企业应收账款管理现状分析

塔里木大学兵团南疆干部培训中心 潘 斌

企业应收账款管理现状分析

塔里木大学兵团南疆干部培训中心 潘 斌

一、企业授信管理

本文的应收账款管理是指广义上的应收账款管理过程加上赊销前的授信管理，是更为全面的应收账款管理的范畴。企业的授信管理是指提供赊销之前企业在客户的选择上做出的条件限制及赊销审批的流程，它是应收账款产生的基础，如若事先就能在赊销对象的选择、信用额度的确定、信用条件的设置、收账政策的制定及授信管理的流程上下一番工夫，一定能为甄别顾客、限定风险、鼓励和督促客户及时还款起到事半功倍的效果。

（一）信用政策的制定 合理的信用政策能为销售人员提供赊销、信用管理人员管理应收账款提供依据，企业应该根据自身的情况在扩大市场份额和减少信用风险之间进行衡量。信用政策包括信用标准、信用额度、信用条件、收账政策。第一，信用标准的设定。信用标准是当企业对客户授信时，对客户资信情况设定的最低标准，即企业批准客户信用申请的最低门槛，选择什么样的客户作为自己的赊销对象在很大程度上会影响以后应收账款收回的情况。第二，信用额度的确定。信用额度是企业授予客户的赊销限额，有总体额度和个体额度之分，它是指导和控制应收账款持有水平的有效手段。确定信用额度的依据首先是客户付款风险的高低，其次是客户信用需求量的大小。在具体的方法上，企业一般会根据新老客户的不同采取不同的方法。第三，信用条件。信用条件是销货企业要求赊销客户支付货款的条件，也是企业信用政策的重点，它直接影响了应收账款的持有水平和规模。它是由信用期限和现金折扣两部分组成的。信用期限指客户在赊购后多少天内支付货款，是企业为客户规定的最长的付款期限。现金折扣通常有两种理解，一种是对付现购货的客户给予价格上的折扣，另一种是对在规定的较短时间内付款的客户给予发票金额的折扣。第四，收账政策。收账政策是企业就应收账款的控制、逾期应收账款的催收和坏账的处理而制定的政策。它包括合同期内应收账款的管理、收账诊断、商账内勤催收、委托第三方催收、追账成本控制、法律方法处理客户拖欠和申报坏账。

（二）企业授信管理流程 企业授信管理是以降低信用风险、扩大销售为目的的，清晰的流程可以企业的授信活动有条不紊、前后一致。其具体流程如图1所示：

其中，确定授信计划是指确定企业授信额度的总量、现金回收的目标和现金回收预测等工作。明确企业信用政策指对以上方法制定的信用政策的了解。以及进一步明确日常业务管理的原则、标准和风险控制的方法。客户选择是企业根据客户资信情况对客户授信申请的审核与批复。确定具体授信额度是企业根据不同客户的需求在衡量付款风险高低的前提以及企业授信额度总量的水平下为每一个客户提供的具体的授信额度。授信回收是指先保证客户按时主动归还所欠本息并开出结算凭证，再根据不同客户的情况对到期未能付款的客户是否给予延期付款。

三、未到期应收账款管理

虽然应收账款管理很重要的内容在于前期的授信管理，但直到签订授信合同、债权债务成立或是货物发出应收账款才刚刚形成。广义的应收账款管理的第一阶段是从债权成立到应收账款到期日这段时间的管理，即合同期内的管理，本文中称之为未到期应收账款管理。

（一）未到期应收账款的日常管理 一般而言，在账款未到期之前采取积极的管理和措施比等到逾期后再催收的效果要好很多。但事实上企业往往会比较疏忽这个环节应收账款的管理而把更多的精力放在催收上，结果收效甚微，这样不仅会使得货款难以收回，也会增加收款的成本，对企业的运营产生不利的影响。因此做好未到期应收账款的确认、监控、调整和提示付款工作能在很大程度上保证货款的收回。一般可以通过以下几个环节来使未到期的应收账款管理工作得到细化：

