浅析院系教学秘书在教学管理中的作用及素养要求

王凌燕

(南京理工大学泰州科技学院 商学院，江苏 泰州 225300)

在信息化飞速发展的社会，知识依托着高等教育通过高校这一媒介对学子进行传播，高校教书育人理念的实际化离不开优质的教学管理体系，这主要体现在对各院系教学管理工作的重视，而院系教学秘书则是这项工作开展的直接执行者，所以不断加强院系教学秘书队伍的建设，提高其业务水平和素养，有助于提高教学质量，使整个教学管理工作规范化、合理化。

1 教学秘书在教学管理中的作用

教学管理工作是整个教育教学流程中的重要环节，而院系教学管理则是这一重要环节的基础，其规范化程度会对教师的教与学生的学产生影响，只有院系教学秘书做到在其位谋其职，才能保证整个系统正常运转。教学秘书是院系领导的助手，也是院系与其他职能部门进行信息交流的纽带，起着上传下达的作用，是联系领导、教师和学生的桥梁。

1.1 助手、参谋作用

院系教学管理队伍主要由主管教学领导、教研室主任、教学秘书组成。主管教学领导是院系教学工作及其他各项教学管理制度的制订者，教学秘书则是协助教学领导做好院系内部的教学管理和组织工作的帮手。在日常教学管理工作中，教学秘书不应该成为单纯的干活机器，而要主动思考、主动解决问题。比如，教学秘书对教师教学情况，教学计划在实施过程中出现的问题，学生对教学工作的意见与建议以及通过教务处反馈得来的各类教学信息，要及时地加以收集、综合、整理，并将结果提交给领导以供教学管理之需；在向领导汇报各项工作计划，比如每个学期任课教师的安排情况、学生选课情况、期初期中期末教学检查、安排毕业论文等工作时，应该先理出思绪，制作出各种参考方案后再提交领导以作参考，这样便可节约领导的时间使其有更多的精力抓要事，从而使得领导的工作更有层次性。所以，称职优秀的教学秘书不仅是领导的好助手，同时还是领导的好参谋，这种作用是十分难能可贵的。

1.2 协调沟通和桥梁作用

教学秘书是院系与学校教学管理部门之间的桥梁，负责两者之间信息上传下达、下情上报的工作，保证传达信息内容的实效性和准确性；教学秘书是师生之间沟通的纽带，教学秘书要及时的将教师教学的要求通过辅导员传达给学生，同时也要将学生提出的问题或其他合理化要求反馈给教师，通过该途径进一步提高课程的教学效果。教学秘书是介于领导层和基层之间的一个组成部分，要协调好各级人员之间的关系。在此，协调的重要性就体现得尤为突出，针对具体情况，教学秘书要做出统筹协调。比如，每学期上报编排课表信息，这时教学秘书就要全面了解新学期上课的班级、学生人数、课时数和教师的上课要求等各种情况，随时与教务处和其他院系做好沟通协调工作，应避免发生冲突，如果不可避免的发生了冲突，则要以保证教学工作顺利进行为宗旨进行协调。

1.3 研究和监控作用

教学秘书作为基层管理者，还要协助院系领导对教师的教学过程、教学质量进行监控。这就要求教学秘书对各专业的教学计划了解熟悉，在教学过程中协助院系领导对各专业教学计划的执行情况、教师的教学质量和教学效果进行检查，同时还要对学生的学习效果进行评估，针对自己所了解到的具体情况进行总结、分析和研究，积累好的经验教训，研究分析出现的问题，一方面能够促使自我在教学管理工作中形成自己的意见，取得新的进步，另一方面也能够对院系的教学管理、教学手段和教学方法提出建议，汇报给院系领导作为其具体解决措施的一个参考值。充分地发挥这一方面的作用，需要教学秘书在平时养成多看多学多思的习惯，通过参与到实际情况中，将理论与实践相结合，不断地累积经验，思考具体问题后得出自己的见解，借以提高自身业务水平，同时保证教学秩序正常进行，进一步提高院系的教育教学质量。

2 教学秘书应具备的工作素养

目前，院系教学秘书承担着大量事务性的工作，几乎没有多余的时间和精力用来进行教学管理方法的思考和研究，更不要说外出学习培训的机会了，这也就导致了教学秘书的个人工作素养有所欠缺，这在很大程度上影响着教学管理的质量。所以教学秘书提升自我的管理素养已经成为当务之急。

2.1 爱岗敬业，认真做好教学管理工作

教学秘书工作是全校教学管理工作的基层，其工作的完成效果直接影响着院系教学活动的质量，因此，教学秘书要充分认识到这份工作的重要性，以为学校教学提供优质的服务作为立足点，以饱满的热情投入到工作中，要将此项工作作为自己的事业来打拼，兢兢业业，积极努力，爱岗敬业地做好每一项工作，树立良好的职业观、人生观和价值观。

