高职院校学生学籍档案管理工作的思考

摘要：高职教育人才培养目标对学生管理和学籍管理赋予新的内涵。学生学籍档案管理的特征与高职教育的特质决定了档案管理工作的重要性。对学生学籍档案管理提出强化领导机制、管理人员专业化、档案管理整理规范化、档案利用规范化、管理手段信息化的举措。

关键词：人才培养目标 学籍档案 学生学籍管理

高职教育以培养高素质技能型人才为己任。构建现代职业教育体系的切入点是实现中高职衔接，尤其是在招生与考试制度、课程与教材体系、专业教学标准、教育教学过程、人才培养模式、教师培养培训、不同层次交际间合作、教育质量评价体系、行业指导和企业参与体系、实训条件技术水平等方面实现紧密衔接。显然，对于大批升格或合并的高职院校来说，学生管理工作和学生学籍管理必须服务于高职教育的人才培养目标。以人才培养目标为视角，创新学生学籍管理机制成为新的课题。

1 高职学生学籍档案管理的特征

1.1 应用性 从人才培养模式、目标和任务去看，高职院校主要培养一线中急需的技能型、应用型人才，这必然决定了高职院校学生档案，除了主要记载普通高校学生在校期间的学习生活情况、成绩材料，以及党、团材料之外，更加重要的是学生专业技能档案、艺术素养档案、综合素质考核档案等集中反映的应用性为主的档案特征。

1.2 多样性 延安高职院校的生源主要由三类学生构成：即三年制普高生、五年一贯制高职生、“ 3+2”转入学生。而且，高职院校出于多种考虑，纷纷从省外生源市场争夺优质生源，使得学生的来源地更加丰富。生源地区的多样性和差异性决定了高职院校档案的多样性。

1.3 周期性 高职院校学生档案除了随高考招生而来又随着学生毕业就业而走的学生档案的特征之外，又因其学制短、流动性强、稳定性差，使得周期性的特点更为突出。

2 学生学籍档案管理的重要性

2.1 学籍档案的利用是整个档案利用工作的关键 档案工作的灵魂是提供利用。主要为学生就业、参军、考级考证、入党、资助等提供学历证明或在校情况。学籍档案管理工作就显得尤为重要。某种意义上讲，高职教育就是就业教育，学籍档案及其利用对学生就业及创业攸关重要。

2.2 学籍档案工作是验证高职教育人才培养目标和教育质量和水平的关键 高职教育是以培养一线所需的高素质高技能人才为目标任务，学生学籍档案记载着在校期间学院教学、教育过程。高职教育必须走产学研结合，以服务区域经济，凸显产业特色的办学路子，工学结合、校企合作成为主要的教学模式；凸显综合素质，凸显技能锻造的过程教育和过程记载。因此，学籍档案工作记载教学教育过程，验证着教学质量和教育水平，成为重要的考核评估依据。

2.3 学籍档案工作是为高职院校毕业生就业搞好服务的关键 学籍档案就如人际交往的一张“名片”，名片效应往往产生事半功倍的效果。随着科技信息化水平的提高，用人单位对人才档案需求趣向电子化发展。要求更高，毕业生要实现自己的价值，就要经受社会的考验和挑选。学籍档案记载的所有内容，是用人单位必须考察的材料。提供的材料越充实，得到的保障就越有利。

3 服务人才培养目标的高职学生学籍档案管理的举措

针对学生档案管理的特征及重要性，采取“五化”对策，即强化领导力量和责任意识管理、档案人员要专业化、档案材料要规范化、传递档案要制度化、管理逐步现代化，以期有助于高职人才培养和教育目标的实现。

3.1 人才培养目标引领，强化领导指导作用 学生档案是全面反映院校培养教育学子，提高其综合素质的第一手资料，是校方举荐毕业生升学就业的权威性材料，也是学生走出校门，参与社会工作的重要依据。诚然，没有坚强的具体领导，就没有持久的强有力的工作措施。院校领导与全体教职工都要强化学生档案意识，自觉支持做好、做精学生档案工作。首先，院校要把学生档案管理工作纳入议事日程，纳入职能部门的目标管理，把学生档案建设当作院校一项重大的基础性工作常抓不懈。在布置、检查、总结学生管理工作的同时，要布置、检查、总结学生档案工作。其次，“业精于勤而贵于专”，要在学工部编配懂业务、会管理的负责人专门分工管理档案队伍管理和档案建设工作，非常必要和重要。第三，要认真落实当前档案管理中专职人员、经费、设备等几个急需解决的问题，做到人员落实，目标落实，责任落实，经费到位，设备到位。

