高职院校系部档案管理的问题与对策

蒋小明

高职院校系部档案管理的问题与对策

蒋小明

高职院校的系部档案管理是高职院校系部人才培养工作中非常重要的组成部分，它真实地记录了系部的各项工作，是系部教学管理、教学研究、学生管理的参考和依据。通过分析高职院校系部档案管理存在的问题，提出了高职院校应从开展档案管理人员综合培训与学习、完善系部档案管理制度、加强全体教职人员的档案意识、在档案管理中融入现代化技术以及深化档案资料的系统化管理等五个方面着手，以提升系部档案管理的质量。

高职院校;系部档案管理;档案体系

高职院校的系部档案是在系部在管理过程中形成的各项资料和存档材料，是考核系部教学的工作和评价系部人才培养质量的主要依据，更是系部各项教学、行政工作稳步开展的扎着基础。

一、高职院校系部档案管理的重要意义

学校的首要任务就是培养人才，而人才的培养的基础单位就是系部。系部教学档案管理是人才培养工作中非常重要的组成部分，它真实地记录了系部教学的各项工作，是系部教学管理、教学研究的参考和依据，也是系部改进教学方法、内容、途径以及提高人才培养质量的信息库资源。系部作为高职院校人才培养的“前沿阵地”，不同专业的课程安排、不同专业的教学任务实施、不同专业的教学大纲设计以及全院学生的成绩管理都由系部进行着过程化管理，高职院校系部档案管理的重要性可见一斑。［1］

现在高职院校普遍采用二级管理的模式，系部除了承担实现人才培养目标之外，还要负责教师培养、人才引进、企业培训等其他各项工作。这些工作过程总结出的比较珍贵的信息全部都会保存在高职院校系部档案管理中，它对于各系部的发展规划以及各教师平时的教学活动来说，是非常重要和方便的沟通工具。所以，系部管理档案工作是高职院校工作的基础，这在以后的高职院校发展历史上，将会写下浓墨重彩的一笔。

二、高职院校系部档案管理中存在的主要问题

在高职院校内，系部是集合学生教学和学生管理的综合单位，随着高职院校二级管理的发展，系部成为院校与学生之间的最大桥梁。但是就目前高职院校管理体制而言，很多院校系部缺少专门的内部档案管理场所，没有建设专门的档案室，更缺少专业的档案管理人员，系部的档案资料管理工作都是由系部兼职档案管理员完成。在这种特殊复杂的情况下，直接导致系部内部档案资料管理混乱，学院的档案上交工作完成之后，对于系部在教学过程中产生的各类资料没有及时和正确的进行归档，等到迎接各种检查评估时，才会临时应付性地完成档案整理，这样的方法不仅没有效率而且影响和效果极差。诸如此类的情况产生的主要原因有以下五方面。

(一)对于高职院校系部档案管理的重视程度不够

有的管理研究人员认为，档案管理是学院专门的档案部门应该做的事，系部日常的文档资料对学院整体的工作运行影响不大。而系部领导经常忙于事务性的工作，不重视文件档案的整理与归档，导致系部日常做了大量的工作，很多却没有留下痕迹，造成系部档案资料遗失、缺漏。遇到开展各项评估检查时，再去整理归类资料，难度很大，甚至以制假来应付，不利于今后工作的开展。

(二)对于系部档案资料和学院的归档材料的归属问题认识不清

笼统的认为系部档案管理和学院档案管理没有值得特别区分地方，都仅仅是将过往的文件资料归类整理而已。事实上，系部的档案管理的动态的，是教学实施过程的具体体现，在系部琐碎的日常工作中不注意档案材料的收集与管理，系部的各项重要工作产生的资料就不会形成信息资料体系。

