事业单位人事档案管理的新思路

文/曲健

随着事业单位人事制度改革的不断深入，事业单位人事档案管理工作也日益重要，人事档案主要指得是记录单位人员的个人履历、政治面貌、工作表现等个人资料，人事档案对于个人工作调度和晋升等都起着重要的作用，就事业单位而言，人事档案管理工作属于人事部门工作中的重要组成部分，做好事业单位人事档案管理工作，对于事业单位任用和选拔人才有着重要的现实意义，通过人事档案管理工作能力更好地对事业单位人员进行良好的配置。

一、当前人事档案管理工作的现状

（一）对人事档案管理认识程度不足。事业单位中，人事档案的管理工作是一项默默无闻的工作，并不像其他部门的工作那么引人注目，也很难取得明显的成绩和荣誉。在我国的事业单位中，有少数档案管理工作人员和单位管理人员对人事档案管理的理解存在误解，简单的认为人事档案管理就是随便抄抄写写，保管资料的工作，并不属于单位整体工作中的一部分，无法为单位带来经济效益，因此只需要应对外调和查档就行了。所以，部分领导很容易忽略人事档案管理工作的重要性，没有把人事档案管理工作列为单位发展规划，造成了人事档案工作长期性地处在被动的状态之中，很难提升人事档案管理工作的水平。

（二）管理水平不高，基础设施建设薄弱。随着我国事业单位人事制度的不断改革和创新，事业单位内部机构改革工作完善，各个岗位人员竞争上岗，过去的很多管理人员由于自身不具有较强的综合素质和较高的专业化水准，对事业单位档案管理工作认识存在误区，同时很多单位的档案管理者常常是身兼数职，无法将全部的精力投入到档案管理工作中去，日常比较常见的问题都仅仅是把材料放在存档盒内，并没有做到第一时间归档处理，在很大程度上影响了人事档案管理工作质量的提升。另外，事业单位人事档案管理设备设施过久，很多单位都是把办公室、阅档室和仓库融为一体，不但没有铁门铁窗，其他硬件配置设置也不是很完善，各类防水、放火技术通常采取手工操作办法。同时纸质档案还易受温度影响发生腐蚀，受阳光照耀引起档案发黄，自己脱落等问题，不利于人事档案的完整性和科学性。

（三）档案收集工作缺乏力度。一方面是人事档案归档工作不完善，执行力度低，人事档案归档工作不及时的问题在一些没有专职人事档案人员的事业单位中显得更加突出。另一方面是人事档案材料归档收集不完善的问题，例如某事业单位对人事档案材料进行定期检查的过程中，在对调查的2000多份人事档案中，很多都存在信息不完整的问题。三是人事档案材料的真实性和稳定性还有待提升。人事档案材料是客观真实地对单位员工的生活工作情况进行记录的过程，但是某些单位在进行档案收集的过程中，很多材料还不够真实准确，部分档案材料在内容与形式上都存在雷同现象，这就导致了档案材料无法准确地反映出真实情况，这些问题都在很大程度上影响了人事档案的质量，出现了利用率低下的问题。

（四）人事档案利用水平较低。事业单位人事档案的功能并没有得到完全的发挥，对于人事档案管理人员而言，不管是对档案的收集整理还是鉴别工作，从当前的情况来看，事业单位人事档案管理工作还存在重保密、轻利用的问题，档案管理意识不明显。虽然也有对人事档案利用的情况，但是其范围是很小的，所查阅的内容都是可以从其他途径了解到的个人简历。另外，人事档案利用的途径也比较单一，只有当需要的人找上门来之后才转变为被动地服务，这种现象就导致了人事档案利用率低下，人事档案作用越来越弱。

二、新时期事业单位人事档案管理新思路

（一）加强组织领导，增强档案管理意识。切实加强组织领导，把人事档案管理工作上升到重要的议事日程上来。俗话说，火车要跑快，全靠车头带。这句话说得是管理者的带头作用，将这句话用在事业单位的人事档案管理上来依旧适用。要做好人事档案管理工作就必须要从领导入手，让事业单位管理人员充分认识到人事档案的重要性，加强组织领导工作，把人事档案管理提升到战略高度。建立人事档案管理领导小组，选派单位领导对其直接负责，对于人事档案管理工作要一一过问，亲自把关，定期对人事档案管理工作进行考核，建立和完善档案管理工作考核机制，促进人事档案管理工作制度化和规范化。

（二）加强基础设施建设，健全和完善管理制度。要加强人事档案管理基础设施建设，事业单位应该选派专人从事档案管理工作。结合 《干部档案工作条例》中的相关规定，严格配备人事部门档案库房的基础设施和管理人员。做到每一千人的档案必须配备一名专职管理人员；要保证档案库房具有防火、防潮、防盗的功能，配备专门的铁制档案存储柜，档案库房的面积要保证每一千卷档案25平方米左右，同时应该在库房中配备空调、灭火器等控温灭火设备和相应的管理工具。建立和完善人事档案管理制度，逐渐健全档案功能，保证人事档案记录内容的真实性和客观性，为事业单位人事决策提供更加可靠的依据，从而让人事档案更好地为单位人才选拔工作服务。

（三）做好档案收集工作，提高档案管理质量。要做好人事档案材料的收集工作，提升人事档案管理工作水平。收集人事档案材料属于事业单位人事档案管理中的基础性工作，随着我国政治经济体制改革的不断推进，干部体制改革、各种考核培训、专业技术晋升等需要归档的材料也日益增多，这就为人事档案材料收集工作提出了新的挑战。档案管理工作人员应该第一时间收集各种材料并仔细整理，认真鉴别。对于不符合相关规定要求的档案材料要进行严格筛选，手续不完整的材料要退回并要求补办，保证档案材料能够全面真实地反映当事人的信息。

（四）完善档案功能，提升人事档案的利用率。积极对人事档案的功能进行完善，让人事档案中记录的内容更加真实客观，对于人事档案的功能应该重新认识，其一是对档案中原本已有的重要部分进行保留。其二是人事档案的内涵应该进一步扩大，例如应该包含养老保险、医保、失业保险等内容，注重对人员工作业绩的记录，适当增加一些其他方面的材料，从而让人事档案所反映的内容更加符合用人单位的要求。其三是对其他关于人员和单位都需要用到的各项功能进行补充，从而让人事档案更好地为事业单位服务，提高人事档案的利用率。

三、结语

当前，事业单位人事档案管理工作虽然取得了一定的成效，但是距离当前时代发展的需求还有一定的距离，我们必须从实际情况出发，对事业单位人事档案工作进行改革和创新，在建立和完善人事档案管理制度的过程中，加强人才的培养，丰富档案信息资源建设，积极扩展人事档案的利用率。唯有这样才能够促进事业单位人事档案管理工作的发展，对于事业单位人事部门选拔任用人才提供更科学的依据。

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