Word 2010邮件合并在教学管理中的应用

王斯蕾

（黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002）

Word 2010邮件合并在教学管理中的应用

王斯蕾

（黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002）

将Word邮件合并功能引入教学管理工作中，可以简化管理流程，实现事务处理自动化。从成绩单的批量生成及常见疑难问题的解决来看，邮件合并在教务管理中的实际应用，可以实现教学事务处理的自动化、批量化。在教务管理中灵活运用邮件合并功能，能将工作人员从重复性的事务工作中解放出来，既提高了工作效率，又能确保工作质量。

邮件合并；Word 2010；教学管理；批量处理；办公自动化

0 引言

随着高校教学管理日趋规范，教务管理人员的工作量愈来愈大，经常要处理一些相对机械的大批量工作事务，如制作准考证、荣誉证书等。这些工作都具有格式统一、数据字段类型相同但内容不同的特点。采用传统的方法逐一编辑，不仅工作量大，而且容易出错。如果能够灵活运用Microsoft Office Word的邮件合并功能，便能将工作人员从重复冗余的劳动中解放出来，既提高了工作效率，又能确保工作质量。

所谓“邮件合并”，就是在邮件文档或主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成邮件文档。“邮件合并”最初是在批量处理“邮件文档”时提出的[1]，它是Word的一项高级功能，是实现办公自动化的基本技能之一。邮件合并可用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大量电子邮件和传真的分发。除此之外，也常用于与批量邮件类似的文档制作，如批量制作成绩单、工资条、邀请函等。适合使用“邮件合并”功能处理的文档，一般具备两个规律：第一，“邮件合并”中使用的数据源表，必须是由字段列和记录行组成的一个标准的二维数据表，字段名标明该列的存储信息，每条记录行存储一个对象的相应数据；第二，处理对象需要生成的文档数量较多，且生成的文档内容一部分作为模板文档固定不变，另一部分则需要根据数据源表中的记录信息相应变化。

1 邮件合并的基本步骤

邮件合并的基本过程包括三个步骤：编辑主文档、建立数据源、合并文档。通过灵活运用邮件合并，可以完成各种批量作业。

1.1 建立主文档

主文档是指邮件合并内容中固定不变的部分，即文档的通用部分。建立主文档的过程就是新建一个Word文档，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档，不同的是，在对主文档进行设计排版时，要考虑到这份文档如何编排才能与数据源更完美地结合。既要给数据填充预留充足、合适的空间，又要确保文档的美观、实用。

1.2 建立数据源

数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。一般情况下，只要是可以使用SQL语句控制的标准二维数据表都可以作为数据源。如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库等。

1.3 合并文档

在Word主文档中利用邮件合并工具插入数据域后，就建立了主文档与数据源之间的联系。从而完成将数据源合并到主文档的操作。

2 应用实例

下面以成绩单的批量制作为例，具体介绍“邮件合并”在教务管理中的应用。

文档要求：为即将毕业的学生每人生成一份各学期成绩单，其中年级、班级、学期及课程名称作为模板事先设置好，而学号、姓名、性别和各门课程成绩需要根据实际记录输入。

2.1 建立模板文档

新建一个Word空白文档，输入相关内容并编辑格式及页边距（如图1所示）。

图1 成绩单模板文档

2.2 建立并设置数据源表文件

新建一个Excel空白文档，设置成绩单，填写项目数据表格，内容包括学号、姓名等需要在模板文档中显示的所有项目（如表1所示），将文档以“成绩单”命名并保存。

表1 成绩单数据源表

2.3 合并数据源生成批量文档

2.3.1 插入域

（1）将光标定位于域的插入点后，单击“邮件→开始邮件合并”中的“普通Word文档”。

（2）单击“邮件→选择收件人”中的“使用现有列表”，通过“选取数据源”对话框打开数据源“成绩单”工作簿，在“选定表格”对话框中选中数据源工作表“sheet1$”（如图2所示）。

图2 数据源工作表选择对话框

（3）将光标依次定位于“学号”“姓名”“性别”及各科“成绩”显示区域。同时，应依次单击“邮件→插入合并域”下拉列表中相应的“学号”“姓名”“性别”及“课程名称”，完成数据域的插入（如图3所示）。

2.3.2 合并

（1）单击“邮件→预览结果”，可预览查看合并第一条记录的结果。

（2）单击“邮件→完成合并”下拉列表中的“编辑单个文档”，在“合并到新文档”对话框中，选择需要合并的记录数量，即可生成相应的文档。

3 注意事项及疑难问题的处理

在利用邮件合并功能处理日常工作的过程中，经常会出现各种问题而无法顺利完成合并。同时，也可能会对数据信息显示有不同要求，如小数位数、数据显示页面等问题。笔者将操作中的注意事项及常见问题的解决方法进行了整理，供大家参考。

