档案室绩效考核方法初探

陈姹

摘 要 本文基于档案室日常业务工作实际，运用马克思主义政治经济学的价值概念抽象出千差万别的工作任务的共同点进行同质比较，科学地计算出每个工作岗位的实际业绩值，提高档案员的工作热情，把枯燥烦琐的业务操作变成你追我赶的竞争游戏，推动档案室工作获得更高成效。

关键词 价值 工时 绩效考核 实效

中图分类号：F270 文献标志码：A

档案室的业务工作具有烦琐、重复、枯燥的特点，容易使长期做档案业务的员工产生厌倦和惰性。随着现代企业管理的推进，档案室逐渐也被列入了绩效考核的行列。绩效考核对一个预期产生较好业绩的组织而言是很有必要的。考核的方法很多，不同业务类型、不同层次的考核不尽相同。对于档案室业务工作的考核，多年来一直都处于定性考核的阶段，这种考核没有真正激发档案室的活力，没有根本改变档案室员工的工作状态。

在一个单位中可能会有相同的岗位，但一个单位绝不可能都是同一个岗位，都做同样的工作。一提到考核，许多人会强调，工作内容不相同，怎么衡量谁干得多、谁干得少，更无法比较谁干得好、谁干得坏了。不同的工作内容真无法比较吗？为什么超市里的商品千差万别，可最终总是能够结算？超市中的商品能够结算是因为在不同的商品中都包含着共同的价值——社会必要劳动时间。看上去不一样的工作形式也有可以抽象出共同的可以对比的本质属性——价值，也就是包含在每一项工作中的必要劳动时间。某一项工作任务的必要劳动时间是依据本单位员工完成此任务达到一定的质量而需要的平均时间来确定的，我们称之为“工时”。

工时的确定不是随意的，经常重复的工作项目要以一定数量的实测数据为基础取出一项工作需要的平均时间，形成一个工时定额表。比如：档案收集时需要编制交接清单，根据实测，每录入一条记录平均3分钟，那么，归档交接记录每一条的工时就是3分钟。档案业务中有相当多的固定工作项目都可以确定工时。比如：装订、编目、装盒、著录、贴条形码、入库交接、档案借阅等。档案室也有不固定、不重复的工作项目，但量比较少，可以采用员工事前评估、协商的办法确定工时后再实施工作项目。

奖金的发放不能用工时来计算，所以要把工时转化为分数才能形成与其它单位相同的奖金计算标准。将工时转化得分的计算公式是：某员工的绩效得分=130-K祝ㄗ罡吖な？该员工的工时）。工时最高的员工本月得分就是130（注：公司规定业绩分130封顶，当然也可以100分封顶，根据公司要求而定）。K是个在一定时期内稳定的常数。当部门总任务比较大时，需要增加竞争强度，K值应趋大；当部门总任务小时，需要减弱竞争强度，K值应趋小。从这个公式可以看出，本部门工时最高的员工是本部门的标杆，其他员工的业绩是通过计算与此员工的差距来体现的。

这种考核方法在一个档案室经过了六年的实践检验，表现出以下优点：

首先，这个方法真实地记录了员工的业绩，使得员工多年的业绩可以清楚地累积，增强了从事琐碎工作员工的成就感。 第二，它解决了不同工种不可以对比的难题，比较容易说服员工接受考核结果。

第三，它极大地鼓励员工不断提高工作效率。因为额定工时取的是完成一项工作任务所需要的平均时间，如果一个员工低于这个时间就是亏的，而高于这个时间就是赚的，所以，员工会不断努力去缩短工作时间，提高工作效率。

第四，它实现了员工从推任务到要任务的转变。因为，过去的考核是按岗位任务考核，岗位任务以外的临时任务、紧急任务一般没有员工积极响应，但这种考核方法使得员工接受任务的积极性很高，当一个岗位一个时期没有任务的时候员工会有危机感，员工会要求主管为其找任务，甚至会开发出新的工作任务，这样就很好地分配了人力资源，扩大或完善了本单位的业务面，形成水涨船高的竞争局面。

第五，打破了先进轮流坐桩的传统，让真正有突出业绩的员工当先进，让其他员工口服心服。

第六，通过调节K常数可有效调节竞争强度，适应单位总任务的变化。

第七，由于每月员工的绩效考核的程序是员工填写业绩申报表交主管、主管核实申报表、公示、沟通、定稿、发布、计算奖金、报人事部。员工在申报业绩时并不知道自己在团队中会排在哪个位置，只有等到公示时才知道，所以，每个员工在每月一开始就不自觉地抓紧时间去完成每项工作任务，累积自己的业绩，整个团队就会呈现一种你追我赶的工作氛围，促进了团队的发展。

当然，一个方法有优点就会有缺点。首先，它不能适用于工作任务大部分都不重复的单位，如果每项工作都不重复，都要适时定标准是不现实的。

第二，当人们都去追求数量累积的时候，质量控制成了一道难题，需要投入更多的资源去检查和考核。

第三，当人们都在不顾一切地完成个人任务时，协作就会被弱化，不利于团队整体工作的开展。

第四，业绩最优的员工和业绩最差的员工的实际兑现差比较来看并不公平，因为通过测算，最差的员工如果只完成最好员工一半的工作量，奖励差最多只有五分之一，这对先进而言是不公平的。但是这个负作用被中国文化平衡了，结果是最优秀的员工也愿意接受并且下一次仍然会努力工作，争取第一。

第五，对于高技术含量的一次性工作任务，这套方法有些勉强，因为测定这种工作任务的额定时间需要专家组评审，很难拿出让人口服心服的标准。

实践证明，这种考核方法使档案室员工的工作热情得到了激发，工作效率大幅度增长，档案室的整体绩效有了很大的改观。对于工作任务重复性较高的基层档案室而言这确实是一个富有实效的绩效考核方法。□

（作者：塔里木石化分公司档案资料中心，大学本科学历，馆员，研究方向：石油化工建设项目文件管理及档案室业务管理）