我国档案业务外包中的问题及对策

张博英

[摘 要] 本文通过分析档案业务外包的基本内容，以及通过可行性分析研究现阶段我国档案业务外包存在的具体问题，提出了相应的解决策略。

[关键词] 业务外包；档案中介机构；问题；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 054

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）22- 0084- 03

1 档案业务外包概述

1.1 档案业务外包释义

业务外包是源于工业企业的一种创新经营管理方法，其内涵是将部分业务委托授权给其他机构或组织来完成，用较低的资本投资获得较高的收益。档案业务外包，即档案发包部门将内部的非核心业务或者需要耗费许多人力、物理、财力的业务通过委托授权分包给档案中介机构以提高该部门核心业务的工作效率。

1.2 档案业务外包的原因

（1）档案馆馆藏量大及大型企业、政府部门日渐增多的档案管理耗财耗力。一般企业在非核心业务的处理流程上往往不具有竞争优势，若自营所有业务将会导致部分非核心业务的生产成本高于外包成本。档案中介机构可向合作伙伴提供自身的固定资产，人力资源等专用性资产，大大解放了档案馆、企业及政府部门的人力、物力、财力，为经济的快速发展提供了巨大的支持与帮助；档案中介机构也有更多的精力和实力去处理越来越巨大的业务量和越来越长的纸质档案海量。[1]

（2）档案管理专业人员、物资欠缺。因为档案部门缺乏熟练掌握现代信息技术的人员，不得不将档案业务外包。而且保管与修复档案的器械工具欠缺，如果企业凭自己的水平来管理档案并不经济，而选择将档案业务外包给更专业的档案中介机构将会获得更大的经济效益并能得到更专业的服务。

1.3 档案业务外包的作用

档案业务外包是指利用外部资源来完成传统上由内部人员和资源完成的业务的一种战略安排。档案部门将非核心的业务职能委托给在档案管理方面更专业的机构，充分利用其最优秀的专业化资源，从而实现降低成本、提高工作效率、增强核心业务市场竞争力的目的。档案业务外包可以帮助解决很多档案发包部门处理起来困难的业务。

1.4 档案业务外包的形式

1.4.1 档案保护的外包

档案业务外包的项目包括档案整理、保管、归档、提供利用、修复。档案的完整性要求我们对档案的管理要注重保护，在保管过程中难免会有疏漏、破损，因此需要对档案进行修裱、修复。掌握这种技能的档案人员所占的比例较少甚至不存在，因此企业需要将这些业务进行外包。

1.4.2 档案的数字化外包

档案信息数字化的问题越来越亟待解决。而数字化需要很多专业人士及先进的设备，如果企业靠自身去完成，又会面临业务完成后，人、设备无法安置的问题。甚至有些小型企业没有足够资金购置这些设备、器械。因此，许多企业都会选择将数字化交由专业机构完成。

1.4.3 档案管理的现代化建设外包

档案管理的现代化建设需要专业团队，大量人力、物力、财力，这对于企业是比不小的投资，选择把这些自身解决不了的业务交由专业的机构来管理，将会更有助于企业的发展。[2]

1.5 档案业务外包的可行性分析

1.5.1 有利于强化档案的竞争意识，提高工作绩效

与档案中介机构相比大多数企业的档案业务并不是其核心业务，在设备、器械及人员和效率上都存在着缺陷。一些大型企业档案业务非常繁多，企业往往要耗费大量的人力物力财力来处理档案业务，档案中介机构有专业的团队及新进的技术与设备，工作效率明显高于各个档案发包部门。非核心业务外包出去有助于企业提高核心业务的工作绩效，获得更多的利润，从而提高企业的核心竞争力。

1.5.2 有利于节省成本支出，获得更大经济效益

档案中介机构较企业往往具备很多的优势，例如，专业的人才、先进的技术与设备、规模化的管理模式，所以合理地进行档案业务外包可以充分利用外部资源、降低生产成本，实现了企业和档案中介机构的双赢。企业将节省下来的资金放在需要的地方，可以达到优化资源配置的目的。