3.2 档案管理人员要专业化 任何事业的振兴，关键在于人才；没有专业人才，就没有专业化创新，更不会创造出专业化成果。档案员落实到位，可采取送出去、请进来的办法。对学生管理部门的有关人员和档案员进行专业培训，学习基本知识，掌握档案管理与现代化建设的内容和手段，取得档案员资格证书后方可上岗。对专职档案员，要列入保密人员系列，要严格制度，明确职责，实行目标管理，诚心实意为生服务，在实践中不断提高管理水平。通过培训组建起一支觉悟高、作风硬、业务精，比较稳定的档案队伍。

3.3 档案材料整理规范化 在档案专业队伍组建的同时，院校学工部要依据学生档案收集整理之总体工作量，作出详细计划安排，集中力量，统一时间，统一目标，统一要求，对现存学生档案进行一次彻底的收集整理。应由学工部协调各系部領导具体负责，以专职档案员为中心，配合班主任、辅导员严格按照档案管理中的有关规定，限期高质量、高水平地完成学生档案重新收集整理，彻底改变学生档案“散、乱、差”局面，为今后档案管理的现代化奠定基础。具体设想是：档案材料要完整（涵高中材料）；事实要真实；评定要公正；纸张要统一；书写要规范；字迹要工整。除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。特别是学生所参与的各种社会实践材料，学生优秀模范材料，处分材料和等级证书、资格证书、竞技获奖证书、发明创造证书等复印件，建议应全部列入收集归档范围。学年度班主任、辅导员鉴定要根据学生实际，尽量能真实地反映出各个学生的正能量和德、智、能、绩特点。档案材料整理基本结束后，要按时序装入正规档案袋，填写封面目录，做到内外名称一致，顺序一致。一定要经校方组织专门人员认真验收、认同，最后交由专职档案员，按照档案管理有关规定，统一管理。从此，按年度阶段性收集整理，妥善保管和传递利用等。

3.4 檔案利用传递要制度化 经验教训我们，档案传递千万不能马虎。稍有不慎，就会酿成难以弥补的损失或困难。凡需调出、转入的学生档案，必须严格按照保密制度规定的程序进行。如填写传递单-填写转档登记-严密包封-通过机要传递-检查收存回执-回执来退的应在一月之内及时催查。一定要注意接收单位是否具备文件规定的“县（处）级以上的组织人事部门或县级（含县级）以上人才交流服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件的，应送所在地的人事部门所属的人才交流服务中心保管。这样，可有效避免档案传递中档案丢失现象的发生。在前面所述中，重新收集建档中，对毕业生档案中能够体现其德、智、能、绩的综合材料，如学生成绩表、毕业生登记表、毕业生实习鉴定等最基础性的材料，可搞一式两份，其中一份存档，另一份存放于学生的学籍档案中。便于个别学生档案丢失后，作为重新建档的依据。同时也可有效地避免或杜绝个人利用重新建档之机，做假材料、开假证明，涂改材料等事件的发生。

3.5 管理手段现代化 任何事业如逆水行舟，不进则退。当前已进入信息现代化时代，随着职教事业的迅猛发展，信息技术革命也为院校学生档案建设手段现代化提供了可靠保证。面对学生档案数量增大，项目增多，质量要求趋高，流动方向多样化、流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位众多等特点，原有的学生档案建设与管理手段显然已不适应巨变的形势。加快推进院校学生档案建设与管理手段的现代化，确实成为时代之要求，改革创新之必须。院校应舍得投资，与时俱进，充分利用现有之人才、设施，抢抓机遇，创新工作，以生为本，追求卓越，逐步实现学生档案管理现代化。

总之，学生档案管理工作是院校管理工作的重要组成部分，是一项十分繁琐、量大面宽的基础性工作。“始于至诚、终于至善”。通过强化指导、责任问究，组建专业队伍，专业培训，重视收集整理，传递建制，手段现代化等科学开创工作，紧贴高职人才培养目标，切实发挥学生学籍档案的重要作用。

参考文献：

[1]李霞.高职院校学生学籍档案管理若干思考[J].岳阳职业技术学院学报，2010年5月：122-123.

[2]卞婕.高职院校学生学籍档案管理工作的问题及对策[J].办公室业务，2012年6月：111-112.

[3]张航.浅谈学籍档案管理的信息化建设[J].价值工程，2013（07）.

作者简介：董文英（1967-），女，江苏宜兴人，馆员，研究方向为档案资料管理。