高校“秘书事务所”研究综述

董长春，孙晓丽

(常州工学院人文社科学院，江苏 常州 213002)

“秘书事务所”，顾名思义就是接受他人委托处理秘书事务的场所、机构，英文为“The Secretary Office/Firm”。随着经济全球化进程的加快和中国经济的迅速崛起，秘书服务的市场需求与日俱增。20世纪末，北京、上海等大都市出现了提供秘书服务的公司，但秘书服务只是这些公司业务的一小部分。2002年，全国首家经工商部门登记注册，提供专业化、职业化秘书服务的机构——南京京华秘书事务所成立。之后，在全国各大城市陆续有新的秘书事务所出现，秘书事务所或相关的秘书服务企业步入了稳步发展阶段。

高校秘书事务所依托高校文秘专业(系)设立，是秘书专业实践教学的新平台。它对内是秘书专业学生实训(习)的场所，是面向学校各职能部门、专业系部、社团和广大师生等提供秘书服务的学生团体；对外是按照公司体制运营的仿真/全真企业，是联系学校和社会的桥梁。它一方面能够为文秘专业学生提供优良的实习基地，促进学生对理论知识的吸收和转换，为其提供勤工俭学机会，推动“零距离”就业；另一方面可以增加教师的秘书从业经历，促进“双师型”教师的成长，还能获取一定的利润用于学科和专业建设，实现产学研一体化发展，提升办学水平。因此，国内高校纷纷设立或正在探索设立秘书事务所(或称“校园秘书”服务公司、模拟办公室等)，其时间跨度、地域分布、性质类型有着相应的特点和规律，相关研究内容主要集中在设立条件、机构设置、业务范围、运营机制等方面。高校秘书事务所一直在探索中前进，在前进中总结。

一、时间跨度和地域分布

(一)时间跨度：始于20世纪80年代末，兴于21世纪初

国内关于高校“秘书事务所”的探索和研究早在20世纪80年代就迈出了第一步。据1991年《秘书之友》杂志上刊载的《加强秘书专业教学实践性环节的新尝试——温州大学秘书事务所工作探讨》一文介绍，温州大学中文秘书专业于1989年3月正式创办了秘书事务所。深圳职业技术学院等高职院校在20世纪90年代就开始筹建文秘实训室，为其秘书事务所的创办奠定了基础。

中国人民大学档案学院的安忻分别于2000年和2001年发表了两篇文章论述关于建立档案与秘书事务所对文秘档案专业教育的重要意义。2005年，《高校秘书专业创办秘书事务所的探索》一文对创办高校秘书事务所的社会基础、重要意义、运营设计等方面作了系统探讨。2008年，南京钟山学院秘书事务所建设正式启动。2009年，株洲职业技术学院秘书事务所——“绿叶秘书事务所”成立。2010年，全国首家校企合作秘书事务服务企业——市点秘书事务所丽水分公司在丽水职业技术学院注册成立。同年，由新疆金石集团股份有限公司赞助、设于乌鲁木齐职业大学传媒学院的秘书事务所正式揭牌。2011年，湖南长沙民政职业技术学院秘书事务所——恒达秘书事务所成立。2012年，经江苏省教育厅重点立项的大学生实践创新项目标志着常州工学院秘书事务所建设正式启动。

(二)地域分布：集中于中东部发达地区

江浙地区经济发展速度快，新兴产业活力强盛，庞大的外资企业、中小型企业拉动了秘书服务的整体需求。江浙地区出现了国内最早的商务秘书事务所——南京京华秘书事务所、温州市点秘书事务所，它们给该区域高校秘书事务所的设立提供了经验和借鉴。江浙地区设立秘书事务所的高校主要有：温州大学、南京钟山学院、丽水职业技术学院、宁波城市职业技术学院等。

湖南省是中部经济发展最活跃的省份之一，该区域的高校秘书事务所也较为集中。根据周扬莉的《湖南省高职文秘专业秘书事务所校企联合现状的调研报告》，“长沙商务职业技术学院、岳阳职业技术学院、长沙民政职业技术学院、长沙大众传媒、株洲职业技术学院等5所高职院校的文秘专业……组建了秘书事务所”。其他地区的高校秘书事务所也有渐趋发展之势，如广东罗定职业技术学院秘书事务所、新疆乌鲁木齐职业大学秘书事务所、重庆城市管理职业学院同沁秘书事务所。

二、类型、性质、功能

依据高校秘书事务所的设立阶段和承接业务的范围，高校秘书事务所可以分为以下三类。

(一)内向型

它既是文秘专业学生校内实训(习)的机构，又是面向校园提供秘书服务的学生团体，员工绝大部分是学生。它以“仿真”的秘书工作岗位和环境为背景，以学生为中心，采用分组轮换上岗操作的方式，通过角色扮演、完成任务驱动，让学生体验工作业务流程和企业真实管理过程。此类秘书事务所大多脱胎于秘书实验(训)室、校内实训基地等传统实践教学载体，国内大多数处于初期探索阶段的秘书事务所都属此类。

