浅析高职院校档案信息化的主要问题及解决对策

文/刘敏

随着校园信息化的不断发展，高职院校的档案管理工作发生了深层的变革。高职院校的档案信息化建设和发展，已经成为了当前高职院校中档案事业变革和发展的一个必然要求。

一、当前高职院校档案信息化的现状问题

由于我国的高职教育起步比较晚，大部分高职院校是由原来的一些办学条件相对较好的中专学校发展而来，档案管理的条件还是相对滞后的，档案信息化建设中面临着较多的问题。

第一，档案管理工作的重视程度比较欠缺，相关的观念比较落后。当前我国部分高职院校的主管领导以及教职工对于学校的档案工作没有给予过多的重视。档案管理的相关制度不完善，部分档案工作人员是兼职的，管理方式大部分还是以传统的方式进行，以手工操作为主。

第二，档案管理的相关硬件处于不完备的状态，一些基础设施的建设比较薄弱。我国各个高职院校的办学条件现已得到了部分的改善，其档案管理部门基本配有了计算机、扫描仪、打印机等高科技技术设备，但是对于信息化的高速发展来说，这些设施设备的配置还是比较落后的。

第三，在我国高职院校档案信息化建设中缺乏一个相对统一的规范标准。所谓的档案信息化建设标准就是对于电子文件的形成、归档以及档案信息资源的标识、存储、交换、管理等各个方面设定统一的标准和规范。这些标准规范是档案信息化有序快速发展的一个重要保障之一。

第四，部分高职院校档案管理工作人员的数量和质量还亟需提高。由于部分高校的扩招，导致了高职院校在校生规模迅速地扩大，使得学校各种教学科研任务不断加大，进而导致了档案资料的数量不断增多，但是相关的档案管理工作人员数量还没有增加。

第五，部分高职院校的档案信息安全及技术保障的建设还亟待加强。在高职院校的档案信息化当中，还存在着窃取信息、相关服务器被一些黑客攻击的隐患。但是最令人担忧的却是因为部分人员和相关技术条件的局限，很多高职院校档案部门的安全保密意识比较差，而且安全防护性能也较低。他们只是在一些服务器上比较简单地安装一些杀毒软件或者定期进行备份数据等方式来防止中毒和黑客的攻击，一旦系统出现瘫痪或者数据丢失就会造成不可估计的损失。

二、高职院校档案信息化建设的对策

当前，高职院校档案信息化建设中存在的问题，我们可以从下面的几点来解决。

第一，加大相关理念的宣传，增强在校广大师生的档案工作观念。高职院校的档案信息化建设相对来说是一个比较复杂的系统性工程，所以高职院校的档案部门应该采取多种方式来宣传档案管理的信息化。相关部门应该及时向校领导和师生汇报和宣传高校档案信息化建设的形势和动态，进而让他们增强对本校档案部门相关工作的重视和支持。除此之外，高职院校的档案工作人员要及时转变观念，增强创新意识，在新形势下不断地探索并做好档案管理工作，主动地适应档案信息化的发展需要。

第二，加大院校基础设施的投入力度，不断推进档案信息化硬件环境的建设。学校应该根据本校档案信息采集需要，给档案室配备相应的计算机、光盘刻录机、扫描仪、以及档案信息管理的系统软件等相关设施，并建立电子目录及电子档案录入的接收中心，以实现电子文件和目录数据的采集。档案信息管理系统软件不仅要涵盖多项服务功能，还要具备与其它数据库连接交换数据的功能。

第三，不断建设完善档案信息化的标准体系，以创建一个适合当前高职院校档案信息化快速发展的软件环境。我国高职院校的档案部门应该根据国家档案局的相关规范，来规范本校的电子文件形成及归档和电子档案信息的资源标识、存储、交换、管理等环节的相关标准，积极地参与到电子校务的建设之中，并制定一些相关的数据编码标准、数据转换规划和数据传递的标准，并依托校园网来把管理系统和学校的其他系统进行有效地衔接，进而让管理者可以通过校园网来收集这些系统的信息形成电子数据。

第四，实时地加强对档案人员的信息化技能培训，不断地加强相关人才的队伍建设。学校的档案部门应该积极努力地引进、选调一些计算机专业的人才，并对其进行相关档案业务知识的培训，让他们能尽快地适应学校档案信息化管理的工作需要。另外，对于现行的档案人员要开展一系列的档案信息业务的技能培训，并将其纳入到年度新知识和新技术的学习考核中。学校的档案部门应该利用继续教育的这个培训平台，有计划有序地加强对在校档案人员实时开展一些新知识和新技能的培训，不断地更新他们的知识结构，不断地提高他们的业务水平，使他们能够了解并掌握计算机及其他方面的知识和技能。

[1]向泽红.对高职院校档案信息化建设的思考 [J].广东交通职业技术学院学报.2007(01)

[2]何强,杨凌云,加强高职院校档案信息化管理对策的研讨 [J].科技信息.2010(33)