浅谈商务英语应用文写作技巧

陈莉

摘 要：在经济全球化的今天，英语是国际主要通用语言之一，英语商务信函在贸易往来与经济活动中广泛应用，正确使用英语应用文具有重要的交流功能与突出的经济价值。本文提出，商务英语应用文写作应以提高国际商务人员的英语书面沟通能力为目标，遵循五个写作原则，即正确、清晰、简洁、礼貌体贴和完整，并在此基础上掌握社交信函、商务信函及商旅信函三个方面写作技巧。

关键词：应用文写作；写作原则；写作技巧

[中图分类号]H319

[文献标识码]A

[文章编号]1006-2831（2013）11-0144-4 doi：10.3969/j.issn.1006-2831.2013.04.039

入世后，我国外贸企业的行业准入渐次开发，国际贸易企业数量大量增加，高素质、专业化的外贸人才成为企业参与国际业务竞争的必备因素。英语交际能力是国际商务人才不可或缺的必要条件，商务英语写作更是一项备受青睐的技能，它不仅展示一个人的英语写作能力，更体现出他所服务的企业或机构的形象。在教学实践中我们发现，不少学生对英语写作感觉无从入手，而英语应用文写作更让学生感到心有余而力不足。本文以现实案例为蓝本，尝试通过不同的实例分析把隐藏在教学背后的枯燥乏味的理论知识变得更简单有趣，从而激发学生的学习欲望，更快地提高学生获取所需知识的能力。

1 . 商务英语应用文的特点

应用文的范围很广泛，包括通知、信件、备忘录、报告等等。它的主要特点是实用。因此应用文既不同于文学创作，也不同于日常口头的交际用语。简单说来它有以下三个主要特点：

1 . 1 格式规范

应用文的格式，也是一种语言，一种文化的表现形式，是使用这一语言的人们在长期的社会活动中形成的。下面以商务信函为例。一般来说，商务信函有齐头式、混合式两种。齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。混合式：每一段的首行缩进两格，落款在信末中间靠右下的位置。商务信函一般由信头、日期、信内地址、称谓、正文、结束语和签名组成。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。收信人地址要写在左上角，寄信人地址要写在右上角，寄信人地址也可以不写，姓名写在地址上面，地址排列顺序依次为门牌号、街区名、城市和国名。在信的开头人名前一定要加Mr.， Mrs.， Dear等比较尊敬的称呼，无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam称呼收信者。英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。在结束语下面应是写信人的签名，是英语写作中必不可少的一个环节。结束语的姓名格式应与称呼相对应。值得注意的是写给团体机构的信，结束语就应当是全名。也就是结束语处就不能用Jim这种形式，必须写Jim Smith。

1 . 2 文体朴实

应用文是要解决实际问题的，不是为了以情动人。因此，在文字表达上注重客观表述，并且句法和用词都要很朴实。例如：在表达“火”这个词语时，要选择通俗易懂的词语“fire”，而不是用生僻难懂的词语“conflagration”。

1 . 3 简明扼要

应用文的实用性决定了它必须简明扼要。因为现代社会生活节奏的加快，人们越来越注重效率，节约时间。用简明扼要的语言把事物表述清楚，也是应用文的一个重要特点。如“As what you have requested， we are sending you our latest price list.”这句话改成“As requested， we are sending you our latest price list.”则更简洁。

2 . 商务英语应用文的写作原则

商务英语应用文写作的目的是要实现沟通的交流功能，必须遵循五个原则，即正确、清晰、简洁、礼貌体贴和完整。

2 . 1 内容正确

正确是指信中所谈的事情要准确、具体，不用含糊抽象的词如：at an early date，soon等词汇。在商业信函写作时，表达的用词用语及标点符号必须正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错将会造成一些不必要的麻烦。另外，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的史料、数据等也宜准确无误。在这样一个信息铺天盖地的时代，信息多得真假难辨，如果信函所传递的信息不准确，含糊不清可能会带来无法预料的损失。在商务函件中有许多的专业术语，专业术语、缩略词的频繁使用是英语商务信函写作的一大特点。例如：insurance policy（保单），letter of credit或L/C（信用证），CIF（到岸价），FOB（离岸价）等。正确使用这些术语才能避免出错造成严重的损失。

2 . 2 内容清晰

要做到内容清晰，首先写信者在拟文前要清楚地知道自己要写什么，其次为了保证对方收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解，写信者要条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。

