论档案管理信息化发展方向

文/郭姣

一、档案信息化发展的背景

《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布说明信息化是现代社会发展的重要标志之一。信息与技术在社会发展中的作用与日俱增。档案信息在信息时代有着重要地位，因为它最原始、最真实，不同于其它类信息。档案建设的重心发生转移，要求我们改变传统以手工编写的模式，向信息化、现代化发展。档案管理信息化建设，是档案管理工作适应新形势发展的必然要求。为了加快档案管理信息化发展的步伐，我们要与时俱进，了解档案管理信息化的内涵与现状，以及档案信息化建设过程中出现的问题，积极寻求档案管理信息化发展的方向。

“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。”[1]档案是人类社会发展的珍贵财产，也是我们宝贵的历史文化遗产。关于档案管理信息化的内涵，可以借用杨公之先生的阐释：“在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”[2]这句话的意思是说，档案管理信息化发展，要服从于国家档案管理部门的统一领导，在管理中充分发挥现代信息技术的作用，提高档案资源的利用率，使档案资源在信息化的今天，更好地服务于社会。

二、档案管理信息化发展过程中出现的问题

档案管理信息化的发展，为社会作出了重大贡献，但也暴露出一些问题。

（一）档案管理人员层面。很多档案管理人员对档案管理信息化发展思想认识不够，把档案信息化管理简单化，认为档案信息化管理就是把档案资料输入计算机。档案管理信息化建设不能与社会信息资源发展齐头并进；档案管理人员专业化水平低。档案信息化建设的全面展开，离不开熟练信息技术的高素质人员，档案管理人员的专业思想素质、专业技能等直接影响到档案管理信息化建设的质量与步伐；档案人员结构断层，老化现象严重。传统的档案管理人员熟练于纸质档案的管理，对于电子文件形成、信息存储等信息技术比较陌生，没有经过专业的系统培训，老技术管理新系统，档案管理人员的不成熟严重地影响了档案管理信息化的创新发展。

（二）档案管理信息化系统理论层面。很多部门，档案管理信息化发展出现短视现象，缺乏长远眼光，理论与实践的融合度不够。多数部门正处在信息化摸索过程中，还没有能够熟练掌握现代档案信息化的管理方法，对档案工作的发展缺乏长远思考，导致总体规划建设做不好；有些部门信息化建设盲目。受缺乏信息化技术专业队伍因素的影响，不少部门因为自身技术不足，就盲目照搬，形式套用，这种 “拿来主义”缺乏系统的理论分析，针对性，实用性不强；轻信息资源建设是第三种现象。信息资源建设是档案信息化发展的重头戏，很多单位把资金几乎全倾向于设备，信息资源建设的投入微乎其微，造成了档案信息化建设发展缓慢甚至停滞不前。

三、档案管理信息化发展方向探索

（一）坚持档案管理原则。

1.统一领导、分级管理原则。统一领导，具体是指对全国档案管理工作实行统筹安排与全面规划，统一档案管理的业务标准和相关的管理法规，统一方针、政策，接受统一的指导、检查；分级管理具体指档案工作由各级档案管理部门分层管理。在国家整体档案工作的统一部署和要求下，切合实际，各档案管理部门制定符合本地区的档案制度，管理办法，发展规划等。这样才能形成有序的档案管理体系，有利于推进档案管理信息化发展的连续性，实效性。

2.安全性原则：档案的安全性包括档案管理物质安全与档案信息安全。档案数字化、信息化建设服务于社会的同时，其网络脆弱性一面逐渐突出。要想档案管理信息化发展更好地服务于社会经济发展的需要，加强网络安全技术的研究是摆在我们面前的重要任务，我们要充分保证档案信息的真实性、原始性，要深入安全策略的研究与开发。比如强化访问控制策略的研究，强化网络服务器安全控制策略等研究。

3.规范性原则：规范，是一切工作、一切制度长远发展的需要，档案管理工作的质量、效率的提升离不开规范。馆藏的纸质档案通过信息化技术手段转化成数字化信息，电子文件接收进馆的管理，实现纸质档案与电子档案双向管理或者融合，离不开规范。

（二）努力推动管理方式的现代化。

要实现档案管理信息化，必须要实现管理方式的现代化。建设多层次管理与服务平台，比如整合专业档案目录资源，加强档案编研信息化，建设档案信息业务服务或查询网站，加强业务宣传，实现多层面档案收集，让档案与社会公众形成良性互动。管理方式现代化的实现有助于扩大档案资源管理的力度，有利于整合各种档案资源，有利于丰富档案信息资源量，有利于优化资源结构，实现多种档案数据库的资源优势互补，实现多形式、多层次平台共享与服务，最终促进档案服务机制不断创新，充分发挥档案资源在现代化建设中的作用。

（三）打造过硬的专业化档案工作人员队伍。 “现代化的关键是化人,或者说现代化要先化人后化物”[3]档案管理信息化发展离不开一支思想够红、业务过硬，技术够精的专业化队伍。坚定的信念与职业操守，是档案管理工作必不可少的，思想是档案工作得以展开的前提保证；热情的态度、敬业乐业的精神，是实现档案管理工作价值的保证。档案工作具有很强的服务性，需要档案管理人员热爱档案业，敬畏档案事业、奉献于事业；信息网络技术的飞速发展，改变了传统档案管理工作的方式，向知识型转变，依靠现代信息与技术，需要专业本领过硬的人才，需要管理者能精确把握专业性的档案，能根据社会或部门工作的需求，及时提供档案信息，管理档案。我们要根据时代的发展，以及档案管理信息化的要求，建立档案管理人员培训机制，使培训常态化、持续化，确保档案信息化工作的持续发展。

[1]《档案的定义及其涵义》宁波档案网

[2]《档案信息化建设导论》杨公之

[3]莫内 制订他的国家现代化计划时语