（1）确定客户签署“收货确认单”。企业应自制“收货确认单”，写明货物明细、数量、到货日、付款日等要素，在客户收货时要求其主管人员确认签字，并且盖上客户单位的公章，这将成为今后收账及诉讼的有效证据。

（2）及时与客户沟通。有人曾经做过统计，大量拖欠货款的案例产生纠纷的原因是企业和客户之间缺少沟通，所以企业应避免客户对销售条件、货物质量、包装运输、交货期和结算方式等的误解并在销货的5个工作日后联系客户，保证其满意。

（3）应收账款的跟踪监控工作。应收账款的管理并不是在其到期了以后才开始催收，一个很重要的工作就是要对应收账款进行跟踪监控。了解客户的动态，对赊销期内客户的经营情况、偿付能力进行追踪分析，及时了解客户现金的持有量及调剂程度能否满足兑现的需求。同时要加强对金额大、挂账时间长、经营状况差的客户的监控并及时采取行动。

（4）培养客户正常付款习惯。“债务人总是优先将货款支付给管理严格的债权人”是绝大部分客户的普遍心理，这就要求企业能设计出一套合理而紧凑的工作程序，有步骤地与客户进行沟通。

（5）满足应收账款收现保证率。应收账款的收现保证率应当是企业在既定会计期间内预期现盆支付额扣除其稳定可靠的现金流入后的差额，即到期并能实际收回的应收账款要能填补同期先进流量的缺口，特别是要满足如税收、职工工资和不得展期调换的到期债务等的刚性需求。

（6）在合同即将到期前提示客户付款。从应收账款管理的实践来看，收到货物马上付款的很少，但需要进行强力催收的企业也不是多数，大部分企业都处于快到期才付款和被提醒后才付款这两种类型。通过账龄分析，企业可以了解自己的应收账款结构，若发现账龄延长或过期账户所占比率增加就应当及时采取措施，一方面加紧应收账款的催收，努力提高应收账款的收现率；另一方面要紧缩企业信用政策，加强授信管理和准入审批，提高信用销售的门槛。通过账龄划分，企业也可以效仿贷款5级分类的做法，将应收账款分为8类，并根据不同阶段应收账款的特征协调不同部门以不同方式对其进行管理，具体划分如表1所示：

（7）及时调整客户信用额度，不断完善收账政策。应收账款的日常管理还应该是一种动态管理，即根据客户和环境的变化，不断及时调整客户的信用额度，完善收账政策。尤其是一些信用期限长且账款大的客户，更应该经常关注其动态，并把他们作为应收账款管理的重点客户。

（8）应收账款预警机制。在赊销期内，企业可以设置一些预警机制来起到对客户的甄别和逾期账款的事先防范作用。首先在赊销合同期内，企业不应过多的就还款的问题去催促客户，但是可以利用比如现金折扣去试探客户是否在意这些加速付款的条件，由此形成对客户分类的正确依据。其次是制作应收账款“流水账”，这样一方面可以方便进行账龄分析，另一方面又可以利用计算机系统自动将每笔要到期的应收账款转为“预警”提示，方便信控人员及时对这些客户进行提示并采取行动。最后，应收账款在变成坏账前会发出许多预警的信号，只要信控人员留意这些变化就能尽早地发现客户产生逾期的可能，并尽快采行动来防范它的产生。

（二）应收账款合理持有水平 持有应收账款会给企业带来两方面的影响，一方面企业会因为赊销的扩大而扩大销售收入，另一方面企业持有应收账款也是有成本的，由此产生了应收账款最佳持有水平的问题。通常从成本和收益两个角度去确定应收账款的合理持有水平。