(二)内外兼顾型

它在承载校内秘书专业教学、技能训练的同时，通过向社会提供秘书服务赢得一定利润，员工除了学生也会因业务需要抽调校内专职秘书或临时聘用外来人员。它由内向型秘书事务所发展而来，开始进行社会服务功能的探索，兼顾校内实训和校外服务。长沙民政职业技术学院、宁波城市职业技术学院、株洲职业技术学院等设立的秘书事务所都属此类。

(三)外向型

它主要承接校外(社会)秘书事务，服务于社会团体和企事业单位，具备独立的运营条件或法人资格，员工为专职(全职)，一般根据市场进行定价，属于半营利性组织。它由内外兼顾型秘书事务所演变而来，是校企合作的产物，代表秘书事务所的成熟阶段。温州市市点秘书事务所丽水分公司就是此类事务所的典型代表，它由温州市市点秘书事务所和丽水职业技术学院文秘专业共同组建，是全国首家校企合作正式注册的秘书事务服务企业。目前，其他高校的秘书事务所还很少进入此列。

三、运行条件

人、财、物是保障事务所运行的不可或缺的资源条件。

事务所人员构成有三个层次：管理层、指导层、执行层。管理层一般为院领导、系主任，指导层一般为秘书专业骨干教师和校外企业专家，执行层主要为秘书专业优秀学生和外聘资深秘书。管理层一般较稳定，而指导层和执行层则会因事务所类型不同而有所差异，如秘书专业的骨干教师在非外向型秘书事务所中担任指导角色，而在外向型事务所中则很可能直接承担秘书服务。岳阳职业技术学院秘书事务所“在管理上由主管院长担任所长、秘书系主任担任办公室主任，事务所员工由秘书专业骨干教师、外聘资深秘书及秘书系优秀学生组成”。宁波城市职业技术学院秘书事务所的专家指导中心由文秘专业教师、校外企业专家组成，人员规模根据工作任务设定。

事务所资金来源主要有：校内来源于学校资助、项目拨款；校外来源于企业赞助、捐助；事务所自身盈利。株洲职业技术学院绿叶秘书事务所规定秘书事务所经费来源为：捐赠；学院资助及校外机构资助；在核准的业务范围内开展相应活动或服务的收入；专业建设经费；其他合法收入。事务所所需资金依其类型不同数量不一，不同阶段(启动、营运)所需资金也有所不同。内向型事务所因其依托校内已有的秘书实训室和相关资源，学生提供秘书服务后，一般只发给少许报酬，因此所需启动和营运资金少。作为独立企业实体的外向型秘书事务所的最低注册资本只需符合有限责任公司3万元的标准，且可分期缴足。

事务所的主要办公场所一般借用校内办公室，一种是设于教师办公区域(便于管理和指导)，另一种是设于专门的秘书实训室之内(便于执行和操作)。具体的办公面积据员工数而定，一般按职能和业务等进行布局。设备用品一般分为五大类：一是基础办公设备：办公桌椅、会议桌、档案柜等；二是办公自动化设备：电脑、电话、传真机、复印机、打印机、扫描仪、多媒体讲台、投影仪、音响等；三是办公用品：纸簿类、笔尺类、装订类、归档用品、办公设备专用易耗品等；四是生活用品：饮水机、茶叶、水杯、面巾纸等；五是业务涉及范围内的其他特殊设备用品。

四、机构设置和业务范围

高校秘书事务所多采用职能参谋式为主，委员会式为辅的组织结构形式。成熟的、规模较大的秘书事务所的组织机构较为健全，包含了三类机构，见图1：

图1 高校秘书事务所的机构设置

一般来说，领导和辅助机构较稳定，职能机构的设置则主要受到三方面因素影响：所在区域的秘书业务侧重、高校专业资源特点、事务所自身具备的资源。国内一些高校如中南大学职业技术学院的商务秘书事务所就在探索一些特色服务机构(如商务谈判、外文翻译等)。内向型秘书事务所更突出职能机构，相对弱化其领导和辅助机构，表现为有的并未明确事务所委员会的地位，有的办公室负责人事、培训、财务、组织、宣传等所有辅助管理事务。绿叶秘书事务所设立了秘书事务所委员会、专家指导中心、办公室、人事部、宣传部、业务部、市场部等部门。湖南商务职业技术学院秘书事务所下设所委会、综合办公室、宣传与策划部、市场拓展部、业务部、信访部等六部门。宁波城市职业技术学院秘书事务所内设总经理办公室、人事部、通联部、业务部等部门。市点秘书事务所丽水分公司下设行政人事部、财务部、市场部、培训部、档案事务部、公关事务部、社会调查部等部门。

