。在企业生产、经营与发展过程中涉及到产、供、销、运、工程建设、技术改造和人员培训等多个环节，经济纠纷在所难免；企业要想保证自身经营业务的合法权益，经营合同档案就是最直接、最有效、最有力的证据。

2 企业经营合同档案管理的必要性与重要性

2.1 社会主义市场经济的发展要求

企业要想紧跟社会主义市场经济发展步伐，就必须要按照市场经济的规律办事，遵循“合同”这一契约形式即是社会主义市场经济规律之一，特别是在我国成功加入WTO以后，在国际经济惯例的制约下，更需要用“合同”来保证我国企业的自身利益，因为合同是与外商进行经济交往不可缺少的手段，也是维护我国企业合法权益的重要凭证与工具之一。在业务经营代理逐渐成为我国企业与外商合作重要形式的情况下，经营合同档案的收集与管理越来越突显出其重要性。

2.2 企业业务健康发展的客观需要

经营合同档案管理是现代企业管理的重要组成部分，企业自身业务越是发展，就越需要经营合同管理工作的保障。企业在生产经营过程中涉及的原材料采购、生产设备等产品、服务销售，企业可能作为代理方出现，也有可能作为委托方出现，但不管是哪一种角色都离不开经营合同，都需要借助于各种各样的合同来实现。在经营合同档案的建立、收集与管理过程中，任意一个环节出了问题，都可能引发经济纠纷，使企业陷入被动状态，对企业的正常经营和合法权益等造成损害。因此，非常有必要加强企业经营合同档案的建立、收集与管理工作，切实解决经营合同档案管理中存在的问题，保证企业经营活动的顺利进行。

3 企业经营合同档案的科学化管理

3.1 科学建立企业经营合同档案

企业经营合同档案的建立对经营合同的管理至关重要，其建立完善与否直接影响企业经营合同档案的管理效果，也是企业经济行为合同化的重要表现。企业经营合同档案的建立应克服传统不重视、甚至忽视档案建立与管理重要性的弊端，以对企业负责的高度的责任心严谨、慎重地建立企业合同档案。①要严格检查签约方的履约能力证明，如资质、营业执照等，重点检查其材料齐全性和有效性；②认真核对经营合同上有关单位的名称、法人代表与相关资质证明、营业执照信息的一致性；③检查经营合同内容是否完善，是经营合同档案管理工作的最重要内容之一；④要对经营合同档案进行严格分类，针对不同种类的经营合同编好目录和明细说明，便于后续管理工作的有序开展。

3.2 科学管理企业经营合同档案

3.2.1 完善经营合同档案管理各个环节

经营合同档案管理可以说是一项较为系统的工程，其由多个有机环节组成，无论哪个环节出现问题，都可能影响到经营合同整体管理的正常运行。因此，有必要规范建立与管理经营合同档案的各个环节，确保经营合同档案内容、票单等材料的齐全性，逐步完善与严密相关管理程序，探索建立一套完备的企业经营合同档案管理体系。

3.2.2 健全经营合同档案管理规章制度

要想规范化、科学化和法律化管理经营合同档案，有必要进一步健全当前的经营合同档案管理规章制度。①要制定切实可行的、符合企业实际的经营合同档案管理制度，做到企业经营合同档案管理工作的有章可循；②完善与规范企业合同档案管理制度内容，一般情况下企业经营合同档案管理工作主要包括合同档案建立，档案归口，相关合同用户档案的建立、资信调查以及经营合同档案的定期统计、检查与考核；③适时建立企业经营合同档案管理人员培训制度，通过培训逐步提高经营合同档案管理人员素质，必要时可以考虑与管理人员的奖惩、年终工作考核挂钩，进一步激励经营合同档案管理人员主动提高工作水平。

3.2.3 运用信息化手段提高经营合同档案管理水平

现代科学技术的迅猛发展，给企业注入了新鲜的发展活力，信息化已经成为档案管理的重要发展趋势，信息化管理手段为经营合同档案管理提供了新的思路，也必将成为企业经营合同档案管理工作发展的有力翅膀。这就需要当前企业的经营档案管理工作者们努力学习与提高计算机和网络知识、技能水平，以此为契机，提高企业经营合同档案的建档、归档速度与质量，最终提高企业经营合同档案管理工作效率和水平。

3.2.4 加强企业经营合同档案管理人员培训教育

以企业经营合同档案管理人员培训制度为指导，加强企业经营合同档案管理人员的培训教育工作。针对那些业务素质较低，又直接从事着企业经营合同档案管理的工作人员，只有通过合理的学习培训，力争做到每位经营合同档案人员都持证上岗，让他们了解与掌握必要的合同法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感。

4 结束语

企业只有建立完善的经营合同档案管理制度，才能真正增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，从而有效提高企业经营合同档案的管理工作水平，最终提高企业的业务纠纷法律抗风险能力，依法与成功维护自身合法权益，不断把企业做大做强。

主要参考文献

[1]陈彦均.分析企业的目标经营合同管理[J].低碳世界，2013（9）.

[2]张辉.特许经营合同研究[D].郑州：郑州大学，2006.