构建内审质量控制体系 保障公司健康稳健发展

林桂云

(武汉钢铁集团公司 财务有限公司,湖北 武汉430080)

武汉钢铁集团财务有限责任公司(以下简称“武钢财务公司”)自成立以来,通过深化结算职能,强化资金管理功能,在降低集团财务费用、理顺集团成员单位利益关系、规范结算秩序等方面发挥了重要作用。内部审计部作为武钢财务公司的后台保障部门,不仅担负着事后监督的职责,还肩负事前和事中的风险控制职能。

内部审计通过检查、核证金融服务资产,评估金融服务内部控制,促进了业务流程优化和内部控制体系完善,提高公司内部控制的合理性和有效性的同时,维护了金融服务资产的完整,以及金融服务资源的有效利用。

一、构建内审质量控制体系的必要性

(一)完善内部控制体系的需要

内部控制是现代管理的重要职能之一,是各个管理部门为了贯彻有关方针政策,保护财产安全完整,保证会计及其他数据正确可靠,提高工作效率和经济效益,利用内部分工产生的相互制约、相互联系的关系,对本部门的经济活动进行组织、制约、考核和调节的一系列措施、方法和程序的总称。其目的是为了有效监控经济活动,并把错误和舞弊控制在一定范围内。

按照控制目的不同,武钢财务公司的内部控制体系分为管理控制、会计控制、内部监管审计控制三大部分。其中,内部监管审计控制既是武钢财务公司内部控制体系的重要组成部分, 又是实现内部控制目标的重要手段。通过内部监管审计控制, 武钢财务公司可以发现、纠正或制止业务管理、会计核算中存在的差错和舞弊。也只有武钢财务公司建立健全内部审计质量控制体系, 确保审计质量, 才能实现通过内部监管审计控制,完善管理控制和会计控制, 达到强化风险管理和内部控制机制建设, 提高武钢财务公司管理水平的目的。

(二)优化业务流程的需要

为保证业务开展、会计核算的顺利进行,武钢财务公司在设置部门和岗位时,均遵循不相容职务分离原则,引入相互牵制、相互监督机制。但由于业务部门和岗位处于操作层,容易出现为员工减少工作量的主观意愿而简化流程或减少必要业务操作环节;容易面对重复业务操作,对出现和潜在的问题产生麻痹;也容易出现自我监督怕揭短、难揭短,风险管理错位和职责不清等问题。审计部作为武钢财务公司的业务监督部门,超脱于具体业务操作,专注于业务活动的执行效率和效果,具有独立性,能够客观地评价业务流程的合理性、全面看待审计出的问题,并提出有针对性的意见。有良好审计质量做保证的审计工作,将更有利于促进业务流程的优化。

(三)降低审计风险的需要

审计风险由固有风险、控制风险和察觉风险三个部分构成。察觉风险取决于审计效果, 受审计人员素质和审计程序的影响。固有风险和控制风险取决于武钢财务公司内部控制制度是否健全、有效。但内部审计作为内部控制的第三道防线,是内部控制制度健全和有效性的最后防线。因此,归根结底审计风险的大小与审计人员的素质和审计程序的合理性相关。

截至2009 年,武钢财务公司针对业务开展情况已经建立了165 项制度,从制度的涵盖内容和执行力来看,已经基本可以将审计风险控制在可承受范围内。但近年,武钢财务公司除了传统的存贷款、结算业务外,开始涉足投资和外汇等相对高风险业务;武钢财务公司陆续上线运行了电子商业汇票系统、核心业务系统和OA 办公自动化系统,初步实现集团电子化资金管理的目标,下一步准备与信贷系统和会计系统连通。这些不仅需要健全的内部控制制度作支持,更需要强有力的审计监督措施作保障。这种背景下,如何降低审计风险被提上日程。武钢财务公司有必要在建立、健全内部控制制度的同时,提高审计人员的素质,优化审计程序,建立内部审计质量控制体系以确保审计效果。

二、构建内部审计质量控制体系的做法

(一)转变审计理念：增强专项审计综合性,实现专项审计日常化

按照审计范围不同,内部审计可以分为综合审计和专项审计。综合审计是对武钢财务公司一定时期内的全部会计资料及全部业务活动进行全面的审计检查,对其全部业务经营活动及其经济效益等作出全面综合的评价和鉴证。专项审计是指对业务经营活动、财务活动或经营管理的某一方面、某一层次、某一项目、某一问题的专项监督检查方式的统称。在审计实践中, 综合审计通常是审计监督活动的主要方式, 它具有范围广、内容全、检查细、寻根深、综合性强等优点, 但一般耗时长,时效性差。而专项审计具有内容单一, 占用时间较少, 针对性强, 纠正、处理问题快等特点。

为了使审计工作具有较强的时效性和综合性,武钢财务公司开始重新研究、认识综合审计和专项审计的适用性。考虑到每年外部审计、外部检查均会对武钢财务公司进行综合审计,同时内部审计的人力资源也有限,武钢财务公司从原先以综合审计为主,专项审计为辅的审计理念,转变为现行的以专项审计为主,综合审计为辅的审计理念。为突出内部审计的针对性和时效性,强化内部审计效果,公司结合业务流程化工作,按照业务类型确立、开展专项审计,实现专项审计综合化,日常化。武钢财务公司的每一项审计只针对单一业务类型,并要确保每个专项审计覆盖到该业务的全流程和控制点。同时,为了做到点面兼顾,在审计监督无盲点的前提下突出重点,武钢财务公司每年的专项审计需覆盖到全部业务类型,并对重点业务流程增加审计频次。武钢财务公司的内部审计架构如图1 所示。

