浅析高校教学秘书的教学管理工作

【摘要】教学秘书在高校教学管理中是一个不可替代的职位，是高校基层教学日常管理者，教学秘书的工作在保障教学秩序、提高教学质量方面都发挥着重要的作用。本文针对教学秘书的工作职责、问题，提出提高教学秘书工作能力的方法。

【关键词】高校教学秘书教学管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）07-0007-02 教学管理是高校管理工作的重要组成部分，教学秘书处在最基层的教学管理位置，作为高校教学管理队伍的重要成员之一，是联系教务、教师、学生三者间的纽带与桥梁，具有承上启下、协调左右、沟通信息、改善关系的作用[1]。教学秘书不但向系上传达教务处的各项政策、制度，协助教务部门和系部门进行日常的教学管理，维持正常的教学秩序，保证各项工作都正常有序的顺利完成，同时也配合系部对老师下发工作任务，并对其教学质量、教学进度、备课教案等进行监督和检查，在教学管理中肩负着极其重要的职责。他们既是管理者又是服务者,因此，教学秘书教学管理工作的效率直接影响着整个二级学院教学管理的实施。揣摩影响教学秘书教学管理工作实效的主要因素，制定提高教学秘书教学管理工作实效和发挥教学秘书作用的有效措施，是新建地方性本科院校加强教学管理、提高教学质量的关键所在[2]。

一、教学秘书的主要工作职责

1.教学秘书工作的服务性。教学秘书工作虽然也是一种管理，但其核心和实质就是服务性的工作。在工作中，每个教学秘书要摆正自己的位置，要充分认识和理解服务的重要性，必须牢记服务这一工作宗旨，否则无法做好本职工作。做到管理与服务并重，凡事力求做到位但不越位，主动参与各项工作，积极为领导出谋划策但不决策。只有角色定位准确，才能当好参谋和助手。服务领导要做到为领导在做决策的时候提供有价值的信息；服务教师应该做到尽量为教师分担，如学生考勤表、定购教材、调停课通知等；服务学生要做到耐心地为学生解答成绩查询、出具学籍证明、考试安排、申请缓考等。教学秘书工作是学校教学管理各项规章制度等的有力执行者，教学改革的促进者，同时还要有较强的政策水平，成为教学领导者的得力助手，需要教学秘书具有不计较个人得失、吃苦耐劳、乐于奉献的精神。只有不断地强化自己的服务意识，提高自己服务的能力，才能迅速地提高教学管理工作的水平。

2.教学秘书的组织协调工作。多方沟通与协调工作。如协助分管院领导落实各班级教学任务、任课教师、教材选用、教学进程等，并协助教务处做好课务管理工作；信息地传递工作。及时、准确地传达上级通知及安排，使教学工作井然有序，如选课安排通知、学籍处理通知等；常规教学管理工作。理顺教学管理工作中的每一个工作环节是教学秘书的责任所在，如教学工作量的核算、考务管理及成绩管理工作；档案材料管理工作。做好本单位的各类教学档案的整理与归档工作;教学档案是学院改革发展的见证，是教师进行教学改革的重要依据，是检查系、部教学质量重要依据, 是教师考核的重要参考。教学秘书工作关乎教学一线工作的顺利进行。教学秘书工作要力求做精、做细。

3.教学秘书的教学质量检查监督工作。教学秘书要经常了解教师的教况及学生的学情，要经常深入课堂检查和监督教学环节的落实情况。经常与师生进行交流，及时发现问题、处理问题，以保证教学质量的提高。

二、教学秘书在教学管理工作中存在的问题

1.外出学习交流的机会少，提升的机会不多。大多数教学秘书是非教育学、管理学专业出身， 没有系统地学习过教学管理方面的相关专业知识，所以他们特别需要不断地培训进修。只有借鉴先进的教学管理理念，结合本学校的实际情况，才能开拓出适应本学校发展的新思路。但现在部分高校外出交流的机会主要面向学校的中级以上的行政管理干部和高职称的教师，还停留在只关注教学和学生，重视专业教师和辅导员培养的阶段，很少考虑提供机会给教务秘书到其他兄弟院校交流学习。所以尽管教学秘书每天为学院教学工作辛苦地忙碌着，也很难获得个人业务培训、出访考察的机会，工作总是不断地在繁冗的事务和表格中重复，这也无形之中挫伤了他们的工作热情，制约了教务秘书在教学管理上的创新。

2.学校缺乏相关激励措施，职责不分。教学秘书的工作比较繁琐，但学校对这个岗位没有建立相应的激励机制。省级或地方教育部门也有文件规定辅导员在职称晋升、岗位聘任等方面都有一定的倾向政策。但对于工作任务繁重的教学秘书，却很少有针对该岗位设立的精神奖励和物质奖励政策。在这种情况下，就很难激发教学秘书的工作积极性，也就谈不上工作效率的提高。同时教学秘书临时分配的工作也很多，可能会出现分工不均匀、不明确的现象，若多做了工作得不到奖励，少做了工作也不会受到批评，这样的工作作风一旦发展起来，就会形成一种懒散的局面，就会阻碍教学管理工作的有效、顺利的开展，也会极大的影响办事效率。

