OA系统运行下新建高职院校二级系部信息管理有效性分析*

黄加敏

(东莞职业技术学院，广东 东莞 523000)

OA(Office Automation)是办公自动化的英文简称，它是基于计算机和网络技术，实现人机互动的信息处理系统，以提高行政管理效率、达到科学有效管理为目的。20世纪80年代末以来，OA共经历了起步、应用、发展三个阶段，在政府机关、企事业单位、高校的应用日渐普及。以东莞职业技术学院为例，该学院于2009年成立，2012年开始引入OA系统。作为一项新生事物，新建高职院校内各级人员对OA系统也经历了一个从陌生、适应到熟悉的过程，但由于运行时间短，适逢新建高职院校的快速发展，OA系统的运行还有不尽人意的方面。本文尝试在新建高职院校推行OA系统运行的大背景下考查其对下属二级系部信息管理有效性的影响及存在问题，并给出有关建议。

一、OA系统的信息处理功能

OA系统其中一个重要的功能就是信息处理。一般来说，OA系统包括了个人办公、公文处理、发文传阅、督办管理、会议管理、公共事务、公共信息等模块，主要应用于个人日程管理、信息发布、公文传阅办理、事务申请。每一个模块都涉及了大量的信息，囊括了信息处理的每一个环节，如起草信息、送审信息、批阅信息、发布信息、获取信息和处理信息等方面，系统内每一节点所处的位置不同对应信息管理的角色也不同。

二、OA系统运行下新建高职院校二级系部信息管理现状

为了推进内涵式发展，当前高职院校内部普遍推行二级管理，将大量事权向二级系部下放。二级系部因此成为高职学院内部信息处理的一个最小单元，而事权的扩展意味着二级系部信息处理量的急速增加。因此在OA系统运行的背景下，如何有效地对这些信息进行处理，切实达到提高行政工作效率的目的，是各高职院校二级系部关注的重点之一。

而现实情况是，由于OA系统推行的时间短，系统本身的不完善，再加上人为方面的原因，导致目前新建高职院校二级系部对信息的处理缺乏有效性，具体表现为：

1.缺乏专职管理人员

限于人员的限制，二级系部不可能像学院层面那样成立专门的办公室、配置专门的人员分门别类地负责处理OA系统上的各类信息，而是由行政或教学管理人员兼任联络员，负责接收各类OA公文。由于同时还兼任其他工作，这些联络员自然难以集中精力应付处理纷至沓来的大量公文信息，信息处理的有效性自然大打折扣。

2.没有形成有效的管理模式

在大部分新建高职院校里，OA系统仍然算是比较新颖的事物，许多从业人员对其运行仍处于摸索阶段，业务熟练程度参差不齐，对信息的处理很多时候还是从以往的工作经验出发，没有针对OA系统运行下信息处理的特点形成有效的管理模式，导致信息处理效率低下，缺乏有效性。

3.过于依赖非正式信息传播渠道

尽管各高职院校都在全力推广OA系统的应用，但是在广大教职工中间，对OA系统的运行仍抱有一定的怀疑。有调研表明，在OA系统运行的初期，上线率偏低是普遍存在的情况，实行坐班制的行政人员还好，但绝大多数教师由于日常上课的原因，上线率偏低的情况仍然十分突出。由于上述情况的存在，再加上移动设备的广泛应用，在许多二级系部内部，信息的传播还是十分依赖QQ、飞信等非正式渠道，形成了QQ等方式为主、OA为辅的局面，信息处理的有效性几乎得不到体现。

三、高职院校二级系部信息管理缺乏有效性的原因分析

1.人员认识不到位

由于OA系统在新建高职院校推行的时间较短，校内各级人员对其运行都存在着一个适应的过程，对OA系统运行下信息处理的理解和认识不够深入，不熟悉自然会下意识的进行排斥，导致使用意识淡薄。此外，传统的办公方式虽然费时费力，但是人们已经普遍习惯和接受，成为头脑中根深蒂固的观念。这种思想上的错误认识，导致OA系统没能充分的发挥其优越性，信息管理谈何有效？

2.信息处理不及时

信息处理的有效与否与信息处理的是否及时有着密切的关系。换而言之，信息处理得及时、正确，意味着信息能够被充分的消化，说明信息的处理是有效的。由于事权的扩大，新建高职院校二级系部需要与学院各行政管理层进行对接，每天通过OA系统接收来自学院内部和外部各样的公文信息的数量是十分巨大的，如此庞大的信息量如果处理不及时的话，必然对其信息处理的有效性产生严重的影响。

3.业务操作不熟练

许多新建的高职院校为了尽快提高行政管理效率，都在不遗余力地推行办公自动化系统，但在一定程度上存在急功近利、重建设轻管理的思想，OA系统推行之初，只希望尽快推广，实现全面覆盖，对相关人员的使用前培训流于片面，只注重对基本操作的培训，许多人员业务操作还没完全熟悉，就必须带着边摸索边适应的心态“上岗”。负责OA运行的人员的业务操作都不熟练，怎么能要求一般人员也能熟悉运用OA系统，更谈不上说能有效的处理庞大的信息量了。

