对水利工程档案现代化管理的思考及建议

赵金龙

（略阳县水利水电勘测设计大队 陕西 略阳 724300）

档案工作虽不直接作用于水利工程的建设，却能如实地反映了水利工程建设管理、维修养护的全过程，是水利工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，其对于水利工程的安全运行和发挥效益至关重要。建立水利工程维修养护档案的管理在水利工程维修养护管理中占有重要的地位，应该作为一项系统化的长期工作进行规范和重视。

1 建立水利工程维修养护档案管理的重要性

目前，随着水库除险加固，灌区管养分离，农田水利末级渠系建设等工作的开展，水利工程维修养护已进入实施发展阶段。水利工程维修养护档案即产生于整个维修养护实施建设全过程，记录从工程项目提出、决策、可行性研究、设计、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程，包括了以上过程中产生的文字、图纸、图表、声像、计算资料等不同形式与载体的各种材料，对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他类似工程也起着借鉴与参考的作用。例如，通过已形成的档案，可以看出可研、初设等设计文件是否齐全；是否进行了招投标；工程实施过程中，施工、建立单位可有按照相关的合同、技术文件对工程进行质量、进度、投资等控制等等，所以必须加强这项管理工作。同时,档案资料还是工程后期正常运行的基本保障。建立的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造，不断提高管理水平具有重要的作用。工程建成投产后，最熟悉工程的设计、施工人员必然会撤离，接手工程的运行管理人员只能从所建的档案中了解知晓工程的详细情况和运行期维修养护的重点，档案资料的完备清晰程度将会影响工程的安全运行和效益的正常发挥。因此，必须强化档案意识，消除长期以来的“重建设，轻档案”现象，明确档案整编的责任、内容和深度，确保工程维修养护档案准确、完整、规范。

2 系统科学的建立工程维修养护档案

为了保证工程维修养护档案管理工作规划、标准、科学，笔者认为以下几方面的工作还需要加强。

（1）制定档案管理相关的规章制度。把档案工作确实纳入生产管理之中，把每一环节档案的形成、积累、整理工作形成制度，责任到人，纳入有关部门和工作人员的岗位职责，并与责任人的经济利益挂钩。例如，工程设计或施工或竣工，项目负责人在资料形成的过程中对资料的收集和整理负责；之后，又必须对档案进行鉴定、整理，并完整地移交档案管理部门。另外，专职的档案工作人员必须时时督促和指导档案的收集、整理工作，保证工程进度与档案进度一同步，一旦发现问题，及时更正。

（2）重视档案工作。把档案管理强调为维修养护过程、生产管理的重要组成部分，所以参与人员必须重视，领导更应加以强调和关注，在制度、装备、人员配备上均给予一定的支持和保证，督促档案工作的完成。

（3）档案工作的可持续性。档案管理是一项细致、繁杂的工作，从工程项目提出就应做起，到工程建设、建成投入使用（或运行），再到使用（或运行）期间的维修养护，应做好每个阶段的记录和管理工作，提供全面翔实的档案资料，更好地服务于本工程，同时为相似或相同的工程提供良好的参考作用，体现其可持续性。

（4）建立统一的档案标准。格式标准：档案资料应当全部采用电子文档保存，便于查阅，采用统一标准，所有彩色图片为3寸JPEG格式；简图采用CAD软件绘制，准确反映实物尺寸；文字采用WORD文档，描述应简练，主标题2号字，正文4号字，全部仿宋字体。档案内容则要求具体反映工程的各项指标参数。以灌区维修养护工程为例，内容包括渠道工程主要标段、工程名称、长度、渠道宽度、渠道深度、比降、断面形式、设计流量，衬砌厚度、衬砌高度，平台、渠堤宽度、保护范围（列表）；绿化树木数量、品种、直径，改造或维修时间记录等。对于水库除险加固，则包括建筑物工程主要是标段、工程名称、长度、宽度、高度，桩号、面积、数量，修建时间、工程现状，维修记录等。对于金属结构安装，主要内容则包括设备名称、工程名称、型号、桩号、规格、数量、安装时间，运行工况等。所有资料要绘制简图及必要的文字加以说明。另外，数目设置方面，渠道要求同一标段渠道尺寸相同的建立一个，断面形式不同的单独建立；对于建筑物，标段内有几个建筑物尺寸形同建立一个，在桩号、工程名称上标注说明，尺寸不同的应分别建立；对于设备，则同建筑物的标准一致，标注说明数量，型号等。

3 加强水利工程维修养护档案管理的建议

（1）构建科学适用的档案管理体制。

项目法人单位需要在项目成立之初，就结合工程项目实际，制定档案工作规章制度，将水利技术档案资料的收集、立卷、归档任务层层分解，明确设计部门、施工部门、监理部门、工程项目管理单位、档案管理部门在档案监理域管理中所承担的任务，纳入相关的管理工作程序和职责范围。档案管理工作要切实做到有组织领导，有专职档案员，有档案管理制度，技术档案整理归档应当规范统一。还应结合单位实际情况，不断完善水利技术档案管理工作的各项规章制度，提高可操作性。

做好档案工作需要把档案工作纳入水利工程总体格局之中，实行统一领导,专人负责，部门分级配合、协调的原则。建设单位在维修养护初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定维修养护的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责，材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定，使整个档案工作从维修养护工程一开始就纳入正常管理轨道，真正做到档案工作的各个环节有章可循，有法可依。在工程准备与建设阶段，档案业务指导人员应及时了解维修养护项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水利工程档案报送的质量，以及成套性和完整性。在维修养护工程实施后阶段，加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全、完整和准确。

（2）引进新技术，推进档案管理的现代化。

随着水利事业的发展，水利档案管理工作的涉及面越来越广，技术档案内容日益丰富，数量不断增多，现代化技术应用于技术档案管理已势在必行。例如，随着CAD技术在工程设计中的运用，档案管理对象就直接面对由传统的纸质文件转向多媒体管理的转变；工程现场的照片、音，视频资料的多样化，也向传统的档案管理发起了挑战。另外，档案管理现代化不仅是实现档案的加工、存贮、检索计算机化，更应该向着数字化、局域网的方向发展。此类种种，都给档案管理工作提出了新的要求，必须加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，充分做到资源共享，从而不断提高水利技术档案的管理和利用水平。

（3）提高档案管理人员的综合素质。

水利工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的职业道德和心理素质。档案人员不但要学习档案理论知识和专业技能，精通档案业务，同时，还要精通计算机应用和网络信息管理，还应熟悉水利工程知识，更要提高思想素质，增强服务意识，当好使用者的参谋。因此，有组织、有计划地对在职档案管理人员进行培训和提高，无论是档案专业业务还是新技术，或是水利工程行业质量标准都要求档案人员掌握并加以应用，从而不断优化其知识结构，提高自身综合素质，成为现代化合格的档案管理人员，更好地为水利建设服务，推动水利工程维修养护档案管理水平不断提高。陕西水利