浅析基层台站文书档案的科学化管理

戴建华

摘 要：笔者结合实际工作并针对当前发展新形势，简要地阐述了基层台站文书档案的科学化管理。

关键词：基层台；文书档案；科学化管理

基层台站文书档案是是反映党务、行政管理等活动的档案，记载电台的发展历史，为党和国家积累档案史料服务，为台安播工作服务，并为电台今后事业的发展提供源源不断的动力。随着信息化的发展，文书档案的信息化管理已成为档案工作的发展的必然趋势，传统的档案管理方法已不能适应信息化的发展需要，必须采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，才能保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求。

一、提高文书处理工作质量是文书档案科学化管理的基础

（一）档案来源于文书，文书质量对档案质量具有决定性的影响，做好文书处理工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方法，因此要提高文书档案科学化管理水平，必须从文书工作做起。2001年正式施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，明确将档案的基础性工作—整理（立卷）和归档性工作纳入公文处理工作的一个组成部分，从而使公文处理工作与档案工作形成一个相互连接的整体。”文档一体化管理模式将文书处理提升为文档管理的前端工作，文书档案的科学化管理是建立在公文规范处理的基础上。近年来，无线局高度重视公文处理和公文写作，多次举办办公室业务培训班专题学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》，在全局开展公文写作技能练兵竞赛活动，印发公文处理管理规定，督促基层台站严把公文质量关和格式关，保证公文格式规范、结构完整、表达准确、文风端正、行文流畅，保证文件质量及符合立卷归档要求，为文书档案的科学化管理打下坚实的基础。

（二）归档的文件材料应收集齐全完整。每个基层台站都要根据自己的业务特点，全面地、分门别类地收集文件资料，这样，不但能丰富档案资料的内容，而且还为辅助档案提供资料开展利用工作，打下坚实基础，否则，资料残缺不全，缺档断代，不但给利用带来无法克服的困难，而且档案工作本身也无法巩固、提高，所以保证归档文件材料的齐全完整是贯穿收集工作始终的要求。近几年无线局率先在广电系统开发无线电台管理局电子公文传输系统和档案综合管理系统，引入文档一体化管理模式，对文书进行前端控制，从源头把握文件踪迹，避免传统文书处理多途径、多层次的处理过程文件散失的可能性，以现代的电子公文传输模式取代了传统的邮路传递模式，并且进行全程的安全保密控制，从而大大提高了公文传输的效率、查全率和查准率，保证公文材料的齐全完整。同时要深层次挖掘基层台站档案的信息资源，抓好“帐外”文件材料的收集工作，帐外文件材料是指未经电子公文传输系统产生的，在收发文登记上无帐可查的文件，这些文件材料是不容易控制，稍有疏忽就会遗漏，所以对这类文件材料，必须做到及时的收集，如党委、办公及专题会议记录、纪要、大事记、合同协议和关于本单位的宣传报道、领导和有关工作人员外出开会带回来的文件材料、照片、声像等，应分门别类按一定的归档规则进行收集整理，为今后进行经验总结和历史研究提供真实凭证和重要依据。

二、实现文书档案的信息化建设是文书档案科学化管理的有效途径

随着信息化的发展和计算机技术的广泛应用，基层台站公务活动中的交流与沟通逐渐由传统的纸质走向信息化管理，在电子环境中，档案的管理活动是基于电子文件生命周期展开的，传统的以载体保护、载体控制为中心的方法失效，已不能适应信息化的发展需要，必须全面构建以系统控制为中心的管理方法，新的档案管理模式必须从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心，档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是提高档案工作科学化的必由之路。

近几年，在无线局的统一部署下，我台引入信息化档案管理理念，依托无线局电子公文传输平台，实现电子文件的网上接收，先后安装了清华紫光、东方飞扬综合档案管理系统，档案的信息化工作也进入了快速发展的时期——文件档案一体化管理，旨在“简化整理，深化检索，重在利用”，卓有成效的档案信息建设给台站档案工作注入了生机和活力，使得档案工作人员从传统的“信息保管者”转变为“信息开发者”和“信息传播者”。通过近几年的实践，对比传统的文书档案管理方法，传统文书档案管理工作由于是手工操作，而且是按“卷”立档，存在工作量大、立卷难、管理难、效率低，而档案管理信息化是OA办公网的使用与档案管理软件的成功集成，利用档案管理系统可以将OA收到的文件直接挂接到档案管理系统，并利用文件登记模块进行登记，建立与收发文相关联的档案库，按《文书档案保管期限表》归档原则系统可自动立卷，亦可根据需要进行人工移动、整合，在查阅条件模糊的情况，可按索引或输入关键词进行科学检索，可在计算机中直接读取利用，具有高效、标准、可操作诸多优点，把过去独立分散的文件处理和档案管理工作统一成一个有机整体进行管理，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。

