刍论高校教学秘书如何走出倦怠的误区

陶静，马俊

（陕西工业职业技术学院，陕西 咸阳 712000）

[教育研究与探索]

刍论高校教学秘书如何走出倦怠的误区

陶静，马俊

（陕西工业职业技术学院，陕西 咸阳 712000）

教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分，教学秘书在教学管理系统中发挥着重要作用。教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大。但目前许多教学秘书陷入职业倦怠之中，已经严重影响了工作效率和教师自身能力的发展。文章分析了教学秘书误入倦怠的原因，从秘书个人心理调适、学校文化氛围、社会支持系统等方面详细阐述高校教学秘书如何走出职业倦怠，能够有效地改变教学秘书的工作热情，提高其工作效率，为自己身体健康提供“燃料”，较早预防倦怠的发生。

教学秘书；职业倦怠；误区；预防

一、认识高校教学秘书职业倦怠

教学秘书是系主任、教学管理工作的助手，行政上由系主任、教学办主任领导，并接受教务处的业务指导。教学秘书应选择工作责任心强、熟悉教学管理的工作人员担任。

教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。它是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大。

现实中许多高校教学秘书已经误入职业倦怠中，出现了焦虑、烦躁、妒忌、自卑、抑郁、失眠、头痛、健忘等现象，已经严重影响了工作效率和教师自身能力的发展。造成高校教学秘书误入倦怠的主要原因有以下几点：

1.岗位职责压力大、任务重，责权分配模糊

高校办学规模稳定后，学校的教学管理已由过去教务处的直接管理转为教务处宏观管理，院（系）二级教学管理成了学校内部的基层管理，教学秘书在院（系）二级管理中要充当指导者、组织者、协调者、服务者等多种角色，角色分配意识模糊，没有明确的责权。其管理和服务的对象是一个个具体的教师和学生，并要处理与之相关的各种问题。高校培养模式的多样化，大大增加了教学秘书工作的难度。学校对教学管理质量的高要求，要求教学秘书的各项工作不能有疏漏，不能发生教学管理事故。在时间和精力有限的情况下，教学秘书只能忙于应付，没时间去思考、去研究，在管理水平和质量上长进缓慢。

2.人员流动性大，素质参差不齐

传统的思想观念认为，教学秘书“只是从事简单劳动的勤杂工，师生后勤服务的附属者”，所以没有人愿意从事这“出力不讨好”的工作。另外，从事教学秘书工作的人员很少系统学习管理理论和秘书专业知识：不少是从专业老师里面选出来兼职做秘书。其工作性质是从属性、服务性的，并不享受实质性的权利；也常常被领导、教师或学生们误解。很多秘书以教学秘书为跳板。另外，教学秘书的职称也参差不齐，许多学校认为只要是大专文凭就行，有的学校找在职的研究生兼职，有的学校是本科生，有硕士学位的教学秘书不愿意长期从事秘书工作。

3.对教学秘书工作的考核评估与激励机制不健全

教学秘书的工作只是学校教学管理工作的一部分，绝大多数情况下是根据学校、学院的要求按部就班地进行，相比教学与科研工作，他们很难独立地做出显著的工作实绩，因此他们的工作也很少会吸引学校管理层的关注。正是因为这种特殊的背景，目前大多数高校实行的考核与评估办法，不能够全面准确地反映教学秘书的工作能力、工作业绩。

针对以上因素，笔者认为，要建设一支结构合理、相对稳定，具有较高综合素质、工作业绩突出的教学秘书队伍，必须让教学秘书早点走出职业倦怠的误区，才能够更好地服务于学生、学校和社会。

二、教学秘书如何走出倦怠误区

（一）从个人出发，克服倦怠的心理

1.换位思考

要做好二级学院教学秘书工作，首先应明确换位思考的重要性。通过换位思考，有助于更好地构筑院系教学秘书与教师学生之间良好的沟通平台，增强教学秘书与教师学生之间尊重感与信任感。其次应认识到换位思考的必要性。只有意识到了换位思考的重要性和必要性，思想到位了，才能进行更加合理、有效的换位思考。

比如：教学秘书在日常的教学管理工作中要经常与教师和学生就某些事物进行协调沟通，要建立起平等的沟通平台，倾听他们的呼声和想法，将教师和学生的建议在以后的工作中不断加以改进和完善，力争使自己的教学管理工作从教师和学生的角度来看是完善的，向他们提供优质的服务。

如有被领导批评者或被他人误解的时候，不要把目光总盯在他人身上找原因，要多从自己身上查找问题。同时，自己还要善于同他人开诚布公地进行交流，增进相互了解，这样才能及时消除工作中的误解。

2.正确认识和驾驭压力

人生都有坎坷波折，都要经历顺境、逆境。人在逆境中得到的人生体验和能力养成，往往比在顺境中得到的还要深刻，人在逆境中更容易变得坚强而成熟，更容易激发自己潜伏着的能量，让自己重新认识自己、发现自己，视压力为崛起的动力。

首先应该做到知足常乐。唐代诗僧王梵志有首诗这样写到：“他人骑大马，我独跨驴子。回顾担柴汗，心下较些子。”这是经典的“比上不足，比下有余”的内心状态。其实,作为教学秘书，何尝不是应该有一点这种超脱的心态呢？

其次做到合理宣泄。一种是找人倾诉。当感到压力压得自己不能透气时，要找自己的亲人或知心朋友把心中的不快倒出来，不可憋在心里。“一吐为快”乃是消除烦恼最简洁而有效的方法。另外一种是自我宣泄。通过写日记、写博客，以及听、唱音乐等。“博客”为教学秘书提供了免费的空间，又能将自己的压力和情绪通过文字宣泄了出去，是缓解压力的有效做法。