图1 审计架构

(二)确立审计标准：建立健全审计标准,保证审计质量

审计工作质量的优劣足以影响审计工作的成效。审计质量的保证和提高,需要审计标准的规范和衡量。审计标准不仅规定了审计工作必须具备的条件,又提供了判断财务收支及其业务经营活动真实性、合法性、效益性的尺度。

近年,武钢财务公司依据《企业集团财务公司管理办法》、《中华人民共和国审计法》和《商业银行内控指引》等法律法规以及武钢财务公司业务管理规定的要求,制定了一般标准《内部审计管理规定》和工作标准《审计规范》,并依据《审计规范》制定了现场标准《审计控制卡》(见图2)。

1.制定《审计规范》,规范审计行为

图2 审计标准

审计标准是进行审计时判断审计事项是非、优劣的准绳, 是提出审计意见、作出审计决定的依据。

为了保证武钢财务公司审计标准的一致性,武钢财务公司2009 年委托会计师事务所,结合武钢财务公司实际业务流程和管理风险控制点,制定《审计规范》(见图3),并于2010 年以制度形式下发执行。《审计规范》作为审计人员的审计手册,不仅涵盖了武钢财务公司的业务和管理活动,而且从审计项目的安排、审计计划编制、审计要点的确定、检查取证的方法、分析评价的原则,工作底稿的内容、审计报告的要点以及内部控制的评价等环节均进行了细致的描述。武钢财务公司的《内部审计管理规定》要求审计人员必须依据《审计规范》进行审计活动。并特别强调,审计部在出具审计报告前,审计经办人员需要根据《审计规范》对审计现场工作进行梳理,审计复核人员和审核人员也需要按照《审计规范》的条款进行复核和审核,以保证审计报告的内容全面性和结论的准确性。

2.制作“审计控制卡”,确保审计现场质量

审计标准不是挂在墙上,写在书上, 给人看的;也不是说在嘴上,给人听的。它需要审计人员切实贯彻执行。

为了确保《审计规范》的贯彻实施,更为了提高审计人员现场审计工作的便利性和针对性,武钢财务公司根据《审计规范》制作了审计现场标准《审计控制卡》。《审计控制卡》是《审计规范》的细化,例如,票据业务在《审计规范》中是一项,但在《审计控制卡》中分为票据贴现业务审计控制卡、票据承兑业务审计控制卡和票据代保管业务审计控制卡等(见图4)。同时,《审计控制卡》也是一个完整的系统,它涵盖了具体业务的整个流程。武钢财务公司从制度层面要求审计经办人员、复核人员和审核人员必须严格按照现场标准的规定进行审计,让各项业务和管理活动的审计工作有明确的方向性,实现“审计控制卡”覆盖全业务和管理活动,也为后期的审计跟踪打下基础。武钢财务公司还将审计控制卡与下发的制度一起分发到每个员工,让业务部门的操作、自查工作更具有实效,实现“审计控制卡”控制全过程。

(三)优化审计手段：应用日志审计系统,提高审计手段现代化

近年,武钢财务公司经营管理越来越离不开信息技术。信息技术在业务操作的自动化、管理的信息化、服务的客户化方面,都得到广泛应用。计算机网络以及数据库系统,已成为武钢财务公司业务正常运行和核心数据信息安全的基础保障。为了加强网络信息安全的审计监督,及时掌握被审计部门和被审计项目有关情况,发现问题及时监督,保障武钢财务公司业务顺利开展,2010年,武钢财务公司上线运行安全日志审计系统。安全日志审计系统体系架构见图5。

图3 审计规范(以票据业务为例)

图4 审计控制卡

安全日志审计系统基于嵌入式设计理念,采用探测器截获日志方式采集武钢财务公司网络设备、安全设备、数据库、服务器以及应用系统等涵盖武钢财务公司全部信息系统产生的日志,保证所收集日志的全面性和准确性。它能实时监测、分析日志信息,提供报警功能;能提供丰富的统计报表以及趋势分析,帮助管理员分析信息系统运行状况。

安全日志审计系统的上线,改变了传统的人工现场事后监督的做法,实现了由单纯人工防控向信息系统辅助防控的转变,优化了审计手段;强化了事前的预防和事中的监控,提高了审计的综合监督职能;达到了实时监控金融从业人员和信息系统,预防越权行为和非法行为,增强内部审计效果的目的。

图5 安全日志审计系统体系架构

(四)建立保障机制：确立后续审计阶段,保障审计效果

内部审计的目的是通过发现问题,督促相关部门整改落实,来促进武钢财务公司健康发展。如果一个审计项目在做出审计报告时就结束,没有后续跟踪改进过程,就会减弱审计工作效果。

武钢财务公司不仅对内部审计报告反映的问题、提出的改进意见的落实进行跟踪审计,还会定期跟踪外部审计、检查发现的问题,做到及时、妥善解决问题。

武钢财务公司的后续跟踪审计有两种不同的方式。一种方式是由审计部门指定专人,在整改落实过程中,协助相关部门落实整改措施,直到其建立起完善的内部控制制度为止。另一种方式是在审计报告阶段结束后,给予相关部门一段整改时间,再组成审计小组对整改情况及效果进行检查。

三、实施效果

武钢财务公司自2009 年起全方位、系统性地推进审计质量控制体系建设,经过4 年多的实践,已初步建立起具有武钢财务公司特色的审计质量控制体系,并取得了明显的成效。《审计规范》的应用,使得审计人员能够迅速针对各业务流程的关键风险点进行审计,找到问题所在,保障业务部门稳步开展工作,促进了武钢财务公司内部控制的进一步完善,提升了武钢财务公司的竞争力。武钢财务公司构建的审计质量控制体系,提升司内部控制水平和管理水平的同时,也为公司赢得了良好的社会声誉。