三、培养一支高素质的文书档案管理人才队伍是文书档案科学化管理的关键

档案管理工作是一项具有较强学科性、综合性、专业性的工作，而随着计算机普及和信息化建设，对档案管理人员要求越来越高，这就要求基层台站要建立一支高素质的文书档案管理人才队伍。一是普及档案知识、开展全员培训，调动各方面的积极因素，创造良好的档案事业发展环境。同时开展岗位练兵，提高业务技能，使档案工作人员达到五会（会收集、会立卷、会整理、会编检索工具、会利用）的要求。二是加强对档案管理人员的教育和培训，以提高电子档案管理的业务水平。随着档案信息化的到来，文档一体化的管理模式要求新时期的档案管理人员不能仅局限于原有的知识范畴内，必须具有高效的信息交流能力，掌握计算机的理论知识和实际操作，熟练运用计算机来进行电子信息的制作、使用、维护和管理，否则根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子档案的管理、检索系统的规划和设计，档案管理者不仅仅是一名档案资料管理者，而且也应该是档案学科知识的提供者、档案信息领航员。三是做为一个档案工作者，更要坚持不懈地学习《档案法》，同时还要学习《档案法实施办法》、《档案管理办法》等一系列档案管理的法规条例，以保证档案工作沿着法制轨道逐步向规范化、标准化和科学化的方向发展。四是增强档案管理人员的政治觉悟、职业道德，增强档案管理人员的责任心，确保档案资料安全可靠。

四、建立完善的规章制度是是文书档案科学化管理的保证

文书档案科学化的管理不仅体现于有现代化的工作手段，还需要有完善的制度体系，这样才能实现责任明晰，权责分明，保障档案资料信息及数据的安全运行。基层台站在加快档案信息化建设的时候，要构建匹配的制度规范：一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤。二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。三是统一档案管理标准，按照《无线电台管理局文书档案保管期限表》，认真调研各业务部门形成的文件材料范围，确定文件材料的种类、归档范围和保管期限，制订《文书档案保管期限表》，以实现档案自动立卷，使所保存的档案既能反映本单位的主要职能活动情况，又确保资源格式统一、数据规范、长期可读，便于保管和利用，推动文书档案管理科学化管理。

五、开发利用文书档案的信息功能是文书档案科学化管理的根本目的

如果档案资源不能为今所用，那它就是百无一用的“死信息”，搞好档案信息资源开发利用工作，对基层台站事业发展发展至关重要，也是档案工作的生命力所在。因此，基层台站档案管理工作要更新管理理念，变“看摊守摊”的封闭式被动服务为开放式服务，要紧紧围绕中心工作，着眼于对实际工作的思考，积极深入到各部门的业务工作中去，主动探求档案资料的需求信息，从而全面而准确地提供档案资料，为科学决策提供了有力的依据。同时，还应根据实际工作需要，有针对性地开展相关档案资料的编研工作，像《组织机构沿革》、《大事记》、《全宗介绍》、《管理制度汇编》，使服务更直接，更条理，更有效，让档案工作为中心工作创造条件，提供服务，相互促进。

六、结束语

总之，档案管理工作必需顺应时代的发展，积极更新管理理念，进一步加强档案基础性工作，加快档案管理信息化建设，完善档案管理制度，建立高素质档案管理队伍，从而使档案管理的科学化水平不断提高。

参考文献：

[1]刘丽梅.浅析如何做好机关档案管理升级后的巩固提高工作[J].《黑龙江史志》，2014（12）.

[2]王立新.探析高校文书档案的科学化管理[J].《卫生职业教育》，2015（21）.