浅析电子档案管理的若干问题

王吉民

[摘 要] 快捷、高效、节约是实行电子档案管理的几大优点，社会档案管理逐渐接受了这一管理模式的应用，但就事业单位电子管理工作的基本概况来看，仍有提高的空间，本文结合笔者多年工作经验，针对事业单位电子档案管理中存在的问题提出一些个人的看法和意见。

[关键词] 电子档案；管理；事业单位

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 058

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）10- 0080- 02

电子档案是在社会实践活动中逐渐形成的，该类档案具备一定的保存价值，计算机是储存、处理该类档案的主要工具。相比于传统纸质档案而言，电子档案的形成、储存和管理工作所运用到的技术都有所不同，事业单位的档案管理工作又与其他单位性质的档案管理工作存在较大的差异，要想达到杂而不乱、有条不紊、繁而不碎的档案管理工作目标，让该管理工作的作用更加凸显，管理人员必须要对电子档案管理工作有更为深刻的认知体会。笔者结合自身工作实践经验，谈谈电子档案管理工作的一些体会。

1 电子档案管理工作存在的问题

1.1 信息安全问题

计算机信息技术是电子档案工作开展的基础，档案信息搜集、传输、归档等工作都是通过计算机等设备完成的，相对于传统纸质档案信息的整理、分类、保存工作而言，效率会得到大幅度的提升，资料查阅也更为便捷。但是电子档案信息在发送、接收、保存、归档的过程中可能因为病毒入侵造成被窃听、泄露、伪造、篡改等，这些安全问题是档案管理者要时时注意的，许多学生的信息泄露给其生活带来了困扰就是因为高校电子档案被不法分子窃取造成的。就事业单位电子档案管理现状而言，信息安全还不能得到足够的保障。

1.2 管理人员素质问题

事业单位电子档案管理工作对工作人员的个人素质有着较高的要求，除了较强的自我约束能力和较高的思想政治水平以外，档案管理相关的计算机理论知识和实际操作能力的熟悉也是电子档案管理工作优势发挥的一大重要因素。我国事业单位档案管理工作人员的日常工作量极大，因此分配在电子档案管理工作的时间和精力就十分有限，而本管理职位又有着人员流动性强的职业特点，因此电子档案管理长期稳定的发展目标久久不得实现。

1.3 管理制度完善问题

信息还是以文字为主的纸质档案管理时期，档案管理人员对档案信息保存的重要性有深刻的认知，纸质档案的重要信息全部罗列在纸质载体上，只要列入备份数据档案登记簿上，档案信息的管理工作就算完成了一大半。但面对电子档案信息的处理时，管理工作人员的工作思路还在转变的过渡期，对电子档案物质载体的保存没有充分的认识，常用的如光盘、U盘、移动硬盘等存储设备的信息存放都是管理人员自己安排的。所以管理人员在对许多比较重要的系统、数据、文档进行备份时毫无头绪，哪类数据需要保存，又要以何种介质保存备份都是电子档案信息管理的工作内容。然而当前形势下，档案管理人员没有具体的标准可以参照，因此电子档案的备份工作十分混乱，不利于管理工作的稳定发展。对于电子档案信息拷贝行为的制止，相关管理安全防范也没有提出行之有效的措施，这说明事业单位档案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相关部门和管理工作人员一定要给予高度的重视，通过规章制度的制定和完善来保证电子档案信息管理的有效性和安全性。

2 电子档案管理工作的改进建议

2.1 电子档案管理相关规章制度的构建和完善

为了让事业单位电子档案管理走向正规发展的道路，电子档案管理相关规章制度的构建和完善是十分必要的，只有这样，电子档案管理工作才能走上科学化、规范化、高效化的发展道路。我国大部分事业单位虽然都建立了电子档案管理体系，但是管理制度缺乏的问题也十分普遍，为了让电子档案利用的效率有所提高，相关规章制度应该对档案文件的制作、审核、归档以及档案信息的搜集、整理和保管环节作出详细且明确的规定，各个单位还可以结合本单位的实际工作和档案特征来补充完善。

2.2 资金投入的加大，让档案管理环境得到改善

电子档案的管理工作对于事业单位而言算是一大创新举措，现代化管理技术和设备的应用对本管理工作能够起到很好的促进作用。但是由于区域之间的经济发展无法同步，因此许多档案管理设备需求无法得到满足。为了解决这一现实问题，单位档案主管部门应该担负起督促责任，在与相关部门协助后向当地政府申请经费支出，让档案管理工作的条件和设备都得到改善，起到促进档案工作现代化管理实现的作用。除此以外，有关部门还要着力于档案管理通用软件的推出，遵循统一设计、统一规划的基本原则，让档案管理能够节省更多的人力、物力、财力和时间，达到工作效率提高的发展目标。

2.3 专业档案管理人员的培养

电子档案具备一定的优越性，相比较于传统档案而言，电子档案的开发和利用都要更为方便、快捷，档案的实用性也得到提升。然而，事业单位的电子档案管理工作水平与档案管理人员的专业程度有着直接联系，笔者个人认为，要想达成专业档案管理人员的培养目标，首先要保证管理人员的流动性被控制在合理范围内。因为电子档案管理工作的专业性较强，且工作涉及面较广，工作人员管理实践经验的累积都是十分宝贵的，因此人员流动要避免太过于频繁，保证电子档案管理工作的延续性和长期性才能实现专业档案管理人员培养的目标。除了单位组织培训以外，档案管理人员也要对自己严格要求，及时更新知识结构，提升职业道德并熟悉信息技术应用，将自己培养为综合素质较高的复合型人才，进而更好地适应电子档案管理发展的需求。

2.4 电子档案管理软、硬件设施的完善

高质量的软、硬件设施是电子档案管理工作平稳运转的基础，单位档案管理部门所配置的软件和系统应该满足性能稳定、技术成熟、安全性高的基本要求，杜绝使用市面上未知的软件或系统。工作期间，管理工作人员还应该形成定时或定期安全体检、杀毒的良好习惯，防火墙、杀毒软件等具有保护作用的软件系统要定期更新，以此保障电子档案系统的安全性。

2.5 电子档案动态管理工作质量的保证

电子信息的检查、鉴定、验收是电子信息归档管理工作中的重要环节，相关工作人员除了要签署有关归档责任书以外，管理工作人员还要对信息进行针对性的检查，争取在第一时间发现问题并解决问题。电子信息管理在电子档案管理工作中占有十分重要的地位，归档的电子信息应该紧跟科研生产变化，执行动态管理并及时更新。一些涉及到私密内容的档案还要对其进行监控，杜绝资讯外流情况的发生，一旦发现可疑行为，应该立即予以制止。绝密档案使用的时间和范围都要有所控制，访客权限的设置和电子档案管理系统自动记录、监控功能的开启对于电子档案管理工作而言都是极为必要的。

3 归纳总结

综上所述，现如今事业单位的档案管理工作，应该从工作实践所遇到的实际问题开始入手，再对其有所了解的情况下制定相应的解决方案，对工作的制度和管理进行不断地提升和完善，从而使其相关的管理体系变得更为健全。工作人员综合素养的提升和现代科技技术的融合，能够为我国行政事业单位的档案管理工作注入新生血液，让其能够以更好的精神面貌服务社会。笔者结合了自身多年的工作经验，就当下行政事业单位的档案管理思路创新等问题提出了自己的思考，希望能够对各位同仁的工作开展起到一定的辅助作用。

主要参考文献

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