口腔专科医院物资信息化管理体会

陈云涛 韩竑 李秀娥

（北京大学口腔医院预防科，北京 100081）

口腔专科医院物资信息化管理体会

陈云涛 韩竑 李秀娥

（北京大学口腔医院预防科，北京 100081）

目的利用医院信息化系统，对口腔专科医院物资进行科学管理。方法利用医院信息化系统的扩展功能，如：三级管理平台、助手功能、字典功能、查询功能、权限功能等，对口腔专科医院的物资进行信息化管理。结果口腔专科医院的物资种类繁多、需求量大、更新快捷，应用信息化管理口腔医疗物资，使一线临床对物资的需求及时、准确上传提交，各部门之间高效沟通，物资流通渠道畅通。各级管理层对物资的查询、检索、汇总、统计准确快捷。物资库存合理，管理渠道规范。结论利用医院信息化系统对口腔专科物资进行管理，提高了医院管理工作的效率。

医院信息管理系统 口腔医疗物资 物资管理 护理

随着信息时代来临，计算机的普及使用，我国城市大、中型医院开始使用医院信息管理系统（Hospital Information System 简称 HIS）［1］。多数的 HIS包括收费、医嘱、药品、病案等方面的管理，系统通过医院局域网络相连，减少了医生、护士手工书写量，降低统计误差，提高了工作效率，对医院管理工作起到了促进作用。但目前的HIS管理模式较少涉足医院物资管理。我们口腔专科医院的医疗物资有自己的特点：分类细致、种类繁多、需求量大、更新快捷等，从某种角度来讲，医疗物资在我们的医疗行为中占了主导地位。材料的快速发展，不断的推陈出新，直接影响到学科的发展。为了能更广泛、快捷、准确地应用好这些物资，我们在护理管理工作中尝试应用医院资源管理系统，对日常工作中涉及到的各类型材料、器械等物资进行信息化管理。

1 系统结构

系统拥有四个主要模块：业务处理、库房管理、信息查询、系统维护。各模块目录下又有多项扩展功能（图1）。

图1 信息系统结构模式图

2 系统功能

2.1 三级管理平台、一体化流程是物资信息化管理的关键所在，利用此平台，各级管理部门对物资进行一体化流通管理，实施网上申领［2］。

2.2 助手功能 此功能是系统根据不同科室专业建立的。填写领用申请时通过“助手”进入列表，直接查询到需要申领物品的信息。

2.3 字典功能 医院资源管理平台拥有常用物品字典库，涉及医院各科室及各专业全部相关的物资信息。

2.4 各项查询功能 医院资源管理系统可提供各项汇总查询功能。可查询以往特定时间段的领用申请记录，可对各使用单位、使用情况分时段进行数据检索、汇总和统计。

2.5 系统有各部门的管理权限，可进行逐级管理。

3 系统应用

3.1 应用信息化管理系统的三级平台、一体化流程模式，使得一线临床对物资的需求通过网络及时准确上传提交，各部门之间高效沟通，物资流通渠道畅通。例如：口腔牙体专业，根管治疗用的镍钛锉按照常规要求使用至15～20次即需淘汰更换，我们预定每位医生使用基数为四套，诊室护士为物资三级管理人员，其手中备存镍钛锉一套，护士长为物资二级管理人员，其手中备存18套。护士根据具体的使用情况，在口腔综合治疗台电脑终端上做计次登记，当登记次数达到更换要求，护士会拿出已消毒好的备存镍钛锉及时更换使用，安全快捷；治疗结束，护士登陆物资信息系统工作站提交该医生的申请领用，护士长验收领用申请后立即发放，护士消毒补充入医生的使用基数；护士长库存少于6套时，登陆物资信息系统工作站，向一级管理人员（设备科）提交领用申请，设备科验收领用申请，立即组织采购、发放，补充护士长库存。这个周期在几天之内就可以完成。

3.2 物资信息系统的查询功能信息量大、信息准确，设备科会根据物品入库时的实际情况，进入物资信息化系统维护更新相关信息。临床医护人员和各级管理人员可以通过该系统强大的查询功能，获得物资的第一手资料。例如：临床医生为患者进行根管治疗，根据根管情况，希望使用特殊型号的镍钛锉，护士可通过物资信息化系统进行查询，搜索相关型号的种类、基本信息、物品别名、生产厂商、供货单位及价格、科室是否有库存及库存量等信息，报予医生，经医生确认后，提交领物申请，护士长即可通过系统审批。科室有库存情况下即刻发镍钛锉，科室如无库存，可查询设备科是否有库存，上报申领或加急请购，设备科即刻组织采购、验收入库、送货上门，这个周期最快在1天之内可以完成。