（1）最小成本法。企业持有应收账款是有成本的，其成本包括机会成本、管理成本、收账成本、短缺成本和坏账成本。机会成本是指做出一项决策时放弃其他可供选择的机会所付出的代价。应收账款机会成本＝维持赊销业务所需要的资金×资金成本率。管理成本包括对客户资信调查费用和应收账款账簿记录费用和其他费用。收账成本包括书面通知客户的邮费、通讯费、差旅费、追账公司收费和法律诉讼费等。短缺成本是由应收账款规模较小引起的营业收入的减少近而使得销售收入净值减少，它也是唯一项与应收账款持有规模成反比的成本。坏账成本是应以应收账款余额的一定比例提取的坏账准备。机会成本、管理成本、坏账成本、短缺成本和收账成本的加总构成了应收账款总的持有成本，因为短缺成本随应收账款的规模递减，而其他的成本都随其递增，所以总成本线必有最低点，通过成本最小化确定应收账款的合理持有水平，即为最小成本法。

（2）最大收益法。然而在实际测算中发现，最小成本法中短缺成本是不易获得的，所以换一个角度从收益出发来测算应收账款的规模，即从企业持有应收账款的直接受益者销售收人中减去被占用资金的机会成本、管理费用、坏账损失等得出的净收益值。

表2 最大收益法测算最佳应收账款规模 单位：万元

（三）应收账款质量分析 应收账款作为企业的一项资产，在很大程度上决定了企业的资产流动性，但是资产负债表上的应收账款数只能反映某一时点的总体情况，单凭它无法知道应收账款是新的还是旧的，收回的可能性又有多大，其结构比例又是怎样分布的，所以进行应收账款的质量分析对企业的信用管理和财务管理来说都显得非常重要。在对应收账款进行质量分析时，风险和时间是要考虑的重要因素。应收账款时间越长收回的可能性越小，而随着客户经营状况的变化，企业持有应收账款的风险也在不断变化，所以企业应该经常对其持有的应收账款进行质量分析。这里介绍一种最常用的账龄分析法。

账龄是应收账款发生的时间长短，一般赊销账龄从发货时开始计算，分期付款的账龄从逾期开始计算。账龄分析即账龄结构分析是指企业在某一时点将发生在外的每笔应收账款按照对其所持有的时间长短进行排序，并给以统计表述。由于应收账款明细账上反映的都是滚动值，所以对其分析前必须先弄清楚哪些户头不需要进行账龄分析：（1）期末余额为负数的户头；（2）经常变动且期末余额小的户头；（3）期末余额相对较大，但比期初余额已减少很多，流动性又较强的户头；（4）本期或分析其内形成的应收账款。由此可知，一般的账龄分析多是追溯性的应收账款分析，它的假设条件是每收回一笔货款都用以冲销最早发生的债权。账龄分析所作的统计是以账龄时间结构为分类界限的，另一维度可以是按销售地区分类，也可以按销售人员分类，还可以根据不同客户和同类客户分别列示，在此基础上可以知道哪个地区的账款不易收回、哪个销货人员负责的销货款回收率低，哪一类客户更容易拖欠账款，从而清晰地揭示应收账款的质量问题，并有的放矢地编织催收计划。企业可以针对某个或某类客户制作如表3的账龄分析表，了解客户的付款情况和拖欠情况；企业若想了解其整体应收账款状况则可编制如表4的账龄分析表，它可以全面反映企业应收账款的流动性，可以测算出每期可收回的应收账款的净值，以及做出坏账准备金预算。由表中数据可知，该企业之前的授信管理做得不好，没有把劣质客户筛选出来，以至现在的逾期账款超过了50%，该企业应该在收紧信用政策的同时，加强对过期60天以上的应收账款的催收工作，并对6.38%逾期半年以上的应收账款做坏账核销的准备。通过制作账龄分析表，企业还可以计算出应收账款的平均账龄，并将其与赊销合同的平均信用期限和DSO进行比较，可以发现企业目前信用管理上存在的问题。

