大数据背景下职业院校学生管理工作信息化重构

□单耀军

在互联网技术和媒体技术迅猛发展近20年后，IT领域浪潮已表现出从IT精英和专业数据分析师，迅速关联到参与Internet、高科技以及商业营销活动的人群中，其中还涉及政界人士。2013年，也被国际众多主流媒体和专业人士称作“大数据元年”，大数据的力量逐渐显现，“大数据”年代已经来临。“大数据带来的信息风暴正在变革我们的生活、工作和思维，大数据开启了一次重大的时代转型”。从计算机阶段，再到互联网阶段，现在发展到大数据阶段，这是产业革命发展中的必然阶段。而职业院校作为为产业发展培养和输送人才和智力的重要基地，学生管理工作面对大数据所带来新形势、新情况和新环境，应该做出怎样的应对，这已是摆在学生管理工作者面前的一道现实的课题，有效的应对策略应该是在重塑职业院校学生管理工作理念的基础上对学生管理工作进行信息化重构。

一、问题提出背景

大数据时代给我们带来一个有关大数据核心价值的逻辑，即在社会管理、商业经济、教育培训等领域中，科学决策已是基于数据挖掘和运算分析，逐渐远离直觉判断和经验引导，“大数据”蕴含的巨大信息能量和前瞻能力在教育卫生管理和经济形势预测等相关领域中作用初显。

在我国教育信息化步伐已走过20多年，国家曾启动多项有关教育信息化的重大项目工程，《国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定》曾指出：加强高等职业教育信息化建设，推进现代信息技术在教育教学中的作用，积极发展现代远程职业教育，开发职业教育资源和多媒体教育软件，为职业院校和学生提供优质教育资源。随着我国社会信息化程度不断加深，教育信息化也步入关键期，教育部在 《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》中明确提出：信息技术对教育发展具有革命性影响，必须予以高度重视，又在《教育信息化十年发展规划（2011-2020）》中提出：我国教育改革和发展正面临着前所未有的机遇和挑战。以教育信息化带动教育现代化，破解制约我国教育发展的难题，促进教育的创新与变革，是加快从教育大国向教育强国迈进的重大战略。

二、大数据内涵及时代特征

（一）大数据内涵定义

到目前为止，没有一个流行的大数据定义，涂子沛对大数据的定义是指一般的软件工具难以捕捉、管理和分析的大容量数据，一般以“太字节”为单位，大数据之“大”，并不仅仅在于“容量之大”，更大的意义在于：通过对海量数据的交换、整合和分析，发现新的知识，创造新的价值，带来“大知识”、“大科技”、“大利润”和“大发展”。

（二）大数据时代特征

大数据在处理半结构化数据以及非结构化数据方面，会推动信息技术及产品的加速融合与创新发展。面对大数据市场不断涌现出的数据产品、信息技术、网络服务、商业形态等，也对大数据提出了存储有效性与分析实时性的现实挑战。对海量数据的快速处理和精准分析，也会推动企业级的信息系统在智能开发、数据挖掘等方面的创新融合过程。

大数据具有了以下时代特征：数据链条中的关键节点是人，不再是PC终端；数据处理具有实时性；处理行为更显碎片化；含有位置等数字化地理信息；数据准确度、纯净度极高。

三、目前职业院校学生管理工作信息化现状

随着高等教育的大众化阶段的到来，给职业院校带来的是学生数量增加及国家对职业院校人才培养要求的提高，职业院校大学生由于其培养目标的特定以及生源质量的差别，在职业院校学生管理工作领域对从业者信息化能力和工作信息化程度均提出了更高的要求。

（一）结构化数据较少，信息化挖掘处理难度大

目前大多数职业院校学生管理工作信息化程度不到，积累和收集的数据结构化程度低，对于大量存在的文本、文档、音频、图片、图像、视频等非结构化数据以及邮件、网页、报表、资源库等半结构化数据的挖掘、处理尚处在初级阶段，这也是造成职业院校学生管理工作针对性较差、系统化程度不高、决策支撑力度低下的主要因素。

（二）信息化程度不高，处理信息量较大，信息查找过程繁琐

职业院校的辅导员配比一般都无法达到教育部要求，大学生的招生管理、学籍管理、宿舍管理、党团活动管理、后勤医疗管理、社会实践管理、奖贷勤补管理、就业管理等众多管理活动，则经常处于“人少活多”的尴尬境地，过程中会伴随产生大量非结构化数据。目前很多职业院校仍采用文件夹层级存放数据的通常管理方式，造成结果是文件夹数量众多，存放路径杂乱无序，逻辑性匮乏。有些职业院校自行或委托第三方开发学生管理工作系统，可是由于没有系统的顶层设计，各子系统间信息交互性差，融合度低，系统查询效率很低。