4.信息反馈环节缺失

信息处理是否有效的另外一个指标就是信息反馈环节是否存在，是否发挥了作用。信息从上往下的传达过程中，我们可以从OA系统的流程管理里面看到信息的流转情况，方便我们掌握信息的动向，及时处理文件。可是在目前的实际应用中，可以发现在OA系统内部缺失这样的一个信息反馈环节：在信息的横向传达过程中，我们无法掌握传达出去的信息是否已经传达到需要处理信息的人员手中，只能通过面谈、电话、QQ、短信等手段进行确认。

5.系统功能不完善

许多新建高职院校的成立时间短，许多内部架构和事务还没完全理顺。为了施行办公自动化，这些高职院校要不直接购买相关现成的办公系统，要不对现成系统结合自身特点进行适当的改造。但是随着发展的逐渐深入、层次的逐渐拔高，原来的OA系统渐渐表现出与实际工作不相符的情形，而系统的升级和完善又是“牵一发而动全身”的事情，需要进行整体规划和全局统筹，不是短时间就能完全解决的，如此一来，信息管理的有效性自然要打折扣了。

四、如何提高二级系部信息管理工作的有效性

尽管在运行的初期会出现这样那样的问题，但OA系统在广大高职院校的推广应用是大势所趋，这是不容置疑的事实。为了充分发挥其功效，提高二级系部信息管理的有效性，更好地服务部各项工作，我们可以从以下方面努力，进一步推进二级系部信息管理有效性进程。

1.加强OA系统应用的推广工作，改变错误认识

在许多新建高职院校，OA系统可以算得上是新颖的事物，而人们往往对新事物存在着天然的抵触。为了消除人员的抵触，让他们在熟悉系统的同时也对使用OA系统的必要性及重要性有充分的了解，必须加大宣传推广工作的力度。具体到二级系部来说，首先要从系部负责人入手，部门“一把手”的重视是OA系统畅顺运行的前提和保证。只有系部负责人认可并习惯网络办公，以身作则，才能调动下面的人使用新系统的积极性，才能要求他们尽可能地使用OA办公系统处理各类信息；其次要加强对广大基层人员，主要是二级系部普通教师的宣传工作，他们才是信息处理的主体，各项工作最后还得由他们具体落实，因此可以采取现场讲座、宣传板报、视频演示等多种方式让他们认识到OA办公系统的便利性， 从而打消其顾虑，更好地接受并运用OA系统。

2.加强OA系统使用的培训工作，提升操作水平

我们发现，当前新建高职院校二级系部信息管理缺乏有效性，很大一部分原因在于各级人员业务操作的不熟练，导致信息处理的不及时。为了解决该问题，必须进一步加强OA系统使用的培训工作，同时在进行的过程中避免出现“一刀切”的情况，即为了工作的简便和易操作性，降低成本，而对系统信息处理每一节点的每个人施以同样的培训内容。这项工作必须从整个学院层面上进行统筹实施，第一步就是OA系统的主管部门要将整个OA系统的用户分门别类，对不同的用户群进行有针对性的培训。以二级系部的OA信息员为例，他们主要是对上对外接收各级文件，对内对下根据工作要求分发文件，对他们的培训则要求要熟悉甚至精通OA系统，全面掌握收发文件的所有流程，以及出现常见问题如何进行解决等内容。对广大教师而言，对他们的培训则要求能够准时收文，并及时作出回复，掌握撰写各类办公申请的格式和流程。只有分门别类地做好培训工作，让OA系统所有环节上的用户都能够掌握其所应掌握的系统的操作方法，这样才能顺利推动办公自动化的进程，从而提高信息处理的效率和有效性。

3.加强OA系统软硬件建设，完善系统功能

每一所高职院校采用和推广的OA系统并不完全符合自身的实际情况，由于系统自身软硬件的问题所造成信息处理缺乏有效性的问题，也应被学院各级领导所重视。像上文提到的影响二级系部信息处理有效性的其中两个因素：信息反馈环节缺失和系统功能不完善就是由于系统软硬件自身的问题所带来的具体表现。对于OA系统的建设，高职学院的领导层必须立足实际，讲究实效，随着学院工作重点的阶段性变化而对OA系统软硬件进行切实有效的改造，使之更适合所处阶段的工作实际；还要坚持统筹规划、科学管理，从技术、人员、财务、设备等方面提供充分的保障，不断完善OA系统的功能，使之能更好地服务学院及二级系部信息管理工作，切实提高行政管理的效率。

参考文献：

[1] 李伟红，刘小淼. 高校实施OA系统初期的若干问题及对策——基于某高校办公自动化时间 [J] . 延安职业技术学院学报，2010，(10)：23～24.

[2] 杨晴海，王宇航，户波. 高校OA系统建设的若干问题探讨 [J] . 中山大学学报(自然科学版)，2009，(3)：195～197.

[3]童瑞连. 试论高校办公自动化建设 [J] . 教育信息化，2006，(9)：28～29.