1.5.3 有利于降低投资风险，提高投资效率

随着技术进步，软件和设备不断升级，企业、政府部门、档案馆等已购置的设备和软件有逐渐被淘汰的风险。因此，通过档案业务外包，既可节省大笔开支，避免上述风险，还可以得到档案中介机构不断升级的高效率服务。

2 国内外研究现状及研究意义

2.1 国内研究现状

我国对档案中介机构的研究内容主要集中在两方面：①档案业务外包的可行性研究，如黄力、李圭雄的《企业档案管理业务外包可行性研究》，探讨了外包的风险、防范措施，以及前景展望。②对我国档案中介机构的研究，研究的主要内容集中在：档案中介机构的含义和类型、存在的问题及档案中介机构的发展策略和前景展望；档案中介机构存在的问题大致归结为：档案中介机构的制度规范问题、档案中介机构发展不成熟、外包从业人员整体水平不高、档案业务外包范围难以确定等问题。从研究趋势来看，关于档案业务外包研究的文章不多而且也不够深入，虽总结出的问题比较充分，但提供的解决策略有待考证。

2.2 国外研究现状

欧美国家的商业文件中心起步较早，行业发展主要依靠市场调节和行业协会的引导与协调，因此国外文件外包服务领域的丰硕理论成果集中于具体的技术和业务层面，涉及机制问题和管理方面的研究较少。与我国的研究成果相比较，国外关于业务外包的研究比较多，文献也比较多，研究的内容主要是业务外包的形成动因、分类、优势，对业务外包的实施过程的研究以及对业务外包的决策及风险等的研究。虽然国外对业务外包的研究一直盛行，但涉及到档案信息数字化业务外包研究的文章少之又少。

2.3 研究的意义

2.3.1 完善档案业务外包的理论体系

理论界对档案中介机构研究的角度不同，观点也多种多样。本文结合不同学者的观点，从研究档案业务存在的问题及寻找对应的解决方法总结出一套较完善的理论体系，希望可以对档案中介机构的规范有序发展有所帮助。

2.3.2 有利于档案业务外包的规范发展

由于档案中介机构起步较晚，很多问题亟待解决。通过研究我国档案业务外包发展存在的问题及向国外优秀档案馆、档案室学习和借鉴，制定相关法律条文规范档案业务外包市场秩序，对我国现有的档案中介服务行业进行整合、规范，实行优胜劣汰，走规模化发展之路，从而提升档案中介机构的综合实力。

2.3.3 对档案业务外包的问题提供指导

档案业务外包在发展过程中遇到了很多瓶颈，因而分析档案中介机构的现状、遇到的问题，找到相对应的解决办法，用理论来审视和指导档案中介机构的发展具有重要意义。

3 目前我国档案业务外包存在的问题

3.1 档案中介机构的制度规范问题

在管理上，我国档案中介机构领域缺少一个正规的管理协会来组织和协调档案中介机构行业发展的有序进行，没有统一的制度规范，各个机构基本都处于分散状态。其次，在立法上，国内尚未形成适用于档案中介领域的完善的法律体系。

3.2 档案中介机构发展不成熟

档案中介机构在我国起步较晚，目前一般小型机构仅能提供文件整理、归档、寄存、保管等技术含量较低的服务。与国外起步早的商业文件中心相比，有较大差距，尤其在档案数据库系统的建立、档案管理软件开发、档案网站建设等方面。

3.2.1 档案业务外包的质量不高

①档案中介服务领域没有制定统一的质量标准，这样会导致在档案业务外包过程中出现整理混乱、编目不统一、无程序可查等质量问题。②从小范围来说，档案中介机构对合作伙伴的业务外包需求存在误解，以及档案中介机构的不确定风险等也会造成外包质量不高。③由于档案业务外包行业是一个新兴行业，监管缺失也是导致档案业务外包质量不高的重要原因。