（三）信息传输系统化程度低，传输效率差

当前职业院校学生管理工作普遍试行了信息化，但系统开发水平低下且过程滞后，已完成的工作系统缺乏高效系统间整合，致使系统化程度较低，数字信息的传输仍停留在依靠第三方移动通信或通信软件（如QQ）完成的基础上，数据在传输的过程中主要还依靠邮件或通讯软件的附件，传输效率较差。

而学生管理信息交换方式应该呈现出的是，数据申请者通过系统终端直接提出使用申请，数据管理者判断该申请是否合理，合理则将反馈所申请的信息，压缩了中间环节还提高数了据交换传输效率。目前职业院校学生管理工作涉及部门多，部门间的系统壁垒致使数据申请过程繁琐。在数据传输过程中，辅导员则充当了系统中继的角色，这会产生三种影响：第一，使原本点对点的直接数据服务增添了很多中间环节，降低了数据传输效率；第二，辅导员在发挥中继作用时，很可能错过需要及时处理的数据请求任务，这无疑对数据传输产生极大延迟；第三，辅导员的中继作用几乎涉及学生管理工作中全部过程，因此数据请求量较大，信息类别相对复杂，加大了辅导员的工作任务，明显降低了信息传输时效性。

（四）系统开放性差，“信息孤岛”现象普遍，部门间信息共享不畅

职业院校学生管理工作由不同部门分别承担，学生信息也分类存放于不同部门。如党务信息由党委组织部门负责管理，院系基层党委作为辅助角色协助管理；教务信息由学校教务部门负责，各院系基层教务组织协管；学生科研信息由学生科协负责管理；后勤信息由后勤部门（集团）掌管；团学信息由学工部、团委主管，各院系学工办、分团委协管。不同部门间掌握的学生信息在部门间流动性差，而且使用有关信息须向有关部门信息负责人提交申请，待取得许可后，有关信息才可以开放，整个过程协同效率低下。有部分职业院校在招生管理、学籍管理、宿舍管理、党团活动管理、后勤医疗管理、社会实践管理、奖贷勤补管理、就业管理等专项学生 管理中初步尝试信息化实现，由于开发者分别使用的开发语言存在一定差异，各类子系统相对独立运行，信息交互通常模式：数据导出、数据格式再加工、数据导入等过程中，数据传递环路密闭性差，人为增加了传递环节的误差，系统间数据格式兼容性差，协同工作效率低下。

（五）信息数据系统整合度低，无效信息量大，汇总过程困难

学生管理工作信息量大、结构复杂、类型繁多，且涉及部门众多。职业院校学生管理工作传统工作时期即未使用信息化系统时，基本依靠数据的原始文件存放形式而非系统数据文件形式。在进行数据汇总时，由于来源于基层的数据与要求的形式有差别，既是可能是很微小的差别，在数据汇总时很可能造成汇总过程出现错误提示或者明显误差，进而造成汇总工作难度加大。在汇总过程中，由于信息数据格式操作性偏差，或者无用数据的干扰且识别信息删除不利，很容易造成无效信息对结果的严重影响。

四、学生管理工作的信息化重构

大数据已经成为一种重要的战略资源，通过不断渗透社会各行业领域和社会部门进而不同程度地影响职业院校的运行与管理，大数据时代的到来必将推动现有学生管理工作的信息化重构，使其不仅有助于教育教学活动，更有利于学生管理的科学性、针对性和时效性。宏观来说，大数据使职业院校学生管理决策层可以更准确地掌握学生动态，科学制定和实施学生管理政策。微观层面，大数据也可提高学生管理部门决策质量和效率，推动工作创新，给学校整体教育教学工作以强力支撑：一是提升管理水平。学校各院系部门可通过对学生海量数据的实时分析，以掌握学生动态并快速准确作出应对，通过科学管理以提升教育教学整体质量；二是提高管理效率。职业教育行业，通过整合来自市场、社会和相关行业的海量数据以调整培养目标和培养周期，增加学生就业附加值，显著提升毕业生核心竞争力和就业满意度；三是推动管理创新。职业院校可以从学生的学习、生活以及实践活动产生的海量数据中找到创新的动力，进而改善目前的职业教育的教育职能，创新职业教育模式。

（一）信息化重构原则

1.顶层设计原则。创新职业院校学生管理工作信息化应有顶层设计，兼顾整合性、系统性、综合性因素，由于信息化工作涉及面广，对人力、物力、财力的投入要求高，为了避免重复建设以及无效投入，并进一步提升投入产出比，重构应坚持顶层设计原则，对规划、投入、建设和管理实施统一标准，以学生综合管理系统为设计重点，推进主要学生事务流程信息化，全面考虑学生需求特点，系统性地开发学生管理工作信息化系统。