3.1 字段名必须在数据源表的第一行

在实际工作中，Excel数据源表的第一行通常有一个合并居中的大标题，如“**班成绩单表”。如果要将该表用作数据源，则应先将第一行大标题删除，得到一张以字段名为列标题的二维数据表。因为邮件合并过程中，数据源表的第一行将被作为字段名用来引用数据表中的记录。

图3 插入数据域后的主文档

3.2 数据源字段名必须是唯一的

邮件合并使用的数据源表中，要求每个字段名必须是唯一的，否则会给后面的插入域造成混淆。例如：英语课一般会开设两个学期，那么，成绩单中就会包含两次英语成绩。如果在数据源表中不加以区分，那么在插入域时就无法准确地定位学期。解决这一问题的方法是可以通过数据源表，将两个相同的字段名分别改为“英语（一）”和“英语（二）”来避免这种情况的发生。

3.3 数据源无空白记录

数据源表中记录的行数，决定了生成文件的份数。表中的每一行，包含各记录的特定信息，因此，在制作数据源表时必须保证表中无空白行，字段信息完整，否则在邮件合并完成后会生成相应的无信息或缺少数据的主文档，从而造成不必要的浪费。

3.4 数据源存储位置不能变更

在邮件合并过程中，数据源存储位置不宜随意变动。如果在邮件合并生成文档完成前，将数据源表移动至其他文件夹下，那么，再次打开主文档时便无法自动链接数据库内容。要解决数据库无法正确装入的问题，可以通过修改“数据链接属性”中的“数据源”地址来解决。当然，也可以通过重新“选取数据源”来解决。

3.5 设置小数位数

邮件合并后，有时会出现小数点后数据很长的情况。即使是利用Excel中“设置单元格格式”工具将小数点后位数减少，也无法解决邮件合并后小数位数过长的问题。这是由于数据源工作表中的数据大多是由公式或函数计算得出的，遇到除法操作时，就可能出现小数位数多的情况。虽然利用工具能使表格中数据按要求显示，但实际源数据的小数并没有改变。如果想解决邮件合并后小数位数的问题，可以使用下面的方法。

在合并后的主文档中，选中需要设置小数位数的数据，单击右键，在快捷菜单中选择“切换域代码”。在已经存在的域代码的反括号“}”前，输入#"0.00"。小数点后面0的个数，决定了小数保留的位数。例如：如果只想保留一位小数就输入#" 0.0"[2]。最后，鼠标右键单击选“更新域”就可以了。

3.6 同一页面生成多条记录

利用Word邮件合并，可以批量处理和打印文档。很多情况下，我们的文档对象很短，只占几行的空间。但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是，每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页[3]。

如果要在一张A4纸型上打印多张准考证，可以采取先将第一份格式已设置完成的准考证对象复制后，反复粘贴至同一页面的下方，直至纸张不能容纳为止。然后，把插入点定位于该文档中两个相邻对象之间的空白行处，单击“邮件→规则”功能区组中的“下一记录”命令即可[4]。这样，第二个表格对象中的数据，将会变成数据源中第二条记录的数据。若同一页面有多张表格对象可依此类推。这样，便可以在同一张纸上生成多个不同的准考证对象。

4 结束语

邮件合并实现了Word与Excel中数据的互通及转换。将原本繁琐的工作变得规范化、自动化。然而，在当前高校教务管理海量数据处理的新形势下，将邮件合并引入到文档的批量处理中，只是教务在信息化、自动化管理方面的一个体现。面对复杂多样的文档处理工作，只要举一反三，合理利用办公软件提供的强大功能，就能将它运用到学校管理工作当中，甚至其他行业的工作中，如招生录取通知书、财务工资条、人事聘任书、卫生检疫报告单及产品质量鉴定书等事务的处理。

［1］王平霞，郝志廷.Word中邮件合并的应用实例［J］.安徽电子信息职业技术学院学报，2013（3）.

［2］罗幼平，王仕勋，万德年.计算机应用基础任务驱动教程［M］.北京：高等教育出版社，2011：149.

［3］戴湘竹.如何利用Word邮件合并功能来提高工作效率［J］.黑龙江交通科技，2008（9）：123.

［4］陈伟.探究邮件合并在学校日常办公中的使用［J］.计算机光盘软件与应用，2013（7）：124.

Application of Word 2010 Mail Merging in Teaching Management

WANG Si-lei
（Huanggang Polytechnic College，Hubei Huanggang 438002，China）

“Mail merge”function is introduced intotheteaching management which simplifiesthe process of management and realizesthe automatictransaction processing. Generated fromthetranscripts ofthe bulk and solutiontocommon problems inthe practical application of mail merger inthe educational administration management，it automates and batchestheteachingtransaction processing.Flexible using ofthe mail merge function in educational administration management，not only releasesthe staff fromthetransaction processing repeatability，but alsoensuresthe quality and efficiency of work.

mail merging;Word 2010;batch processing; teaching management;office automation

TP317.2

A

1673-2022（2014）04-0054-04

2014－08－25

王斯蕾（1980-），女，湖北黄冈人，讲师，研究方向为数据库、计算机应用技术。