基于专案管理视角的最优化物资采购策略研究

陈文光

[摘 要] 专案管理视角的采购模式不仅可以降低采购成本，而且可以有效提升采购效率，有必要结合企业实际进行推广。在这种背景下，本文首先对物资采购中的专案管理构成，进而分析了专案管理视角的最优化物资采购策略选择，并给出了相应的结论。

[关键词] 专案管理；物资采购管理；最优化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 040

[中图分类号] F252 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）08- 0066- 02

1 物资采购中的专案管理构成

1.1 内涵

每家企业的背景不一，作业流程也不尽相同，采购管理能达到的成效也有限。因此，可通过专案管理来对采购计划予以修正。在专案之下，成员可利用脑力激荡法，让整个专案变得更有趣，提出不同构思来改善工作。为了有效率地掌握人员对于采购作业的执行，促进专业的采购经验、传承，并兼顾好工作的流畅感及应对未来环境的变化，在需要有严密的决策过程时，确实且有效地善用于专案，以提升采购管理作业层次。

1.2 构成内容

（1）整合管理。将专案管理过程中的相关要素加以整合，以确保专案的成功；在不同情况下，寻求替代策略，如何时下采购单？在“累积很多产品才统一采购”或“产品只要接近或低于安全存量就进行补货”这两种情形中，应系统考虑采用最优方案，以满足专案人员的需求。因此，整合管理需掌握采购专案的重要性及采购属性、变更采购作业的管理等，才能有效地做好整合管理。可靠度搭配在此即是将各种可能会发生的状况做充分考量，然后再依需求寻求替代策略以配置资源。专案管理系统需求确定后，则执行可靠度搭配，对于可能面对的问题，寻求解决的替代方案。专案进行过程中的文件需求部分，由于简化程序的考量上，不另设计多余表单。而负责整合整个专案要点，便是专案经理将专案的目标及作业程序清楚地让专案团队了解其在专案中的工作与责任，借助界面管理，持续地修正与检讨，改善至最适状况。

（2）范畴管理。利用WBS（Work Breakdown Structure）建立工作细节来加以管理，做为工作的指南，该方式适用于组织中大部分的专案，都有类似的专案生命周期，也适用于特定的专案。WBS 的意思是将任务组织起来，以便安排及追踪时程或成本，以阶层架构方式的识别码区分，每个任务都在个别的位置标明识别码。专案中任何时间都有可能发生变更，而本专案的范围变更控制在：可促进改善、可使成员接受、可使成员易于管理。

（3）成本管理。运费的成本是采购人员可以控制的，其作业方式则是将一些不占空间的商品，凑成整箱，可节省件数；另外，在采购策略方面，可采用统一采购，避免浪费时间再进货。因很多情况并非每样商品均可装箱，有的产品仅需采购一两件，不符经济效益，因此借助专案管理，统一采购，获得实质改善，而采购件数也随之减少。

（4）品质管理。专案管理可将5S 运用于品质管理构面之中。5S是被日本企业界认为是提升品质的有效工具，因而对5S 的定义非常明确，使得员工一听就懂且易于执行。5S 的项目为：整理（seiri）、整頓（seiton）、清扫（seiso）、清洁（seikets）、身美（shitsuke）。

2 专案管理视角的最优化物资采购策略选择

在个案改善前，都是采随机采购，只要一接近安全库存，则随即采购，平均一周约有一次采购同一种商品，专案管理所采取的供货原则为：商品多数由总仓出货至台南分公司、先进先出（first in first out， FIFO）。而总仓接单后隔天即可到达目的地，故可避免一样商品接近安全存量就立即采购，专案尽可能至少两种以上产品一起联合采购，以节省采购及进货时间。例外情况：更换瑕疵品、特殊规格且数量庞大的订单、天候因素、宅配公司问题。为减少抽检作业，提高安全存量，可增加采购的数量，以便于拉长采购时间的间隔，先评估4～8月存货周转率，观察商品品质情况，一般平均应维持采购在2～3次/月。一些工厂及代理厂商生产的商品，由于总仓每次进货的数量总会评估有效期而进货。因此，各区域公司根据总仓的库存来决定进货数量，若总仓存量剩余不多时，采购数量便不宜太多，按照各区域公司销售比例分摊剩余存货，再进行新货采购入库。

企业物资的采购流程可看出分仓与总仓的合作，由分仓上传欲采购的商品，随之总仓再行出货，最后，分仓进行进货作业。而原抽检作业为总仓和分仓需个别抽检，分仓则在10箱以上必须抽检，经本专案小组讨论后，认为可将分仓抽检省略，以省去重复性作业，提报管理部门通过后，目前抽检部分一概由总仓进行抽检，也省去抽检样品过多，商品耗置的问题。很多企业会因为原先不规则、讲求采购进货速度的即时采购，造成人员手忙脚乱及可观的运费。因此，借助联合、统购、批购、间接、预备采购等策略，将欲采购的促销商品，在接近安全存量时，与其他商品低于安全存量的商品统一采购，不需一接近安全存量就采购（因为没低于安全存量的促销因素，主管需签核）。采购次数减少、总成本也随之减少，作业流程简化，在客户端也可提高服务品质，减少进货当下需请客户等候进货完成才能再为客户服务的窘况。

3 建 议

制度层面：安全存量的控制，常因缺货问题而导致与事实相违，在不得不低于安全存量采购之下，一些公司并未对安全存量有所限制，对采购时间的拿捏稍显弹性太大。因此，建议将安全存量明确定义范围，以防止外部稽核导致安全存量不明的疑虑。实务层面：专案管理是国际化趋势，公司应培育各不同部门的管理人员对专案的了解与执行，不仅可提升专业知识、管理能力及观念，还可对跨部门交流、更可为个案公司带来综效。执行层面：建议企业先试行采购策略专案，待专案执行完成，统整不同地区公司的改善范围，予各区参考，并循求更好的解决方法，通过学习型组织，让各单位一同成长与分享工作经验。