加强拆迁档案管理工作之我见

文/张月辉

党的十八大开启了全面建成小康社会的新征程，推进城镇化建设正在逐步提速，加快棚户区改造、危旧住房拆迁和因公益性建设实施旧有住宅小区整体搬迁，在未来数年内将仍是各级政府特别关注的重要工作。加强拆迁档案管理工作是各级档案管理部门和档案工作者面临的服务城镇化建设的历史新机遇，应着力加以研究、探索和实践。

一、拆迁档案的基本概念

所谓 “拆迁档案”，是指在我国推进城镇化建设进程中，以改善民居条件为目的，对棚户区、危旧住房、 “城中村”实施拆迁改造以及因公益性建设对旧有住宅小区进行整体搬迁过程中产生的各种载体的文件资料进行规范整理、立卷归档和科学管理，使之成为我国城镇化建设这一历史时期的真实记录，有效地服务于全面建成小康社会，服务于保障和改善民生，服务于维护社会稳定，打造档案工作的新亮点。

二、加强拆迁档案管理工作的重要性

推进城镇化建设，加快城镇居民危旧住房的拆迁改造，随着经济建设的发展和综合国力的增强，逐步提升人民群众的居住环境，是实现 “中国梦”即“人民的梦”的重要组成部分，是人民群众的期待。因而，加强拆迁档案管理工作则具有重大的现实和历史意义：

（一）它是档案工作部门学习贯彻和落实党的十八大精神的重要抓手。档案部门和档案工作者充分发挥职能作用，适应服务中心、服务民生的重要历史性新机遇，跟进服务经济社会发展和城镇化建设，推动拆迁档案工作的开展，必定会在服务中不断体现档案部门不可替代作用，进一步提升档案工作的社会地位和价值。

（二）它是国家宝贵财富和无形资产的积累。在危旧住房拆迁改造过程中，必定会产生大量的各种载体的档案资料，将这些资料收集汇集起来，经过科学整理、立卷归档并加以妥善保管，不仅真实地记录了我国城镇化重要历史进程，而且为国家积累起可供未来参照借鉴、资政利用和考证见证的重要宝贵财富，大大丰富馆 （室）藏，为社会发展提供档案利用奠定起扎实的资源基础，是一项前无古人、功不可没的重要工作。

（三）它是维护社会长期稳定的重要内容。近年来，拆迁类矛盾纠纷和群众信访尤其是群体性上访渐呈增多态势且情绪激烈，不理性行为时有发生，有的地方曾出现围堵党政机关大门、堵塞交通等现象。这方面问题或已成为维护社会稳定、维护群众切身利益的社会关注点。如何及时化解这些矛盾，使维稳维权工作更加有据、有理、有力、有节，及时提供相关国家和地方政策性文件服务和档案凭证服务应是有效的途径之一。因此，加强拆迁档案的管理和利用工作，具有长期的化解矛盾、维护稳定的重要意义。

三、推进拆迁档案管理工作路径

加强拆迁档案管理工作，并非档案一个部门的事情，既要有当地政府的重视和坚强领导，也需要各个相关职能部门单位的有力配合、共同参与，构建起多层次、高效能的长效工作机制。

（一）强化辖区政府档案意识。实施拆迁改造的辖区政府，应依照国家《档案法》和地方性档案法规之规定，切实加强拆迁档案管理工作的领导，做到 “四个同步”，即：将档案管理工作作为拆迁改造工作的重要组成部分，同部署、同推进、同检查、同验收。将拆迁档案管理工作列入工作议事日程，纳入拆迁改造规划和计划，确保必要投入，明确各相关设计、拆迁、建筑单位要指定档案工作人员负责档案工作，并明确责任目标，从领导层面上保障拆迁档案工作的开展。

（二）档案工作部门主动上位。档案部门和档案工作者要切实增强使命感和责任心，将拆迁档案管理工作作为当前和今后一个时期的重要工作，当好政府参谋，周密谋划实施方案，精心组织实施，搞好协调配合，派出得力人员进行现场跟踪服务，加强具体业务指导，在重要节点进行必要的监管检查，及时发现和解决问题，使得档案工作在城镇化建设进程中占有一席之地，发挥独特作用。