(三)高职院校系部档案缺少系统的管理方法

经常出现的一个现象：大部分系部管理档案时，将不同的资料全部汇总在同一个时期点，采用了简单的直线式编码管理，这给后期的归类整理工作带来了许多不便。在实际工作中，学院的档案管理部门会定期要求系部上交归档相关资料，这样就会导致系部档案资料编码的连续性受到影响。与此同时，上级教育主管部门的各类检查评估，指标体系各有不同，系部要针对不同的检查评估重新规整系部档案，所以，每次检查评估时都会导致本来就杂乱无序的档案资料更加混乱，后面的收尾工作也会非常困难。

(四)对于系部档案管理和评估资料的关系理解不清

很多高职院校在面对上级主管部门检查评估时，非常重视系部的档案资料整理工作，短时间内归类整理出大量档案资料，但检查评估工作结束之后，档案就会被封存入学院档案室，这些对系部教学管理工作意义重大的材料变成了“死”档案，失去了它应有的价值。

(五)高职院校系部档案管理缺乏系统研究

高职院校系部档案管理是一个边缘化的科学，在各个高职院校，学院的一级档案管理都很重视，有专门的档案管理室和专职的档案管理人员。但是对于二级系部在教学管理过程中形成的档案，只有上交学院档案室归档的部分比较重视，如何管理留存于系部的资料，学院档案部门没有认真的进行研究。［2］而系部领导班子来讲，主要的工作中心在教学和学生管理等方面，系部档案如何管理同样缺乏研究。

系部档案资料管理的科学水平决定了系部工作的质量，不管是从学院一级管理工作这个点出发，还是从学院各项评估工作这个点来看，都要着手改变高职院校系部档案资料的现状，逐步做好各项工作，认真落实各项安排，建立起一套科学严谨有秩序的系部档案资料管理体系。

三、高职院校系部档案管理的目标

高职院校的系部档案资料管理是围绕着教学管理为核心，其中穿插着教学计划的从制定到实施到评价再到反馈，这一基本体系构成了系部档案资料管理体系的最基本部分。根据最近几年的实际情况，普遍采用的方法是：以立体化为纵向轴，加以各模块横向管理，组成了基本的系部档案资料管理系统。

结合系部日常管理的特点，系部档案管理可以分为三大类：第一类是分属院一级别的档案资料;第二类是系部级别管理的档案资料;第三类则是以专业来划分的档案资料。(1)分属学院管理的档案资料是指根据规定，必须由学校统一收集管理存档的档案资料，常见的主要有专业人才培养方案等。像这一类资料，应该按照规定按时按量上交学院，如果涉及到一些具体实施计划书等文件，必要的资料系部留复本;(2)分属系部管理的档案资料是指系部自身日常工作时所产生的文件资料。如系部教学和学生管理基本资料、学生日常活动资料、系部日常科研教研资料等;(3)按照专业或教研室进行归档的资料。按专业划分的档案资料是指系部所设不同专业或者调研室日常教学管理工作所产生的档案资料，如专业调研、专业建设、新专业开发、人才培养方案修订、专业改革、课程标准制定、专业教学指导委员会活动资料，等等。

以纵向立体化管理方式作为基础，不再简单使用直线式排序管理，穿插系部不同专业不同课程模块，让立体模块化成为新的管理方式。模块化的最大优点在于各档案资料之间相对独立，自成体系。只是将同专业的模块存放在一起，当一个资料模块被用到时，可以立即拿出来查阅或复印，不会影响到其他模块资料，让档案成为真正意义上的个体。而归类各模块的依据是根据各系部不同情况来设定的，可以以专业来区分，也可以以教学内容来区分，这个没有固定的选择，但在划分时，还应考虑到实际工作中的教学实践情况、上级部门下达的指标情况，学生具体资料情况等，只有全面的考虑到这些情况，才能让这样的管理体系更加完善，更加符合系部的要求。

四、高职院校系部档案管理的对策

高职院校由于各种因素的限制，学院不可能给系部建立专门的档案室，并且配套专业的档案管理人员。系部档案的管理还是要由系部行政管理人员兼职完成。在这样的现实情况下，系部档案管理不应成为系部工作的负担，而要在科学的管理下能对系部工作发挥巨大的作用。因此，需要做好以下五方面工作。