表3 账龄分析表（针对某一客户或一类客户） 单位：元

表4 账龄分析表（针对企业整体应收账款状况） 单位：元

图2 逾期账款平均天数

调查发现（见图2），2007年中国企业国内销售的逾期账款平均天数有超过90%是小于三个月的，而大部分企业可以在逾期两个月内收回账款。超过96%的企业赊销期限在3个月以内，而大部分企业更是把这个期限控制在两个月以内，由此可得90%以上企业的销售变现天数5～6个月，而80%左右的企业更是把这个期限严格控制在3～4个月内。总体来说逾期账款天数略微偏高。

四、逾期应收账款管理

广义应收账款管理的第二阶段是指到期日后的管理，即逾期账款的管理，通常也被称为商账追收。它是企业应收账款管理的最后一道防线，也是体现企业信用管理效果的关键步骤。对逾期应收账款的催收应该分两步走，先诊断原因再根据不同的账龄和原因采取不同的追账策略。

（一）逾期应收账款形成的原因及分析诊断

（1）逾期应收账款形成的原因及对策。逾期账款产生的原因可以概括为两大类10个具体点。首先是来自客户方面的原因，其中包括：有些客户办事粗心或低效，忽略了付款，这时企业只需礼貌地提醒，同时维护了良好的客户关系；有些是暂时缺乏资金的信用良好的客户，企业可与客户友好协商并调整信用期限；有些客户属于习惯性拖欠，他们并不是蓄意赖账，只是要在各种收款措施都使用之后才会付款，企业了解了这类客户的心态，就应该在合同期内始终保持与客户的联系，及时提醒和催促付款，是客户感觉到债权人的压力；大部分客户拖欠的原因是财务管理不力，企业在确定此类客户是否有盈利能力之后再确定对其采用宽松或严格的收账政策；有时候客户想通过在付款条件上做文章来获得更多的好处，比如开出金额不足的支票或倒签支票使付款期限看起来在折扣期限内，这种情况下企业应先收下支票，并通知客户其做法违反合同；还有不少的客户会以产品有瑕疵、货物没有确认或是赊销合同有纰漏为借口与企业产生一些商业上的纠纷由此拒绝付款，只要企业在一开始就做好上文提到的应收账款的日常管理工作，相信这方面的麻烦就会少了许多；最为恶劣的就是客户信誉不良恶意拖欠，对此企业应不断与客户保持联系，一旦出现不良征兆（如迁址、转移资产），企业就应及时启动收账程序，对于商业欺诈的，更是应该马上采取法律行动。其次是来自授信企业方面的原因，其中包括：企业的授信管理不够科学，在信用政策的制定上过于宽松、在审核受信人资信情况时也不够严谨，造成信用不良的客户流人必然产生逾期账款；也有不少是因为企业在合同期内与客户缺少沟通造成的诸如在货物质量、包装、运输或发票的问题上的纠纷，对此企业要做出认真的调查，与客户以合作的态度进行沟通，争取把解决问题的同时维持良好的客户关系；还有就是赊销协议中使用的付款和结算方式条款不当，或者赊销合同出现漏洞，如没有设保护性条款造成客户拖欠。

对于客户原因造成的逾期，企业因分情况处理，若是客观原因造成的暂时性还款困难，企业可以考虑给予客户展期；若确实是客户财务出现危机，企业可以帮助客户脱离困境，同时制定可行的还款计划；若是出于客户主观上想逃废债务，企业应该严格地进人商账催收程序，必要时也可动用法律手段。

（2）逾期应收账款的分析诊断。在企业信用管理部门对逾期应收账款采取行动之前，一般都会先对该笔逾期账款进行诊断，这样可以避免盲目行动而导致的追账费用扩大，也可以为今后坏账的注销提供依据。逾期账款特征分析。包括四个环节：一是债权特征分析。它是逾期账款催收的重要依据，可以用来衡量债权的确认程度。首先是对债券文件的获得和保存，包括合同、发票、提单、收货确认书、付款承诺书等；其次要明确债务关联人及其数量和关联程度；再次是要分析当事人双方的债务认同，避免拖欠程度加重；最后明确债务是否得到债务人落实于书面的确认，并注意保存这些过程当中的所有凭证。二是拖欠特征分析。它是指对债务产生的有关情况和拖欠具体表现的分析，它是制定决策、进行有效追讨得基础。三是债务人特征分析：，它是对衡量债务人偿还债务的意愿和可能性，这有利于制定出切实可行的追账方案。四是追讨特征分析。债权人可以采取自行追讨、委托专业公司追讨等不同方式，产生的效果也会有所不同，记录下所选方式的追讨情况和优缺点、积累经验，为以后的追讨工作提供参考。

