Excel服务器在中小企业信息化建设中的应用

摘要：通过目前中小企业的信息化现状，我们可以清晰地看到国内中小企业中应用最多的是电子表格，而电子表格中占据绝对地位便是Excel，本文引入了excel服务器模式，利用其在企业预算与报销管理中的实际案例，介绍一种新的信息系统部署模式。

关键词：中小企业；信息化 excel服务器；电子表格；企业管理

作者简介：朱宁，女（1963.2-），图书馆副研究馆员，曾在兰台世界、现代情报、情报杂志、通信学院学报等发表文章。

[中图分类号]：G25 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139(2012)-13-0209-01

一、现代企业信息化管理系统部署的模式：

现代企业部署管理信息系统的方式有三种：第一种是资金充足的企业自己搭建IT开发团队独立开发，优点是做适合于自己企业的系统，但成本极高，是大企业所为；第二种是从知名管理软件厂商处购买成套的软件，这种方式应用最多的就是ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）软件的部署，部署ERP软件最大的风险来自于软件架构无法跟上企业需求的快速变化，且部署ERP软件成本不低；第三种是采用正逐渐流行的SAAS模式租用管理软件系统，这种方式由于信息保存在对方的数据服务器上，其安全性不强，极容易泄露。其实，还有一种成本更为廉价，而实用性非常强的部署方式，那就是利用电子表格为基础来构建企业的信息管理系统。

对于现代的绝大多数企业来说，对电子表格的应用都是频繁的。电子表格软件可以输入、输出、显示数据，可以帮助用户制作各种复杂的表格文档，还能对输入的数据进行各种复杂统计运算后显示为可视性极佳的表格，将大量的数据变为多种漂亮的彩色商业图表显示出来。另外，电子表格还能将各种统计报告和统计图打印出。目前市场上的电子表格软件有微软的Excel、CCED、金山WPS等等，应用最普遍的无疑就是微软的Excel。

企业的电子表格数据多了，如何管理是个难题，如果不同的电子表格之间可以进行数据的相互调用，那么无疑可以降低企业的信息管理工作量。现代企业一般都有自己的局域网和服务器，也有自己的数据库系统如微软SQL Server 2000等，于是电子表格服务器软件诞生了。这种方式成本更为廉价，并且企业可以根据自身的需求灵活定制应用，一旦企业的需求变化，企业自己就可以立即进行修改，这就是Excel服务器。

二、Excel服务器简介

Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台，它将电子表格软件MS Excel和大型数据库管理系统集成为一个网络数据业务协同工作环境。在这个平台上，用户可以充分发挥Excel的应用水平，通过设计模板、定义工作流、定义表间公式等简易直观的操作，实现管理意图，轻松、快速构建能够适应变化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系统，Excel服务器以微软Excel为客户界面，将Excel文件和数据保存到微软SQL Server 2000中，自动生成Excel表单/报表，用工作流传递Excel表单/报表。不但能够在局域网中应用，还能在互联网上应用。而且还能集成外部数据源，构成一个统一的数据库系统。Excel服务器最大的特点是能够像用Excel一样方便、简单、任意修改，不需要软件工程师来维护管理信息系统。下面用实际例来看它是如何工作的。

三、利用Excel服务器构建预算与报销管理系统

1、利用EXCEL服务器平台轻松构建预算与报销管理系统

我们即将建立的系统支持费用预算的编制、调整、控制，并可以在费用报销的过程中分月份、季度和年度对预算进行监控。系统后台数据库采用SQL SERVER 2000，可以同时支持网页填报和Excel客户端填报。Excel服务器只需要在一台担任服务器角色的电脑上安装成功，剩下的工作便是设计好Excel模板。对企业来说，这些模板通常都是现成的，只需要根据自身情况设计好表间公式，整个业绩考核系统便可以投入使用了。我们把系统分为三个部分：主数据、费用预算管理、报销管理。需要说明的是，本文压缩了系统的许多功能，目的是为了进行一个快速的展示，而非真正在本文中构建一个完整的系统。

2、系统展示

2.1、费用预算申报

如上图所示，用于在申报费用预算时，需填写本部门名称和预算年度。本模板中的费用项目字段为系统自动提取，数据来源于主数据中的“预算费用名称”模板。用户可以根据自己的需要增加新的费用项目，或者删除某些不需要的费用项目。系统将自动计算每个季度的金额以及年度的总金额。费用预算需经过部门经理、财务副总和总经理三级审批。费用预算审批通过以后，系统将自动创建一份“预算余额表”，用于记录预算余额。

2.2、费用预算调整

当某个部门需要调整多种费用的预算时，例如差旅费和通信费，则需要填报多个表单。调整预算时，用户需填写部门名称、预算年份和费用名称，然后系统自动提取当前的预算额。用户可以在“调整后”一栏内填写修改后的预算金额。

2.3、差旅费报销

差旅费报销几乎用一个表就能完成。如果申请人此前有借款，在填写报销申请时需填写借款编号，以冲抵借款。申请人还需要扫描报销单据，并在“报销单据”字段以附件形式上传。

通过简单的演示，整个系统其实就是管理各种电子表格。只不过在这里，电子表格被共享了出来，企业员工根据自己的权限和角色来统一管理。当然信息化过程实质上是一个随着时间而不断发展的持续过程，而不是某个阶段性的目标。环境在变化，信息系统也需要相应地变化、改进和完善。

参考文献：

[1]、谌桂枝.?浅论Excel服务器在信息管理中的应用.企业家天地. 2008(07)

[2]、阿君.用勤哲Excel服务器打造企业自己的管理平台.电脑报.2010-8-2

[3]、王晨.Excel服务器在高校管理中的应用.科技信息.2008（32）