最后做到合理舍弃。如果教学秘书对待每一件事情都有强烈的“占有欲”，对于每一次的评先进、评职称、评优秀、晋升机会和进修机会等都是怀揣“必得之而后快”的心态，那么由此所带来的压力之大就可想而知了。这样不仅没有快乐而言，而且非常容易陷入职业倦怠的泥潭之中。如果选择毅然放弃这个虚幻目标，取得自己真正想要而且可以得到的“熊掌”，而舍弃对自己没有多少价值而又无法兼顾的“鱼”，那么将会如释重负、轻松多了。平静地接收现实，相信“行行出状元”。

3.学会奖励自己

适当的奖励对人的行为是一种十分重要的刺激强化方式，奖励即给予被奖励者物质的或精神的奖励。自我奖励能够克服“他人奖励”频率太低、无法在日常工作中及时刺激和恢复教学秘书的工作热情，这种带有“阿Q性质”的奖励方式看似荒唐滑稽，其实在当前紧张的社会生活中，这种适度放任“精神胜利法”是十分必要的。教学秘书合理有效地利用这种方式奖励自己，有利于放松自己，将职业倦怠的苗头“扼杀”在萌芽之中，适时给生活加蜜，不断提升教师的生命质量。

奖励自己的方式很多，比如在紧张繁重的工作过程中，为所取得的阶段性成绩奖励一下自己；听听自己喜欢的歌曲；放松一下绷紧的神经，上上网，出去散散步、踏踏青，呼吸一下新鲜空气。自我奖励不是自我姑息，迁就和放纵，而是在进行自我鼓励、自我鞭策。

（二）以人为本，重整校园文化

营造良好的学校文化史是避免或缓减职业倦怠的一项非常重要的举措，更重要的是营造和谐的精神文化氛围。这就要求包括院长、主任在内的所有学校的管理者们转换管理的思维，从以往强调以物或任务为中心的管理转变为强调以人为中心的管理。

1.尊重教学秘书

作为学校领导，要正确理解和适当重视秘书和秘书工作，高校领导者最好能经常深入到秘书人员的工作和生活中去，与他们多交流，理解并切实解决秘书人员的实际困难和问题的同时，不断改进管理工作方式，特别是要注重以身作则，做到以情感人、以爱动人，以力所能及的方式，在坚持原则的基础上帮助秘书提高工作能力，鼓励秘书多学习，并为其创造必要的学习条件。“士为知己者死”体现了彼此尊重、相互信任的心理力量是何其强大。

2.要依靠有效的管理营造出良好的校风

在当今这样一种日益严峻的教育形式下,作为以育人为中心任务的高等院校，必须建立一整套严密科学的管理制度，理顺部门内部关系，明确岗位职责，实现政令畅通，提高整体工作效率，从而为秘书工作创造良好的环境。

3.参与管理，凝聚教学秘书的智慧

抓教学质量就是抓管理，这些无疑对教学管理提出了新的要求,同时也考验着高校教学秘书的管理能力。易趣CEO谭海音所说，“管理是一半科学,一半艺术”,需要注重的不是生搬硬套各种管理模式,而是一种思考方法。教学秘书参与管理，凝聚其聪明的智慧。

4.员工激励，点燃教学秘书的激情

笔者认为应遵循以下原则：首先，公平原则。作为学校管理者，要以身作则，使广大教师心服口服。在执行制度的过程中，要人人平等，不能厚此薄彼。用人唯贤，营造能者上、庸者下的用人机制。其次，物质与精神并重原则。在学校管理中，领导者还要充分重视对教学秘书的精神激励，不要吝啬自己的赞扬，要多赞扬、少批评，赞扬的同时也是一种变相的批评，要掌握恰当地表扬教学秘书的艺术。当领导者赞扬一个教学秘书时，就是在给他一种荣誉，当对他的微小进步加以赞扬时，他就会用更大的进步来回报领导的赞赏，从而更有效地推动学校教育教学质量的提高。有着浓厚的积极文化氛围的学校，需要领导和教学秘书共同努力、努力尝试、高期望、信任、欣赏和认可，充满关爱、赞美和幽默，决策共担、维护重要事情，诚实、开放地交流。

（三）为自己建立社会支持系统

社会支持系统包括家庭、朋友和所处的周围环境。心理学家把社会支持比作一个缓冲器，可降低我们对压力严重性和感受性，减轻各种应激性事件对身心健康所造成的消极影响作用。事实表明，社会支持对缓解教学秘书心理压力、维持身心健康有着重要的意义和作用，能很好地促使教学秘书走出倦怠的误区。

三、结语

据调查发现，国际化的一流大学除了拥有一流的教师队伍之外，其教学管理队伍也很卓越，毕竟一流的教学来自于一流的教学管理。教学秘书作为最基层、最直接的教学管理人员，具有别人无法替代的作用。在教学秘书队伍建设上，应“以人为本，和谐管理”，尊重教学秘书，发挥教学秘书的特长，建立有效的管理机制，尽快让教学秘书远离职业倦怠，轻松地走出职业倦怠的误区。

[1]金钟明．走出教师职业倦怠的误区[M]．上海：华东师范大学出版社，2008．

[2]林明日．论高校二级学院教学秘书换位思考能力的培养[J]．学理论，2011，（26）：141-142．

[3]伍新春，张军．教师职业倦怠预防[M]．北京：中国轻工业出版社，2008．

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1673-0046（2012）8-0082-02