3.3 利用物资信息系统进行各类统计 护士长对物资的管理工作通常每月、每季度、每年都会进行一系列的结算统计，数据量大，计算繁琐。应用物资信息化系统后统计工作便捷很多，可按不同的需求进行分类统计。例如：镍钛锉的使用统计，可以按照不同医生、不同诊室、不同时段、不同镍钛锉的型号等分别进行检索和汇总，便于科室对个人、诊室、工作时段的工作量统计，对不同型号的镍钛锉进行成本核算。

4 讨论

4.1 医院物资系统管理需要各个职能部门联手互助 医院信息中心负责医院资源管理系统的支持、维护。一级管理平台的管理人员是设备科库管，其权责是管理医院总库房，负责验收各科室护士长领用申请，根据申请详情汇总统一采购，组织物资验收和配送，并协助完成医院对供应商、各科室对医院的财务月结算。二级管理平台的管理人员为各科室护士长，其权责是管理科室二级库房，验收汇总各诊室医、护领用申请，提交上传至一级管理平台。验收核对一级管理平台配送的物资，及时调度下发物资供各诊室使用，与医院完成物资财务月结算。三级管理平台的管理人员为各诊室医生、护士，其权责是根据日常工作需要填写每周物品领用申请，并上传科室二级管理平台，从科室护士长处接受使用物资。

4.2 宏观调控，细节管理 口腔专科医院的物资种类繁多，更新速度快；每位医生所攻专业不同，使用器械材料不同；每个牙科治疗椅通常都会安排不同医生轮换使用。因此，在物资分配中存在很多不确定因素。传统物资管理方法存在一些弊端，如各管理层不易沟通，各科室存在重复采购，物资品种更新缓慢等。医院设备科在物资管理上有难度，易造成管理和应用脱节，有时库存量大且与临床科室使用脱节，有时追求“零库存”，不能及时供应临床使用，物流困难，资金滞留。应用信息化管理后，通过医院局域网相连的物资信息化管理系统，各级管理层的交流畅通，可通过系统及时获得使用和请购的信息，使物资真正流通起来，临床的需要可以在短时间内上传至设备科，物资可以在短时间内下发至科室，解决了传统管理中医院与科室的供需矛盾，同时解决了物资积压、资金周转不良等问题。

4.3 高效工作，减低管理成本 口腔专科的耗材量大、目录细，查找、检索和核算是临床科室护理管理的难点。利用信息系统提供的强大查询功能，各专业可以进入自己的助手区域直接查找、申领相关物资。通过此助手，在每个电脑终端上都可以迅速定位操作，大大提高了各级护理管理的效率。

各种检索方式为我们带来各项汇总。如：我们可以检索汇总每位医生每月使用各类根管镍钛锉的型号、数量、金额，可以检索汇总每台牙科治疗椅每月消耗的相关材料量及金额。结合每位医生的工作量，每台牙科治疗台的工作量，为成本核算、绩效评估提供数据支持。

4.4 权限管理，规范流程 各级管理人员的权限不同，管理流程透明规范。如针对物资字典：所有人员均有阅读、查询权限，但只有一级、二级管理平台人员拥有维护权限，可实时更新，为临床提供最新、最全面的物资情况。应用物资信息化管理后，解放了临床一线管理者。在实际工作中，临床护士长及一线护理人员，只需提交请购申请，不涉及进货渠道。所有物资经正规途径，由医院设备科对各类物资实施统一招标管理，统一签订合同，合理确定价位，确保生产方、供应商资质，医疗物资三证齐全，统一验收货物，快速下发科室。

4.5 医院物资信息管理不是以往计算机简单Excel表格的应用［3］，而是医院利用局域网相连的信息化管理平台，其拥有科学性、先进性、实用性，是势在必行的管理方式。目前我们也在结合自身的特点不断探索，拓展信息化管理的功能［4］。比如涉及到物资的财务核算，与医院财务部门联网并机，以期进一步提高物资管理效率，降低管理成本。

［1］刘光.设备科物资信息化管理应用的作用及意义［J］.农垦医学，2006，28（2）：130.

［2］唐晓东，高春芳，杨传伟，等.利用信息化网络平台提高医院物资管理水平［J］.医学信息，2005，18（11）：1450.

［3］赵巧锋，牛宝英，李乃莲，等.消耗性物资计算机管理表的设计与应用［J］.护理研究，2009，23（2）：64.

［4］胡菁颖，薛靓，李秀娥.信息化物资管理的应用与效果评价［J］.医疗卫生装备，2011，32（7）：89.

Hospital information management system Dental equipment and materials Material inventory management Nursing

陈云涛（1971－），女，上海，本科，主管护师，护士长，从事口腔临床护理工作

R473.78，R472.1

C

1002－6975（2013）05－0414－03

2012－09－11）