高校秘书事务所的业务分校内和校外两大部，办文、办会、办事三大类。湖南商务职业技术学院秘书事务所就明确了面向校内的业务范围：完成校内各部门文档管理任务；承担学院主办与承办的各类会议、庆典活动；承办校内各种学生社团活动的组织筹划、社团成员的培训讲座等；承办各类课件制作，各类文章的润色修改、推荐发表等相关事务；策划和组织各类等级考试及培训事务。对外业务一般包括三类：一是办公室环境布置与整理、文档整理与编排、打印复印、收发传真等办公室日常管理事务；二是礼仪、家政、家教、劳务中介服务；三是会务服务、文案策划、市场调研、职业技能培训等。非外向型秘书事务所业务以一、二类为主。外向型秘书事务所的业务集中于第三类。就事务所整体而言，其服务范围和对象以校内为主，校外服务发展缓慢，停留在层次相对较低的事务性业务和中介服务层面，业务开拓上也比较被动。

五、运营机制及组织建设活动

高校秘书事务所一般运营流程为：首先，通过辅助部门或业务部门接受任务，经指导教师或校外专家指导，分析情况并制订方案；其次，经委托单位审核通过，组织实施；最后，由委托单位予以评价并总结。事务所以四大运营机制作为支撑。

一是领导机制。事务所接受学院党委行政和系部的领导和管理，并服从文秘专业教研室的直接管理，一般实行集体领导和分工负责相结合的领导机制。凡属重大问题及决策都由委员会集体讨论，由会长决定有关重大事项，另外根据职能分工实行部长负责制。

二是人事机制。事务所优先选聘优秀学生和资深秘书，定期更新学生员工，实行岗位(部门)轮换、以老带新，实现良好的循环。

三是监督考核机制。绿叶秘书事务所章程规定由办公室对事务所的活动开展、财务、人员变更等情况进行检查。依据值班、会议及活动出勤，结合平时表现与民主评议情况对负责人进行全面、公正的考评。《关于高职院校文秘专业成立校园学生秘书事务所之初探》一文中指出主要考评形式有：通过事务所定期召开经验交流与总结大会进行考核；根据秘书国家职业资格鉴定标准进行考核；根据校内各相关部门领导或管理者的客观评价进行考核；根据实习生的全面自评进行自主考核。

四是资金收入和分配机制。事务所按院系规定或依法协商进行收费，一般面向校内的服务可暂时考虑最低收费或免费，面向校外的服务可以根据行业、任务和要求的不同按劳计酬。宋湘绮等人认为“小型的日常事务可以按钟点计算，中型和大型的如商务谈判、会议会谈、活动策划等则可按场次和天数计算”。陈今认为可以“参照学生勤工俭学的标准订立公开的收费标准，也可根据企业的经营规模及财力大小来支付”。《高校秘书专业创办秘书事务所的探索》一文中指出：“从减轻创业压力的角度出发，比较合理的薪酬方法是业务提成法，按团队或部门业务绩效的总量提取一定比例作为员工薪资。”具体来说，可以根据员工在服务过程中的表现，提取当次服务总报酬的20%～30%作为员工个人工资。其余的70%～80%主要用于维持日常机构工作的支出(办公租金、日常用品开支、活动经费)、期末奖金、公共积累资金(指导老师费用、学科建设、改善教学环境)等。

组织建设活动应着力于培养员工综合素养，以有利于塑造事务所的良好形象并扩大影响，担负着构建事务所核心价值及组织文化理念的重任，但目前关于此方面的集中论述较少，组织建设活动方式可以概括为：(1)依托事务所成立学生秘书协会；(2)定期组织员工到实训室、图书馆、机房等场所进行学习和交流；(3)邀请校外文秘专家做专题讲座、技能培训；(4)组织成员到校外参观见习、拓展训练；(5)组织秘书节庆典活动；(6)组织秘书职业技能大赛；(7)制作发行秘书事务所有关期刊、宣传单、海报等。

综上所述，关于高校秘书事务所的研究目前还处于现状描述和经验总结阶段，缺少针对服务对象的第一手调研资料、对现状的深层次剖析和发展对策建议，鲜少涉及一些关键问题，如事务所运营的主要影响因素和发展瓶颈，如何扩大宣传和开拓业务，如何保障扶持力度和执行力度等。只有解决了这些难题，高校秘书事务所才能形成鲜明特色，提升核心竞争力，才能经受住时代考验，步入科学发展之路。

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