对提升工程项目管理沟通水平的研究

孟鸣

[摘 要] 工程项目沟通管理是运用所需的工具和技术确保及时并正确地提取、收集、发布、储存、检索及最终处置工程项目信息的知识领域，为工程项目管理不可或缺的手段与方法。为确保项目达成预期目标，提升工程项目管理的沟通水平具有十分重要的意义。

[关键词] 工程项目管理；沟通水平；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 050

[中图分类号] F284 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）10- 0071- 01

工程项目管理是基于工程项目实施者和利益关系人紧密协作完成特定建设任务的过程，在此过程中不仅涉及工程项目实施者内部的分工协作，还涉及到工程项目利益关系人（业主、总承包方、分承包方、监理单位、设计单位、政府主管部门）之间的分工协作。由于存在大量的分工协作（接口），因此存在大量的沟通需求。要科学地组织、计划、控制和协调工程项目，就必须有效提升项目的沟通管理水平。

1 组建高效能团队

建立一个高效能项目管理团队是工程项目能够成功的关键，这对于业主方和承包方而言都是同等的重要。高效能项目管理团队的需求包括慎选成员，首先在管理者的选择方面，除了具备相当资格且多次带领项目管理团队的经验外，还需具备领导、沟通、组织、激励、决策等综合能力。项目管理者最重要的工作之一就是沟通，通常用于沟通的时间占全部工作时间的75%～90%。只有通过良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。其次在组员的选择上除了需满足专业资格条件外，应具有积极创新、善于沟通、善于团队合作及高度的信心等素质。所有工程项目团队的成员应了解自己的定位及彼此间的分工、清楚了解需执行的目标，才能确保项目团队内部的有效沟通并创造高绩效。

2 分析项目沟通的对象

2.1 与业主的沟通

业主是项目成果的使用者，在项目实施的全过程中都应与其决策层、业务部门保持及时有效的沟通。其中项目的启动期尤为重要，良好的沟通能使双方对于项目目标、范围达成共识，使业主要求能够贯彻到工程实施中。形成双向交流，保持信息的一致性，增强项目进度的透明度，确保业主了解项目的具体情况。

2.2 与项目组成员的沟通

项目组成员是项目实施的主力军，他们对项目的认识、对项目的投入状态，以及团队成员间的和谐程度，都会对项目成功造成不容忽视的影响。如果项目中一些重要信息没有进行充分有效的沟通，会造成各行其是、重复劳动，甚至造成不必要的损失。

项目管理者不仅自己要把工作重点放在沟通上，还要引导整个项目团队进行有效的沟通，使项目组成员的工作协调一致，从而保证按时、按质、按量完成预期的任务。

2.3 与承包方的沟通

与承包方的沟通将直接影响工程质量、造价、工期等项目目标。因此要保证供应商能按项目计划进度及时地提供符合要求的产品。当质量出现问题时能及时有效地处理，既不影响工期又能保证质量，就必须进行良好的沟通。

2.4 与上层管理者的沟通

项目管理者应经常主动地与上层管理者保持沟通，及时地反馈信息，特别是将可能会延期、增加项目费用、质量隐患等问题提早汇报，使上层管理者能适时调整工作计划，在人力、物力、财力等方面给予支持，保证项目的顺利进行。

2.5 与其他相关项目管理者之间的沟通

对于大型的项目，项目管理者还应与其他相关项目管理者保持良好的沟通，因为相关项目的进度、质量等也将会对本项目产生影响。比如工业项目会与设备安装有配合问题，设备安装单位何时入场最佳，都必须进行有效的沟通。

3 制定并落实切实可行的沟通制度

制定沟通制度应分析项目沟通对象的信息沟通需求，他们需要什么信息，如何传递，对信息需要的急迫性等，然后详细而全面地制定沟通制度，包含项目信息的收集和归档结构、信息的发布方式、信息的内容、沟通周期、约定的沟通方式等内容。编制项目沟通文档模板，包括会议纪要，工作报告，项目周报、月报等，统一文件格式，使信息文档管理规范化。沟通制度中还应规定相应的沟通要求，例如：业主对工程设计方案的要求应明确以设计任务书的形式与设计单位沟通，工程规划方案需求调研应以需求调研表的形式进行，力求沟通内容的全面性和完整性。

沟通制度中应明确规定在工程项目实施过程中，每周业主与承包方的项目组之间进行一次工作沟通例会，并明确沟通例会的主要议题；业主方与承包方项目组之间以及项目组和上级之间通过E-mail发周报的方式沟通，并明确周报的内容与模板；紧急情况通过电话及时沟通；每周同客户和上级进行一次口头汇报。另外，项目组实施了重大问题报告评估制度，这里所谓的重大问题，指的是影响项目进度、成本及质量的需求变更等。通过落实沟通计划，项目组成员之间、与其他利益相关人之间的沟通更加顺畅，提高了沟通的效率。

除以上正式沟通渠道外，通过社会交往等非正式沟通方式，可弥补正式沟通渠道的不足，传递正式沟通无法传递的信息，使项目管理者了解多方面信息，为决策提供参照，促使正式沟通提高效率。

4 利用信息技术

尽量利用计算机网络技术建立资源共享的信息平台，能够实现对项目实行动态综合协调管理，并通过网络技术实现网上信息查询、交流办公，提高工作效率。

建立“协同作业信息平台”为沟通辅助工具，作为团队成员彼此之间迅速地沟通与联系的渠道，将加强团队协同工作的信息交换，整合现有组织各类信息，加强执行效率。系统还可输出项目报告系统，具体包括：①时间报告系统，记录及提供己耗用工程项目时间的信息。②成本报告系统，记录及提供已支出工程项目成本的信息。可根据工程项目执行时所提供的工作进度、成本信息来更新工程项目预测进度及成本，并提出建议的纠正措施，通过实施纠正措施完成了闭环管理，确保实现项目管理目标。

综上，有效的沟通管理是工程项目管理活动过程中的神经中枢，顺畅有效的沟通是工程项目管理成功的基础。沟通管理应通过沟通协调机制，以获取工程项目利益相关人的共识，这将使项目管理工作推动更为顺畅，有利于项目目标达成。

主要参考文献

[1]汪樱灿.论项目的沟通管理[J]. 电脑知识与技术，2009（14）.

[2]马龙.浅谈项目中的沟通管理[J]. 知识经济，2010（1） .

[3]杨谊龙.工程项目施工管理中协调沟通的重要性[J]. 山西建筑，2010（9）.