论院长办公会议的精细化管理

文/王丽萍 曹月柱

院长办公会是学校最高行政议事和决策机构，是由院长组织召开,学校领导和其他党组成员参加,汇报者和其他列席人员由院长根据议题确定，研究、审议、决定学校重要事项的最高行政会议,对协调、解决学校带有全局性、根本性的重大问题及师生员工普遍关心的热点、难点问题发挥重要作用。

上海健康职业技术学院 (以下简称健康职院)从2007年开始建立院长办公会制度，2010年转型更名后学校进入跨越式发展时期，对会议管理提出了从粗放式管理向精细化管理转变的要求，提高院长办公会的质量和效率是院办的一项重要任务，对院办工作人员如何协助领导提高会议管理的质量和效率提出了更高的要求。

一、院长办公会运行现状

归纳分析健康职院2009-2012年院长办公会相关数据，可以看到院长办公会议运行中的现状有如下四个方面：

（一）转型更名后办公会召开次数和审议的议题数量显著增加。2009-2012年,健康职院共召开92次院长办公会,议题总数417个。2010年是学校转型更名年，办公会次数较上一年虽减少了一次，但议题数量上增长了5%。2011年，办公会次数和议题数都出现明显增加，特别是在办公会召开的次数上增加显著，与2010年相比，办公会次数增长了6%，议题数量增长了18%。2012年与2011年相比，最突出的特点是议题数量迅速增加，办公会次数增加了3次，议题数增加了29次，增幅达27%，是议题数增量最多的一年。 （见表1）

分析原因，主要是健康职院从成人高校到全日制高职院校的全面转型需要一个过程，在这个过程中，需要研究解决许多矛盾和探讨克服困难的对策。院长办公会作为学校最高行政会议，在学校行政管理运行中发挥着关键作用，办公会次数和议题数量的显著增加，一个方面体现了转型更名后学校面对的挑战和需要解决的问题增多了，各项专项及任务增加了；另一方面也说明在学校全面转型和改革发展阶段，健康职院行政管理规范化程度不断加强，办公会在高效行政管理体制中的重要性也愈加明显。

（二）办公会平均每月召开两次。

院长办公会作为健康职院的例行会议，一般为每两周召开一次，特殊情况下由院长决定随时召开。按统计显示，健康职院院长办公会固定每月最少召开一次（除特殊情况外），最多为每月召开4次（以2012年年底居多），平均每月召开2次。2009-2010年，健康职院院长办公会平均每月约召开1.6次；2011-2012年，平均每月召开2次以上。（见表 2）

（三）平均每次办公会审议4-5个议题。2009-2012年健康职院办公会单次会议审议的议题数最少的为1个，2012年最多的单次会议审议8个议题。2009-2012年办公会平均审议4.5个/次议题。 （见表3）

（四）会议召开的日期和时间多集中在周一和上午举行。院长办公会的召开时间，多受实际工作安排影响，会议的召开日期和时间多具有机动性，从健康职院2009-2012年的办公会统计数据可以看到，健康职院院长办公会议的召开日期多集中在周一，其次是周三召开（见表4）。从会议召开的时间来看，多集中在上午进行 （见表5）。

（五）部门申报议题数量以人资处、后保处居多。从表5可见，从2009-2012年，人资处均是审报议题数量最多部门，总申报议题数为97个；其次是后保处，总申报议题数量70个 （见表6）。申报议题居多的内容主要涉及经费安排、考核评优、规定办法、基建设备、教育教学、师生重大活动、外事活动等。

二、健康职院办公会管理中存在的问题

健康职院院长办公会在学校的行政决策中起着越来越重要的地位，会议的质量和效率也在不断地提高和改善，但是仍有很大的改进空间，结合工作实践，将健康职院院长办公会运行中存在的常见主要问题总结如下 （见表7）：

三、提高办公会质量和效率的方式

精细化管理强调以精确、准、细、严为基础，认真分析存在问题 ,结合院办工作实际，我们认为提高办公会质量和效率要把握好会前、会中和会后三个阶段的多个关键环节。

（一）会前准备阶段。一是议题征集。院办要充分发挥协调左右，沟通上下的作用，研究、协调办公会议题的征集工作，拟定召开办公会之前，应尽早发布会议通知，并明确议题征集时限，请各部门领导尽快与分管校领导确定上会议题，按统一格式和要求填写 《院长办公会议题申报单》，连同校领导审定（签字）的议题材料，在规定时限内报至院办。在征集议题的过程中，要变被动为主动，加强对职能部门的督促工作，有计划有步骤地提交议题，确保全面收集议题。二是议题撰写。认真组织和准备会议材料是提高办公会质量和效率的基础。凡需办公会研究决定的事项，提交议题的部门应在会前做好充分准备，并组织撰写有关上会材料。议题内容的总原则为扼要、清晰。以最少的字数清楚表述问题和事项，整体逻辑要清晰，尤其是要明确提出需要会议议决的重点事项，以及本部门的意见建议。提交办公会讨论的重大决策事项，议题申报部门要首先组成专家咨询小组，聘请相关专业的专家、学者进行认真地分析和研讨，并形成咨询意见，供领导决策参考。要简要描述调研论证过程对相关利益群体的意见，要客观归纳并准确表述；对于有多种方案的，对每个方案的利弊要作简要分析，并提出本部门的解决方案或倾向性意见及其理据供会议参考，不可仅对方案进行阐述后由会议直接研究。凡涉及几个部门的事项，要积极主动与相关部门沟通协调，力求取得一致意见。如会商意见不一，应在上会材料中列明分歧点及其依据，供会议决策参考。三是议题的审核。院办对职能部门提交的文字材料要严格把关，凡是与会议议题无关的材料一律不准提交办公会，调研不充分、问题不清、方案不明、表达不畅的材料要坚决退回起草部门，限期修改，不符合要求的议题报告坚决不予上会。同时要对会议材料从政策和文字两方面进行审核，确保汇报材料紧扣主题、观点鲜明、重点突出、简明扼要。四是议题的筛选。院办对收集到的议题进行筛选，报会议主持人(一般为院长)审定。筛选的原则，既要看事项的重要程度，也要看其是否属于办公会的议事范围，决不能越俎代庖，对于职能部门职责范围内或通过相关部门的沟通协调可以解决的问题一般不列入办公会议题。五是议题的数量。已经征集到的议题要进行总量控制，避免议题数量过多。一般情况下，院长办公会在半天时间内安排5-6个议题为宜。院长办公会研究的每一项议题，从职能部门汇报、领导讨论，到最终形成决议一般需要半小时，有些涉及面广的复杂问题占用的时间更长。六是议题的编排。会议议题及每项议题的列席部门经主持人审定后，院办要对议题进行编排。编排议题前要全面了解议题的紧急程度、重要程度和复杂程度，然后按照先急后缓、先重后轻、先易后难的原则编排议题顺序，并合理安排每项议题的具体时间，同时尽量将有相同列席部门的议题编排在一起。如果议题过多，在既定时间内讨论不完，可提请会议主持人增加会议时间，或将可暂缓的议题取消，推至下次会议研究。七