(一)对系部档案管理人员进行综合培训和学习，提高素质，培养复合型人才

档案管理人员素质的高低，直接影响了档案管理水平的高低。并且，档案管理工作默默无闻，很难看出成绩，所以，应当加强培养档案管理人员高尚的职业道德素质和严格的职业道德规范。可通过各种培训和锻炼，让系部档案管理人员掌握档案管理知识、精通档案管理业务，并具有较高的档案管理软件操作能力，成为复合型的系部管理人才。采取各种形式拓宽系部档案管理人员的思维，不断学习最新的档案管理方法与技巧，提高系部档案管理人员的整体水平，为系部档案能发挥应有的作用提供强有力的保障。

(二)进一步完善系部档案管理的制度

系部作为高职院校的二级管理单位，是学院教学、管理、科研的最前沿，是学院教学、学生档案的直接产生地。为更好的去整理和使用这些文档资料，就必须有一个完善的管理制度。笔者认为，高职院校针对系部档案管理必须有明确的管理制度和实施细则，对于系部档案的档案范围、保管期限、立卷原则、立卷程序等都要有明确的规定。系部与学院行政主管部门以及学院是三级的档案管理体系，对各自的档案管理范围要明确划分。学院管理宏观的档案，系部保存微观的档案，这种责任分层能有效地将档案管理工作细化，便于执行，能够从制度上保证系部档案长期有效地收集和保存。

(三)加强系部全体教职人员的档案意识，做好档案管理工作

管理档案资料工作的起点是最基本的收集和归类整理档案资料，高职院校系部每学期的档案资料种类繁杂，数量较多，再加上各专业不同，每学期的档案资料非常的零散，要想让这些零散的资料成为以后有用的可以查询的资料，前提必须是收集和整理，这个工程需要系部档案管理人员耐心、仔细的去归集。如果系部档案管理人员忽视了此项工作，或者对系部档案的收集不完整、不齐全，那系部档案的管理和使用都会受到重大的影响。在此过程中，系部全体人员都要提高档案意识，遵守档案管理的规定，深入系部教学工作、学生工作的各个环节，做好系部档案管理的各项工作。

(四)在系部档案管理中融入现代化的技术

现在技术的发展日新月异，先进的技术和方法正在不断改变工作与生活方式。随着计算机技术的飞速发展，由原来操作麻烦的手工管理档案逐步向计算机信息管理档案改变，系部的档案的管理人员也需要与时俱进，不断的学习，在学习中增强自身能力。根据档案管理的发展现状不难发现，采用现代技术与系部档案管理相结合必然会优化系部档案的管理。

(五)深化系部档案资料的系统化管理

系部档案管理工作是一个系统的过程，要有计划、有方案、有实施、有总结。由于目前系部档案管理工作没有得到重视，导致有的系部资料不完整，有头无尾或者有结果、无过程、无总结。系部档案管理的系统化要求工作过程要完整，完整的工作过程才能形成系统完整的档案资料。档案管理人员在从事档案工作时要明白，整理文件绝不是简单的整理与分类纸质或电子文件，这是一个管理与提升的过程。这里的提升包含两个方面：一方面，将分散的系部日常资料整理成一个系统，可以促进高职院校系部管理工作的系统化。使高职院校系部档案管理系统整体发挥远大于局部的作用，系部档案成为系统是提升系部档案资料的过程;另一方面，要形成完整的档案管理系统，完成的各项工作过程都需要有记录、有总结。在档案管理系统的建设过程中，对工作的记录和不断总结可以对今后的工作作出指导，这正是系部档案工作的核心任务。

［1］廖迎．论高校系部档案管理的重要性［J］．怀化学院学报，2006(1)：190－191．

［2］白美花，车铁范．试谈高校教学档案的管理与利用［J］．兰台内外，2007(6)：32．

［责任编辑 李 漪］

蒋小明，女，常州工程职业技术学院讲师，主要研究方向为高职教育行政管理。

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1674－7747(2014)02－0037－03