2 . 3 语言简洁

行文流畅、言简意赅、避免冗长，即写信者应用尽可能少的文字表达必须传递的信息，并且不影响信函的礼貌性。不仅英语商务信函的格式要简明扼要，而且信函的语言要通俗易懂，内容要精炼丰富。写信者在行文过程中应该尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简短、直接的句式。如：small in size，就可以直接用small一词来表达。

2 . 4 礼貌体贴

为了建立、保持友好的贸易伙伴关系，英语商务信函往来一般要注重礼貌原则，以礼待人。在信函中宜多用“It will be highly appreciated that”“It is our pleasure to”“We regret that”等礼貌用语。但同时也要遵循国际贸易原则，做到不卑不亢、得体大方。另一方面，要想达到使用礼貌语言这一目的，就要使用试探性的语言，这样即可以避免表达的绝对化又可以表现礼貌修养，如在表示拒绝邀请时，不生硬无理地说“I cannot accept your invitation”而是要婉转拒绝“Id love to but Im afraid I couldnt accept your invitation”。体贴指的是写信者应设身处地地想到对方，尊重对方的风俗习惯，同时还应该考虑到收信者的文化程度、宗教信仰、性别等方面的因素，措辞上多选用些礼貌婉转的词语。例如表达“拒绝”这一概念时，可以用“refuse，decline”，“refuse”一词的语气较为强烈，而“decline”的语气较为舒缓。在进行投诉时可以用这样的句型： I must complain about... /I am not satisfied with…/I feel something should be done about...

2 . 5 完整

完整是指信息具体翔实、丰富生动，强调信息的完整性。在信函中所说的信息，必须有头有尾，不能说半截，留半截。比如邀请函，邀请的时间、地点、内容，活动要求都要一次性说清楚，不能有所偏差。信息的完整性原则尤其体现在对信函的回复，写信者必须将对方询问的具体事项回答清楚，不能有所遗漏。如，对询盘的回复。如对方问及产品的尺寸大小、颜色、材质，价格，那么在回复时必须要对相关问题一一解答，让对方一目了然。

3 . 商务英语应用文写作技巧

3 . 1 社交信函

社交信函主要涉及日常生活和工作中经常使用到的英文信函。如求职信、辞职信、个人简历、介绍信、感谢信、祝贺信、邀请信、通知、电子邮件、投诉信、推荐信、慰问信和建议信。

下面以祝贺信为例。祝贺信是向对方道喜或表示祝贺的信件，一般用于对方有什么喜事或取得了什么成绩，还用于节日寿诞等。祝贺信的主要内容包括表达听到喜悦的心情，对喜讯进行积极评价，以及自己的希望和美好祝福。写祝贺信应注意以下几点：

（1）要充满热情喜悦，使对方确实感到温暖和振奋；

（2）赞美要做到实事求是、恰如其分，不要过分拔高甚至献媚；

（3）祝贺信应该及时，用词要简练，篇幅不宜过长。

Sample：

November 2， 2013

Dear Mr. Alright，

Congratulations on being named this years Outstanding Manager. I once visited one of your branches and was very much impressed. I am sure you deserve this honor， and I feel so happy for you.

Best wishes for even greater success to you and your company in the coming new year！

Sincerely yours，

John Black

例文的赞美很好地做到了实事求是，I once visited one of your branches and was very much impressed.（我曾经参观过您公司的一个分部，留下了非常深刻的印象）。作者在文中用到这样一句，既让对方感到振奋，又显示出自己祝贺的真诚，而非虚情假意的锦上添花。但同时作者又仅仅用了这么一句话带过，而又没有用太多的语句来形容自己参观的见闻感受，使祝贺信的主题很明确、不啰嗦。

3 . 2 商务信函

商务信函包括商业广告、建立业务关系信函、询价函与回复、促销函、报价函与回复、还价与订购、合同、索赔与理赔、催款与还款、报告、会议纪要及日程安排、招标与投标、代理。

商务信函的写作可以说很简单，因为它和文学写作不同，商务信函写作有其固定的写作模式。也就是说，你只要掌握了其中的套路，便可以写出一篇最起码格式正确、主题明确的商务信函。下面以询盘enquiry信函为例。

交易磋商是国际贸易中非常重要的一个部分，由询盘、报盘、还盘和接受这四个部分构成，询盘既要具体地说明你所需要的商品、目录、价格单、样品等，又要简洁、抓住要点。询盘信函一般由三个部分组成：

（1）开头，提交如何获悉对方的姓名地址、写信目的。如：We have seen your advisement at… and are interested in your…（我方在xx看到你方广告，对xx产品感兴趣）