是材料的送达。需要研究的议题确定后，院办应及时将需要研究的议题材料呈送每一位校领导及与会人员。这样可以有充足的时间对材料进行研究，把考虑问题的过程放在会前，从而对议题进行更深入地研究、讨论，以增强决策的科学性和民主化。八是会场布置。院办要在会前做好会议通知、会场布置等工作，确保会议按时召开。提前检查调试电脑及投影设备，确保会议期间正常使用。

表1 2009-2012年院长办公会次数和议题数比较

表2 2009-2012年院长办公会每月召开次数

表4 2009-2013年院长办公会召开日期频数比较

表5 2009年-2013年院长办公会开会时间比较

表6 2009-2012年院长办公会部门申报议题数量

续表

表7 办公会存在的常见问题及具体表现

（二）会议进行阶段。一是突出讨论重点。对需要研究的问题，职能部门会前要围绕 “什么事情，需要解决什么问题，解决问题的建议”列出汇报提纲，并在提交会议讨论的材料中对需要领导决策的部分进行标注。汇报时不必通读材料，只需简要地就需要解决的主要问题进行汇报，尽量压缩汇报时间。这样可以节省时间提高效率，给领导留出讨论研究和发表意见的时间，使出席会议的校领导能够集中精力把需要解决的重点问题研究得深入透彻。二是控制列席人员 根据议题所涉及的部门确定会议列席人员，除汇报部门主要负责人可带副职列席会议外，其他涉及部门一律由主要负责人列席会议。要尽量控制列席会议人员范围，坚决杜绝陪会现象。三是列席人候会。办公会期间，只有轮到议题的相关部门负责人才列席会议，其他议题的列席人员在院办或会场外等候，该议题汇报、审议结束，列席人员要立即离开会场。院办应做到早通知、早安排，既不能让列席人员长时间“候会”，也不能允许因列席人员迟到而导致 “断会”现象出现，要确保议题一个接一个紧凑有序地进行。四是规范会场管理。会议主持人要控制会议局面，把握会议进程，启发和引导与会者围绕会议主题各抒己见、畅所欲言。院办要做好会议服务，协助主持人严肃会议纪律、改进会风。提醒所有与会人员、列席人员自觉关闭各类无线通讯工具。非紧急、特殊情况，会议中一般不得为求见者传话，或让其擅自进入会场约请领导、传送文件等，确保与会人员排除干扰，集中精力开好会。

（三）会议结束阶段。加强对会议决定、决议的督办是提高办公会质量和效率的保障。办公会质量和效率的高低，归根到底取决于其决定、决议能否得到及时有效地贯彻落实。因此，会议决定、决议没有落实，必然会损害办公会的严肃性和权威性。院办要把加强对会议决定、决议的督办作为提高办公会质量和效率的落脚点，视为办公会的继续和延伸。一是编发传达会议纪要 要及时将办公会决定、决议以会议纪要等形式编发传达。会议纪要应做到 “实、准、简”。 “实”就是实事求是地反映每位与会人员的意见，不添枝加叶，不夸大缩小； “准”就是力求表述准确，用词、语气朴实无华； “简”就是重点突出、条理清楚、简明扼要。二是跟踪督办和监督反馈。院办要在整理编发会议纪要的同时，向有关部门送达督办通知，对会议决定、决议的办理要求、办理时限等方面做出明确规定；要完善监督反馈机制，对会议决定、决议的执行情况进行全过程跟踪督办，督促承办部门在规定时间内书面报告办理情况，坚决避免 “决而不行、行而不果”的现象。三是定期报告督办情况。对因特殊情况造成原决定、决议尚未执行完毕或无法执行的，院办要向办公会说明原因。办公会要对会议决定执行较好的部门予以表扬；对敷衍塞责、执行不力或不及时反馈落实情况的部门提出批评意见，并责令其限期改正；对问题严重的，要追究相关责任人和主要领导的责任，确保整个督办过程有始有终，真正做到议必决、决必行、行必果。

[1]陈志永，李雪霞.严把关键环节努力提高办会效率 [J].秘书工作，2007.4

[2]冷桥勋.如何协助领导提高校长办公会的质量和效率 [J].秘书工作,2009.5