3.专业不对口，发展空间受限，服务意识不强。据初步调查，教学秘书的选用标准没有得到学校人事部门的重视。有的教学秘书所学专业与所在部门开设的专业不对口，以至于读不懂教学计划的内容，也就不能起到安排、检查、督促授课任务按教学计划执行的作用。由于专业性不强，也没有专业的归属，教学秘书难以申请到相应的课题和参与到专业建设发展中，所以成果非常少，在评奖评优、职称评定、职务晋升时相对不利，常常被边缘化。教学秘书工作的服务性强，要面向学生还要面向教师，更要当好师生之间沟通的桥梁。由于教学管理事务繁琐，工作过程中的不确定因素很多，教学秘书难免会有烦躁情绪，若学不会自我调节，就可能会将自己的不良情绪发泄给教师或是学生，就会与师生之间产生误会甚至是矛盾，影响整个教学管理政策的执行。

三、提高教学秘书教学管理工作能力的方法

1.加强各种业务技能培训及与同仁学习交流的机会。为提高管理水平，促进教学秘书工作的科学化发展，以提高高校教学管理工作和人才培养的整体质量，所以需要不断加强各种业务技能培训和同仁学习交流的机会。在不影响正常工作的情况下，可以组织教学秘书集中学习，比如教育学、心理学、管理学等方面的学习、教学管理系统软件的使用和操作、学籍管理规定的实施、科学的组织管理能力以及教学档案的建立、归纳、整理与保存的培训等。要与其他兄弟院校教学秘书加强交流、互相学习，取长补短，提高工作效率。

2.制定合理的激励机制，提高工作效率。有效的教学管理，需要一支能吃苦、能战斗、能创新的教学管理队伍，更需要拥有一套完整的管理制度。建立岗位职责制度，明确分工。如果不分主次、不分职责地将一些繁杂的行政事务也归入教学秘书的职能范围势必会降低其工作质量， 挫伤其工作主动性。只有明确分工，教务秘书在教学管理过程中就不会与其他人员产生扯皮现象，也能为日后学校评价个人工作绩效提供可靠的依据。教务秘书由于忙于琐碎的教学管理工作，加班加点是经常的事情，这样一来就会忽视自身科研方面的发展，可能会影响到职称的晋升，从来影响待遇的提高。学校领导建立一套合理的薪酬管理制度，可以起到激励作用，如定期组织教学秘书去兄弟院校参观学习；定期让教学秘书参加全国性的教学管理工作交流会议，并适当提高教学秘书薪酬待遇，在职称评定时对教学秘书有适当的政策倾斜，使教学秘书安心本职工作，并积极吸引和留住优秀的教学管理人才，保持良好的工作态度和工作积极性。

3.加强自我学习，培养自身能力素质，增强主动服务意识。教学管理人员作为教学活动的组织者和管理者之一，必须自觉学习政治理论知识，提高政治素养，树立正确的人生观和价值观。在实践中，逐渐探索教学管理的新思路，提高管理的效率和水平。除此以外，教务秘书还应具备比较扎实的学科专业知识，以便于从专业化的角度做好本学科专业教学计划的修订、实施，为学院学科建设、课程建设、科研建设、实验室建设、师资队伍建设、教材建设等工作贡献一份力量。教学秘书要充分认识和理解服务的重要性，要变被动服务为主动服务，而且要有预见性，增强主动服务意识，做到管理与服务并重，要积极主动地与师生进行沟通、交流，将服务师生的思想贯穿于教学工作的始终。教学管理工作服务于教学的全过程，确立“为教学服务，为师生服务”的科学理念，要尊重教师，关心爱护学生，只有不断地强化自己的服务意识，提高自己服务的能力，才能迅速地提高教学管理工作的水平，提高工作效率，努力为教师和学生提供优质、高效的服务。

作为现代高等院校的教学秘书在教学管理中具有非常重要的作用，只有给予高度重视，明确职责范围，解决后顾之忧，才能充分调动其工作的积极性和主动性，把工作做得更好。同时教学秘书应热爱教学管理工作，具备强烈的事业心和责任心不断提高自身素质和工作能力，以积极的心态投入到高校教学管理工作中为高等院校的教育教学管理水平的提高作出自己的贡献。

参考文献：

[1]李倩,高校教学秘书工作之我见[J].企业导报, 2013(11):196.

[2]官建勇,浅谈高校教务秘书在教学管理工作中的作用[J].中国西部科技, 2011(12):68.

[3]杨凤微,马祥,新时期高等学校教学秘书工作浅谈[J].科技信息,2013(9):223.

作者简介：

范梅（1974—），女，湖北荆州市人，助理研究员，研究方向为高等教育教学管理。