2.2 加强教学管理相关专业知识的学习

高校的教学管理是有序的、不间断的一个过程，具有鲜明的周期性和较强的时间性，对于其中的每一个环节所对应的每一道程序，教学秘书必须结合学校相关的教学管理文件要求深入钻研，掌握教学管理活动的流程，加强业务能力，对突发事件能够做出及时的反应并将问题加以解决；还必须有较强的社交表达能力和专业基础能力，要对课程之间的联系做到心中有数，同时还需熟练掌握各种管理办法，抓重点，分轻重，有计划、有步骤地开展工作，做到忙中有序，不急不躁的解决各种问题。所以，勤于学习和善于学习是教学秘书做好本职工作的必备条件［1］。

2.3 增强服务意识，不断提高教学管理水平

教务工作是学校教学管理工作的基石，同时也是一项服务性的工作，这就要求教学秘书必须坚持以学生为本，围绕教师的教学和学生的学习开展各项工作，把真心服务师生作为工作的出发点，做好各项行政服务工作。在实际工作中，或多或少会遇到些困难，这就需要教学秘书在日常工作中深入了解不同群体的需求，对存在的问题及时地给予帮助，要牢固树立教务无小事的理念，虚心听取意见，对存在的问题耐心地进行解释，增强服务意识，力求做到为院系领导服务，为教学科研服务，为师生服务。

2.4 高度的工作责任心和强烈的事业心

教学秘书是在教学最前线的人员，其工作有着范围广、事情杂、任务重的特点，同时还需要协调好教与学、学与管之间的关系，而这些繁琐的工作，在整个教学管理过程中起着十分重要的作用，这就需要教学秘书有乐于奉献的精神，强烈的责任意识，要保持高度的工作热情和乐观的态度，勇于吃苦，全身心的投入到工作中，事无巨细，每一项工作都要一丝不苟的完成。比如教学计划的调整、教材的征订工作、期末学生考试安排等各项工作，需要教学秘书抱以严谨的工作态度，以此才能更好的履行管理育人的职责。

2.5 需要一定的档案管理知识和现代信息化知识

教学秘书的日常工作中还需要对学生的成绩档案、毕业设计报告、教学计划、教师科研材料和其他各种与教学有关的文件进行存档，这就需要教学秘书具备一定的档案管理知识，这样才能对各种档案进行分类、编号后加以管理，以便后期需要相关材料时不会出现无从下手的情况。

现在社会科技飞速发展，教学管理水平也随之不断提高，教学秘书的很多工作则慢慢向信息化处理靠拢，因此，教学秘书还需要熟悉与教学管理相关的各种软件，要掌握基本的信息化办公软件使用方法，从而能够更好的适应当今社会发展需求，同时也能够对自身的教学管理工作加以改善。

3 提升工作的实效性

教学秘书的工作效率、质量和作风直接影响着教学管理工作的顺利开展，掌握科学适用的工作方法，是提高教学秘书工作实效性的方法之一［2］。

3.1 建立岗位职责制度，分工明确

有部分人员错误地将教学秘书的工作等同于单一重复的机械劳动，经常把教学秘书工作与其他行政管理工作混淆起来，这种认识是错误的。教学秘书是学校教学管理队伍的组成部分之一，是从事教学管理的基层组成人员，他们从事着相关基础性较强的教学管理工作，如院系授课任务的安排，组织各类考试，成绩录入等工作，这些都是保障教学计划按照要求顺利实施的防护栏。在日常教学中教学秘书还将师生对教学的意见和建议进行收集，将之反馈给相关人员，为院系领导的管理决策提供了有用的第一手资料。

如此繁琐的工作，只有分工明确，教学秘书在整个教学管理过程中就不会与其他人员产生相互推诿的现象，才能着实的提高工作的实效性，同时也能为日后学院评价个人工作绩效时提供可靠的依据。

3.2 善于主动学习，提高自身综合素养

提高实效性也就是提高工作效率，所以教学秘书想要提高工作效率就必须充分发挥主观能动性，掌握教学管理的规律，不断的思考并加以总结，这样才能从根本上提高效率，也就是提升了工作的实效性。与此同时，还要定期参与到教学管理相关方面的培训中，从各种培训中及时向兄弟院校学习先进的教学管理经验。

在日常生活中，还需密切注意前沿的教育教学的动态信息，通过该渠道来更新自身教学管理的知识，使自己在工作岗位上能够有所突破，使自身的综合素养提高，在自己的工作中有所成就。

总之，教学管理区别于一般的行政管理，主要是其拥有行政和学术双方面的职能，所以教学管理的工作者即教学秘书应深刻了解自身所肩负的责任，为了适应不断发展的教育事业，必须拥有正确的工作态度，掌握科学的工作方法，不断提升自我工作素养，这样才能在教学管理中充分发挥出应有的作用。

[1]蔡华清.高校教学秘书的职业化建设探讨[J].沿海企业与科技,2007,(12):186-188.

[2]王镇.对提升高校教学秘书教务管理水平的几点建议[J].中国人才,2010,(11):76-77.