高职院校人事档案工作浅析

黄昆 邓芳

摘 要： 人事档案管理是高职院校管理中的一项必不可少的基础性工作，也是人事工作的一个重要组成部分。本文从人事档案工作的重要性为出发点，谈及影响高职院校档案管理的弊端，得出如何提高人事档案管理人员现代化管理意识。

关键词 ：高职院校 人事档案 创新

一、高职院校人事档案工作的重要性

人事档案管理顾名思义就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是指学校在人事档案活动中形成的，形成教职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等内容的文件材料，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息，是各级组织全面地考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。在人事档案管理工作中，必须严格保管，确保人事档案的完整与安全。高校人事档案工作是组织人事工作的重要内容，是高校人才队伍建设的重要基础工作。

二、影响高职院校档案管理的弊端

1管理水平低，意识滞后

一直以来，高校领导和教职工对人事档案工作的重要性认识不足，片面地认为人事档案工作只是“收收管管，翻翻找找，查查看看”，只是收集和保管资料，谁都可以做，能应付就行了。

高职院校人事档案管理缺乏必要的重视度，管理人員业务水平相对比较低，一般高职院校没有专职的档案管理人员，大多数都是兼职，管理水平明显达不到预期的设想。

2重保存、保密，轻服务、利用

目前，高校的人事档案管理侧重于档案的保管、保密、查阅、借阅以及转递，不注重如何充分开发和有效利用档案资源，人事档案的利用率受到当前高校人事档案管理体制的约束。多数高校人事档案管理者缺乏档案使用意识和参与意识，他们很少去研究档案材料的开发利用，高校人事档案工作仍处于“被动应付”的状态，难以为人力资源开发、人才队伍建设提供高质量的服务。

3管理方法滞后

目前的人事档案管理方法，重管理，轻服务，方法繁琐，不易操作，反应较慢，现代化管理水平不高。比如干部人事档案管理方法滞后于干部人事制度改革的进程。干部考察任用对干部个人经历和个人基本情况主要依据是干部档案所记载的，这就要求干部档案在管理上要主动适应干部工作的要求，不能处于被动应付状态。档案管理的繁琐很大程度上是由于档案工作本身的繁琐所造成的，这就要求必须改进档案管理方法。

三、整理高校人事档案工作工作注意点

1首先组织人事处要挑选本部门有档案管理工作经验的，认真负责的同志担任整理档案工作。整理档案的人员熟悉整理档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。

2整理人事档案，首先要收集好人事档案材料，并准备好卷皮，目录纸，衬纸，切纸片，打孔机，缝纫机等必需的物品和设备。

3要认真鉴别、分类准确、编排有序，目录清楚、装订整理。

四、提高人事档案管理人员现代化管理意识

要实现人事档案管理现代化.首要的任务就是用现代人事管理理论和科学的档案管理理论更新人事档案管理人员的管理观念与管理理念。现代人事档案管理者还必须具备以下几方面：

（一）依法管理、照章办事的观念

高校人事档案管理人员必须熟练掌握与人事档案管理有关的法律、法规及有关政策。既要熟悉《档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律、法规，又要熟悉《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作文件选编》等专业档案工作规则.并在人事档案工作的各个具体环节中认真贯彻上述法律、法规及有关政策.

（二）组织档案管理工作人员参加培训和学习

为提高学校档案管理工作规范化、科学化水平，提高学院档案管理人员工作效率性，结合学校“文化发展年”活动，组织人事处经常组织分管学院档案工作的老师参加档案员业务培训工作会议。通过培训，对档案工作有了更深一步了解，开展档案工作更加得心应手。

（三）建立系统化的档案管理小组

大多数高职院校可以建立相应的档案管理工作机构，并负责对学院的人事档案工作进行指导、监督和检查。学院组织人事处负责牵头工作，每个部门设定一名专门的部门档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。组织人事处档案管理机构有专职干部专门对部门的人员进行指导。并且接收上级有关业务部门的检查工作。这样既减轻了组织人事处的工作量，也有系统的做好学院档案管理工作。

（四）自主创新档案管理工作

创新是高校人事档案工作保持蓬勃生机的力量源泉，高职院校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，以创新思维指导人事档案工作的实践，更好地适应新时期高校快速发展的要求。

1不断加强人事档案工作者的创新学习意识

现在社会已进入信息时代，人事档案工作者要适应新时期经济发展的需要，服务经济建设，服务高校发展，就必须作为创新主体，主动迎接挑战。

树立创新意识。要有创新的意识和思想，要积极研究社会需求，有超前的服务意识，把人事档案工作融入新的经济环境中。档案工作创新采用对档案管理的创新想法，没有创新的意识，档案工作创新就无从谈起。

培养创新能力。档案工作者应努力优化自己的知识结构，持有怀疑的精神、求变的态度和综合选择的能力，使自己成为符合时代要求的复合型人才，努力学习档案新知识、新理论和新技术。只有这样，才能充分发挥自已。的潜力，积极培养出自己.对新知识的敏感性和善于把新知识转化为有效服务的能力，创造出新知识。

2改变管理方式是人事档案工作创新的手段

在人员流动日益增强的情况下，纸质档案的弊端也更加明显。所以，应大力推进人事档案管理的现代化和信息化，加快人事档案信息全国联网的步伐，使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便、快捷。在人事档案方面，建立一个更加方便有效的电子人事档案系统。这样可以改变人们对人事档案的看法，真正使人事档案成为促进人才流动的工具，而不是束缚人才的牢笼。在方便查询的同时，要加强机密管理，涉及个人隐私的材料必须有所限制，不无限制公开，以保证公民的隐私权。

3拓宽服务渠道是高校人事档案工作创新的目的

随着市场经济的发展和科学文化建设高潮的到来，高校的各项工作对人事档案内容要求越来越广，对服务方式的要求越来越活。因此，我们要紧跟时代步伐，抓住机遇，加快人事档案工作进程，按照“坚持创新，突出服务”的思想加快人事档案部门的业务建设。首先，改进服务方法，在校园网上建立专门档案网页，最大限度地满足高校发展对档案的利用需求。其次，档案的开发利用要向深层次服务转化。根据高校教学、科研工作的需求收集一些有突出贡献的专家、学者的学术资料。

4运用现代科技手段，开辟档案资源管理新途径

档案资源管理因为有了智能化管理平台的出现和广泛运用变的更加高效，档案管理部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件，积极参与档案管理系统的设计与建设。以告别手工操作运转慢、效率低的状况，积极运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新、由慢变快。

参考文献：

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[2]宋焕敏高校人事档案工作存在的问题及对策研究[J]兰台世界，2006（2）：29-30

[3]张红霞高校人事档案工作要有新思路[J]兰台世界，2007（11）：18

[4]徐虹高校人事档案工作中的问题与对策[J]兰台世界，2006（21）：20-21

[5]廖伟华论示范性高职院校档案管理工作创新策略[J]科技信息，2010：200-201