（三）加强档案管理制度建设。加强制度建设是做好拆迁档案管理工作的重要保障。从实际出发围绕拆迁档案管理工作，应依据国家 《档案法》和地方档案行政管理部门有关规定，着力规范四项规章制度：

1.资料收集制度。建立健全具有刚性要求、明确细化的拆迁档案资料广泛收集制度，保证拆迁改造项目从谋划、论证到决策、立项、设计、施工、竣工验收等全过程产生的文件资料、图纸、表册、声像等都能及时收集起来，确保收集的齐全完整，做到不散失、不丢漏、不损毁。因此要首先明确拆迁档案的归档范围，并将其告知所有相关拆迁改造职能部门和单位，以便有所遵循。针对拆迁改造项目实际，其归档范围应是如下列表：

拆迁档案归档范围表

2.立卷归档制度。建立健全年度立卷归档制度且每年一次对上年度立卷归档情况进行一次检查验收，不合格者要责令进行整改。立卷单位对收集到的档案资料全面进行分类整理，统一划定永久或长期保管期限，科学合理组卷、排列，有序上架保管。在搞好纸质档案立卷归档基础上，在计算机、扫描仪等设备辅助下，对纸质档案进行数字化处理，建立起拆迁档案数据库，实行双备份管理，逐步实现拆迁档案的科学化、规范化管理。为坚持和执行好年度立卷归档制度，还应加强对专、兼职档案工作人员每年一次的业务培训，使其熟悉、掌握和丰富档案资料的收集和立卷归档知识，做到应知应会，不断提升做好拆迁档案管理工作的能力和水平。

3.移交接收制度。建立健全定期移交和接收拆迁档案制度。各涉拆部门、单位可采取每年一移交方法，将已立卷的档案，交由档案室统一保管直至工程竣工验收。考虑到建筑工期与实际需要，市、县 （区）档案部门可考虑在工程竣工验收并交付使用之后，即将存放在各个部门、单位档案室的拆迁档案，按照管辖权限、作为专题档案分别接收进市或县 （区）档案馆进行统一保管。

4.安全保管制度。总体讲，档案安全保管必须用制度作保障，防止档案的丢失、损坏和泄密现象发生。档案安全保管制度应明确如下几点：（1）建档单位要设立能够满足拆迁档案需求的独立档案库房。（2）配足配齐监控、灭火、调节温湿度、防沙尘、防盗等设施设备，确保档案安全保管。（3）指定专、兼职人员负责档案管理工作，明确职责、任务、考核和奖惩办法等。（4）严格档案借阅审批手续，防止在档案借阅过程中造成档案丢失和损坏。

四、积极推动档案利用服务工作

开展档案利用服务应本着服务社会、服务职能部门、服务拆迁居民原则，采取多种方式、手段和渠道进行：

一是编制档案利用引导。如拆迁档案馆 （室）藏利用指南、馆藏档案目录等，方便进馆 （室）查找利用。完善拆迁档案数据库，方便计算机查找利用。

二是利用互联网、档案网站或局域网设置拆迁档案利用终端和专页，提供网上利用服务，为利用者开辟快捷方便的绿色通道。

三是将有关城镇拆迁改造方面的国家及地方性法律、法规和政策性文件复制整合排列后，放置在政府现行文件服务中心提供利用，方便集中系统查找利用。

四是根据实际需要适时开展拆迁档案进社区、进工地、走基层活动，眼睛向下、深入基层，接触群众、服务上门，让档案工作接 “地气”，更好地贴近群众、贴近民生。

五是充分利用馆 （室）藏拆迁档案，加强编研工作。对拆迁档案进行归类编研，如编制政策性文件小册子、编制搬迁改造实施方案汇集、编制拆迁档案利用成果例证、编制利用档案开展群众工作范例、搬迁新建小区受群众欢迎的房型设计汇编等等，有针对性地提供综合归类利用服务。