高校档案资源整合工作的思考

文/李瑞

伴随高等教育事业的不断深入持续发展，近些年许多高校走上了合校之路。高校档案是学校教学、科研、管理活动的真实写照。只有把高校办学过程中的档案资源进行整合，将有价值和特色的档案信息资源为学校建设和发展服务，是当前高校合并后需要认真面对的问题。因此，如何尽快实现高校档案资源的有机整合，推进高校档案整合工作的步伐，是当前高校档案管理工作面临的一个新课题。

一、认真做好整合档案资源的前期调研

（一）各合并的高等院校在办学形式、管理机制、机构建制、归档立卷办法、归档流程及档案的信息化建设方面都存在着不同的差异。要搞好不同学校间的档案资源整合，必须深入细致地展开调研工作。弄清各高校的档案管理机制，管理模式。不同的管理机制决定了不同的管理模式，只有全面系统地掌握不同高校的差异之处，才能制定出有效的整合方案。

（二）合并后的高等院校在资源整合时，一定要加强教学档案的资源整合。高校教育教学是档案资源整合的核心和重点。教学档案的管理水平直接反映了了高校的教学质量水平。高校教学档案的有效整合利用，有助于维护学校教学档案的系统性和完整性。在教学评估、招生、就业等工作中将起到至关重要的作用。

二、高校档案资源整合中注意的问题

（一）避免整合工作的一刀切。对于合并后的高校档案资源进行整合，是一项庞大的系统工程。要理顺全局，必须明确学校档案资源的全宗管理体系。依据各校不同的实际情况，针对各校原来的全宗进行单独管理。并校之后产生的档案资源，依据新确立的全宗进行统一管理。这样即延续了合校前的档案延续性、完整性，也保证了合并后档案资源的统一性。

（二）整合过程切忌冒进。合并高校的档案资源整合工作量巨大，头绪繁多。所以一定要因地制宜、统筹规划逐步实施，采用循序渐进的方式，踏踏实实，一步一个脚印地进行。但是不少高校在资源整合过程中因为任务紧，赶时间，在整合制度方案及细则等尚未出台时，就展开工作。由于缺少一定的工作经验，各部门之间分工不明确，职责不清，导致工作被动。花费了精力却没有显著成效，还造成人、财、物的极大浪费。

（三）整合手段落后，形式单一。由于高校档案资源整合的目的是实现档案信息资源的社会化共享，因此一定要采用现代化的管理手段。落后的手工操作模式，远远满足不了信息资源共享的需求。在档案资源整合的前期，许多高校过分强调了对实体占有性的整合，严重脱离了档案管理模式的变革。只采用了单纯的实体整合模式，对于虚拟整合档案的模式未曾尝试。由于采用单一化的整合模式，无法跟上现代化信息技术发展，制约了档案资源信息化的进程。

三、高校档案资源整合的实现途径

（一）制定整合目标及纳入新规划。合并高校的档案资源整合要突出强调整体性的观念，要将原来独立的管理模式归入新的统一管理体系中。将各院校的所有档案资源作为一个整体来完整的纳入新目标中，形成具有系统性、持续性、完整性的学校档案资源新体系。甚至可以将其融入全省、全国高校的档案管理系统之中。档案信息的资源整合，也包含了对于系统中人力、物力、财力和管理模式的多方位整合。由于合校后的档案资源总量会远远大于合校之前的总量，因此库存会激增。对于不断增加的卷宗，库存要求规模会不断增加。新库馆的建设就需纳入学校总体建设规划之中，要按照新的标准和要求，建设具有综合功能的新型档案库馆。同时要依据本校档案资源的实际情况，在整合档案信息资源时紧紧围绕学校的中心工作，目标明确。对长短期的档案资源建设方案进行科学合理的规划，促进深层次档案资源整合的实现，使档案资源得到最大限度的利用，发挥其最大效益。

（二）利用现代化管理手段，推进信息化建设。信息化时代的大背景下，计算机、互联网技术和设备的使用，是新形势下高校档案资源得以进行的前提和基础。高校要及时投入各种现代化的装备，对于发掘的大量档案信息数据加以合理地利用。只有通过现代化的管理和服务，才能使高校档案信息资源具有更高的共享性。为高校的师生员工、校际合作交流、政府科研部门提供相应的便利服务。使各部门开发出的有价值信息资源得到最充分的利用，为高校服务于社会创造良好的口碑。因此高校在整合档案资源的过程中，要重点建设档案信息化网站。让各个站点互相关联起来，创造一个共同的服务平台。通过档案数据库的建设，将数字档案资源进行保存利用，在年代长久的纸质档案失去利用价值时，也能提供相应的服务。还可以针对各界人士的需求，将具有学校特色的档案资源进行二次加工，以电子文本的形式出现。根据不同的利用主题，将档案信息资源整合成不同的数据库，只有充分地发挥现代化的服务手段及功能，才能发挥档案信息资源的社会价值。使高校的档案管理部门，成为学校的窗口形象部门。

（三）稳定档案队伍，提高业务人员综合素质。合并后的高校要高度重视档案人力资源的整合工作。由于档案人员从不同的学校合并在一起，势必会造成人心不稳。加上对于新环境不适，形成的种种压力，也会导致一些负面因素的产生。常规的工作状态被改变，一些档案人员的心理素质也会发生微妙变化，个别人会有转换部门的想法。因此在整合时期要及时安抚档案工作人员，化解他们的心理负担。让他们逐步适应新的环境，建立新的和谐人际关系和新的归属感。只有稳定了档案核心人力资源，防止档案专业人才的流失，才能保证档案整合工作的顺利开展。同时伴随科技的快速发展，档案信息化建设步伐的加快，要求档案工作人员具有更高的技能水平。不光熟悉本专业，也要成为精通计算机网络技术的复合型人才。科学地制定人才培养计划，运用先进的教学方法，对于专兼职档案人员进行理论到实践的定期培训。使他们自身的知识结构在不断更新的同时，也相应调动起学习的主动性和积极性。再通过有效的考核机制，保障管理人员水平不断提高。努力建设一支具有较强专业素质和综合能力的工作团队。

[1]徐欣.整合高校档案资源实行 “大档案”管理研究 [J].档案学研究，2008（5）

[2]王维利.高校档案资源整合应该注意的三个问题 [J].兰台世界，2010（5）

[3]李晓琼.试论合并高校档案管理的整合创新 [J].广东技术师范学院学报2008（1）