2.稳步推进原则。职业院校学生管理工作信息化是一项长期的系统工程，贯穿于学校管理的全过程，是一种动态管理过程，涉及几乎学校所有部门。由于其信息化的特性，对相应的技术要求和业务知识要求提出了更高要求，涉及学生管理的业务流程、信息化系统的整体掌控、管理理念的创新等。因此信息化是一个长期的系统工程，需要单位内和部门间的团结协合。在推进过程中，要注重科学性、系统性、普适性，还要兼顾前瞻性和开放性，这都促使职业院校的学生管理工作信息化需要在顶层设计的前提下坚持稳步推进的原则，分步实施，扎实前行。

3.安全保密原则。职业院校学生管理工作系统中的大量信息涉及个人信息以及有关涉密信息，机密性强，这就对信息化重构过程的信息安全提出了更高要求。可以通过实施相关的信息技术手段以及建立相应的安保制度，重置全安保密措施，严格的行政管理和运行监督，避免非法入侵和泄密事件，以维护学校和师生切身利益。

4.信息共享原则。重构学生管理工作信息化系统的目的之一就是信息共享，是改变现有职业院校管理工作中“信息孤岛”现状的有效手段之一，也是贯穿学生管理工作信息化重构过程的重要原则，信息共享最终是为了满足学生成长成才、全面发展的客观需要。在进行信息化重构时，应建立一个综合性数据服务中心，方便学生分享使用，更有利于相关部门对接学生管理工作，不断提升管理服务的质量和效益。

5.开放前瞻原则。职业院校学生管理工作信息化重构应充分考虑信息化系统的开放性和前瞻性。开放性是指其能够更好兼容支持多种网络交互协议，前瞻性是指其在开放性的基础上更充分地考虑先进性和扩展性。学生管理工作系统信息化重构应该能将各种格式的数据信息集成在学生管理信息系统内，以适应新旧工作系统间的信息传输与更新。

（二）信息化重构模型

在分析借鉴了美国印地安那州立大学Will Barratt博士所提出分析模型基础上，从学生管理工作中四要素角度出发，创新提出了“政策、人员、技术、实践”的四面体信息化重构立体模型。四个要素间是相互依赖、相互影响的，政策影响实践过程,实践推动人员发展,人员影响技术应用，技术推动政策制定（如图1所示），在学生管理工作信息化重构中应充分考虑这四个要素，不断实现学生管理工作的个性化与精细化目标实现。

图1

（三）信息化重构措施

1.顶层设计与规划。职业院校学生管理工作信息化重构需进行顶层设计，包括学校学生管理工作相关基础设施的规划与建设，学生管理工作信息化资源的重新配置，管理机制的建立与管理团队的配备，信息化重构所需专项经费的投入，信息化重构的实施与评估。

2.人才培养与引进。职业院校学生管理工作需要制定信息化人才发展计划，采取 “双轮驱动”战略，首先，支持校内学生管理工作者培训提高信息化能力，构建校内学生管理工作者发展学习平台，支持学生管理工作者提升信息化素养；其次，加强有关学生管理经验的信息化专业人才的引进力度，以加快学校学生管理工作信息化步伐。

3.资源整合与利用。职业院校学生管理工作需要整合学校相关资源，提高资源的利用效率，营造良好的信息化学生管理工作的应用环境，争取政策支持、资金投入、技术支撑等。只有有效地整合现有资源，才能真正提升学生管理工作效率。

4.过程监管与评估。学生管理工作信息化建设是一项系统性、长期性的工程，其规划与建设都要有严格的监管，信息化实践与应用还要有科学的评估。要成立专业的评估部门，制定专门的评估措施与办法，对学生管理工作信息化实施量化及可视化评估与督导。

5.信息文化营造与引领。学生管理工作信息化重构是一个文化内化的过程。在信息化重构过程中，管理人员和大学生都有营造信息文化的内在潜意识，他们信息化素养的提升也正是对信息文化的认可与认同的肯定。学生管理工作信息文化涵盖系统规划，制度建立，信息道德的弘扬与引领，学校信息文化氛围的营造等。

大数据给职业院校的学生管理工作信息化提出了更高的要求，对现有工作系统进行信息化重构是实现目标的唯一途径。对现有学生管理数据挖掘基础上不断完善半结构化和非结构化数据采集与分析体系建设，才能不断优化学生管理工作策略，更清晰地描述学生整体信息，更科学地划分学生群体，最终实现职业院校学生管理工作的个性化和精细化目标的实现。

[1]涂子沛.大数据：正在到来的数据革命[M].南宁：广西师范大学出版社,2012.

[2]维克多·迈尔·舍恩伯格,肯尼思·库克耶.大数据时代：Big Data[M].盛杨燕,周涛,译.杭州：浙江人民出版社,2013.

[3]于曦,牛吉荣.高校学生管理信息化建设研究[J].中国管理信息化,2012(07)．

[4]丰蓓,张晓鹏.美国高校学生事务的信息化[J].思想理论教育,2006(06)．