3.2.2 档案业务外包安全欠缺

档案的安全包括档案信息内容安全、档案实体安全和档案载体安全。首先，应该确保档案信息内容的安全，许多档案的信息涉及的秘密等级很高，如果档案中介机构不注重保护这些档案，很大程度上会威胁外包档案的安全，造成严重后果。其次，要确保档案实体安全。档案业务外包过程中仍存在没有经过专业培训的档案人员忽略对档案实体保护的问题。最后要确保档案载体的安全，在档案中介机构的实际操作过程中也有可能存在安全问题，因此在档案整理过程中，要保持档案的完整齐全、美观适用。

3.2.3 档案业务外包范围难以确定

档案发包部门在外包之前，要确定哪些业务要外包，而适合档案外包的范围难以确定。外包的规模要适量，首先，如果企业外包范围过大那企业需要投资的也会相应增多，但并不是所有的档案业务都需要外包，有些业务在自己内部就可以进行初步整理。其次，外包范围过小也会导致经济浪费。不断地外包会打乱部门原有的外包范围，损害进行业务外包部门的经济利益。档案业务外包的范围会影响到档案业务外包的顺利实施。

3.2.4 对档案部门工作人员的冲击

档案业务外包会使档案部门工作人员的数量有所减少，在招聘时也会忽视档案专业人才的引进，这样档案部门将会面临档案工作人员减少甚至消失的可能。另一方面，由于档案业务外包，很多企业也会忽略对本部门档案工作者的培训及教育。结果将严重阻碍档案部门工作人员的进步和档案队伍的建设，也不利于档案工作的有效进行和档案事业的长远发展。

4 我国档案业务外包的发展对策

针对上面提到的具体问题，应当提出有利于档案中介服务行业高效、快速发展的可行策略和有效措施。通过建立相关法规、加强指导、明确外包范围、加强安全管理来帮助档案中介机构降低生产成本，提高生产效率，增强对环境的应变能力，从而专注于自身核心竞争力的塑造。

4.1 建立相关法律法规，规范档案业务外包市场管理

规范档案中介机构对其提供高质量的服务和取得长远发展具有重要的意义。规范档案中介机构首先要保证其独立的市场地位，独立经营、自负盈亏是档案中介机构迅速发展的必要条件；其次，规范档案中介机构要加强内部管理，树立良好的市场形象，档案中介机构的规范化要从内部做起，建立健全机构内部管理体制，树立服务意识。

4.2 明确档案业务外包范围

档案业务外包的范围会影响到档案业务外包的顺利实施。我们可以通过以下标准来划分业务外包的范围：①在执行国家标准的基础上，制定本行业的标准，从而确定外包项目；②判断哪些业务为企业非核心业务，在不影响企业正常运行的前提下可以将非核心业务外包出去；③考虑技术、资金难度，档案数字化、信息化等要求高的业务需要先进的技术及专业设备，这就需要消耗大量资源，这个时候就要考虑把这些技术要求较高的业务外包出去。

4.3 加强安全管理，确保档案安全

档案业务要进行外包，合作双方就要签订安全保管协议。严格规定对档案载体、实体与信息内容安全的保护。档案工作人员要规范操作，对档案要尊重与爱惜，不得损坏档案原件，不得泄露档案信息内容，不得随意破坏档案载体的完整性。若有违反，档案部门有权追究档案中介机构的经济责任及法律责任。

5 结束语

本文通过对我国档案业务外包发展现状的研究，分析出目前我国档案业务外包存在业务外包环境秩序不规范、法律条文不完善、质量不高、安全欠缺等问题。本文针对面临的一系列问题，提出相应的对策：建立相关法律法规，规范档案业务外包市场管理，努力实现档案中介机构的规范化、规模化和高效化运作。档案中介机构应当以为社会各界提供优秀的档案业务服务为己任，成为我国档案业务外包市场的真正主力。

主要参考文献

[1]王建珍.档案工作“包外”与“外包”现象分析与思考[J].档案管理，2013（3）：36.

[2]刘瑞芬.企业档案业务外包探析[J].山东档案，2011（1）：18-19.