（2）具体陈述你方要求。如：C o u l d you please send me a copy of your latest catalogue？（可否寄一份最新的产品目录给我们？）

（3）结尾部分，致谢并期望早日收到回复。如：we look forward to your early reply.（期待您的回复）。

商务信函基本都可以按照固定的套路去写，所以显得很容易。但同时商务信函的写作又非常困难，它困难之处在于，写作时必须小心使用文字——既要使用恰当的文字，以便可以和对方保持友好合作关系，又要使用有力度的词汇以达到你的商业目的。因为商务活动中企业追求利益是第一位的。因此与其他写作不同，英语商务信函写作强调的是信息沟通的有效性，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应。在起草商务信函时，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。

下面以催款（collection）为例。

催款信的写作要领是提醒对方贷款未付；写明欠款金额和逾期时间；希望对方及时回复，按时还款。催款信要求文字有说服力，但还必须语气友好，给双方都留有余地。

Sample

Dear Sir or Madam，

I am writing to remind you that your bill for$1，500 is now 30 days past due.

If you have any problem， well be willing to help. We should， however， appreciate hearing from you so we can work out a mutually agreeable payment schedule.

Please use the enclosed envelope or call me at 6809-1123.

Yours sincerely，

Susan Yan.

在这篇例文中，有这样一些典型的例句：

A. I am writing to remind you that your bill$1，500 is now 30 days past due.（现来函提醒贵方1，500美元的贷款已逾期30天）

B. Appreciate hearing from you.（我方希望得到你方的回复）

C. Please use the enclosed envelope or call me at…（请使用随函附上的信封或拨打我的电话……）这些句子就属于商业“八股文”，在实际运用时，完全可以用这个套路写给任何一个欠你钱的单位。如果学生将这些句子记住了，那么一个催款信就完成3/4了。当然，对方的欠款数目以及你的电话根据实际情况改一下就成了。那么这个催款信的1/4怎么办呢？这就要看写信的作者会不会“做人”了。换句话说，催款信要让看信的人感觉好接受。例如：If you have any problem， well be willing to help.（如果贵方有任何问题，我方乐于提供帮助）。这样的句子就显得有人情味多了。那他们在看了这样的句子后也可以顺势给自己找个为何拖欠款项的台阶下了。这对双方以后的合作关系是很重要的。当然这不是唯一的说法，但需要注意的是：用友好的语气给双方留有余地。

3 . 3 商旅信函

商旅人士出差、旅行和参加公共活动时常常面对选择宾馆、酒店、旅行安排和交通工具问题，也会碰到形形色色的表格和票据。专门从事这方面工作的人员要懂得这些信息的英文基本表达方法才有利于工作的进行。其中旅行广告、旅行计划、商旅票据是商旅人士必须要熟悉的。旅游广告是商旅人士获得住所的主要信息来源，其用词简洁达意、生动活泼、注重广告效应，不完全按照句子体例编排，主要构成元素是词汇。例如，No. of Nights（逗留天数），suit（套间），reservation form（旅客预订单据）。旅行计划主要涉及用英语来描述整个行程安排，其中必不可少的包括人物、联系方式、地点和行动路线。例如：

Firstly， from Monday to Friday， we will have a group discussion with Professors from different departments about Chinese culture and philosophy in the morning.

（首先，从周一到周五的每天上午，我们将与来自不同系的教授就中国文化和哲学进行小组讨论。）

至于商旅票据和表格的填写也是一项必会的商务技能。当然这些票据表格不一定要写作者亲自去制作，但从学习的角度讲，还是要熟悉相关词汇的意思，否则拿着一堆英文表格就会无从下手。例如hotel records（旅馆记录），to be confirmed（需要确认），quarantine（检疫单）等等。

4 . 结论

由于英语目前在国际商务活动中仍然占重要地位，英语应用文写作也是国际商务人员必备的能力。古人云：“读书破万卷，下笔如有神。”平时要大量阅读，背诵大量的优秀范文，这样写作时就可以脱口而出，随心所欲地支配。当然商务英语应用文写作能力的提高必须经过长期的实践锻炼才行。

参考文献

李宏波.国际商务英语等级考试教程[M].上海：科学技术文献出版社，2006.

薛水明.英语应用文写作实训教程[M].苏州大学出版社，2007.

张岩.试论英语商务信函的写作技巧[J].辽宁：辽宁高职学报，2008（12）.