（二）逾期应收账款的催收程序、方法及催收技巧

（1）逾期应收账款的催收原则和技巧。在进行逾期账款催收时，首先要注意一些原则和技巧。首先是对于一些临时遇到资金困难的客户，企业根据展期原则，给予信用还款期限的延展，但必须经过严格的授权批准并要求客户按合同给付违约金和货款余额的利息。其次是对于产生拖欠的客户，企业一定要根据及时收回原则进行积极的催收，否则会损害企业财务制度的严肃性，要及时将其纳人追账程序，不可懈怠。最后是根据分类原则，在对客户进行划分后，根据上文提到的特征分析或拖欠原因的不同情况，采取有针对性地追收行动。常用的催收技巧有角色定位法和POWER法则。

（2）逾期应收账款的催收程序与方法。在以上原则和技巧的指导下，在遵循有条理的程序和方法，应收账款的催收就会更加有条不紊了。常用的催收程序为：首先搜集债务人相关信息，列出将要采取的收账步骤，可能发生的费用等。其次是对逾期的账款产生的原因和各种特征进行分析，了解每家客户拖欠的具体情况，企业信控人员可以连同律师和会计师一同分析，并预测每笔逾期账款的回收成功率。最后是实施追讨行动，在这个环节要注意的是，保证追收的连续性并做好记录，防止客户前后不一；应给客户尽可能多的机会付款，以维持良好的客户关系；专业追账公司或法律程序只有在没有任何其他选择的情况下才去使用。

（三）坏账管理 一般认为，有确凿证据证明或明显迹象表明以无法收回的应收账款是坏账，因为它已不能为企业带来收益，已不符合资产定义，所以要把它作为损失或费用处理，即及时确认为坏账。《新企业会计准则》规定，对坏账准备只能采用备抵法核算，而不能采用直接法核销。所以企业应对所持有的应收账款设立坏账准备金，通常坏账准备的计提有三种方法——赊销净额百分比法、应收账款余额百分比法和应收账款账龄分析法，分别是企业根据过去的经验和当前的经营情况确定坏账损失占赊销净额、应收账款期末余额的比例或根据不同的账龄提取不同的准备金计提比率。企业可根据自身情况任选其一，需要强调的是，计提方法一经确定，不得随意更改，如需更改的需要在报表附注中说明。债务单位已经撤销、破产、资不抵债、现金流量不足、发生严重的自然灾害等导致停产而在短时间内无法偿付债务的或3年以上的应收账款，在有确凿证据证明该项应收账款不能够收回或收回的可能性不大的情况下，可以全额计提坏账准备。对于信用管理水平达到行业平均值的企业，其年坏账发生水平都在赊销总额的0.25%～5%之间，因企业所在行业而异。

需要注意的是：企业100%的坏账准备金用来准备抵消发生在高风险客户群中的应收账款总额。在每个月，将对高风险类客户赊销而发生的应收账款总额计作坏账准备，也就是从损益账户转到坏账准备账户。当货款收到后，相应额度再转回到损益账户。会计部门应该为这些高风险客户设立一个单独的坏账准备账户，按月做调整。另外，已核销的坏账应该在备查簿登记，做到账销案存，对已经在企业内部核销的应收账款应当制定催讨方案，采取有效方式，最大限度降低企业损失。对于追回的已注销的坏账，应该及时将其转回，并在坏账核销登记簿上更正。

［1］朱荣恩、丁豪樑：《企业信用管理》，中国时代经济出版社2005年版。

（编辑 杜 昌）