巧用统计指标与方法提高财务管理效率

常文丽

（嘉兴市嘉房房地产有限公司，浙江 嘉兴 314033）

用巧用好统计指标，对提高财务管理效率水平有极大帮助。基于多年的财务工作经验，笔者在工作中找出许多解决问题的捷径或技巧，能在工作中达到高效、省时的效果，并给管理者提出了许多有实用价值的建议。

一、巧设表格和公式，计算快捷又便利

现以某公司2012年1月1日到2012年6月30日之间的利息计算为例，讲讲利息计算的技巧。该公司1月1日借款累计2000万，借款利率年息15%，1月12日还款300万，1月19日借款200万，3月20日还款900万，要求计算该公司2012年1月1日到2012年6月30日的利息。

第1次所做表1：

表1 某公司2012年1月1日到6月30日利息

从表1计算过程看出计算较繁琐，而且都是手工计算，容易计算错误或出现书写错误。

第2次所做表2：

表2 某公司2012年1月1日到6月30日利息

表2先计算出了万元每天利息，但仍旧是手工计算，虽比表1要省力一些，但还不是最优的方法。

第3次做的表3：

表3 某公司2012年1月1日到6月30日利息

此表格先在上面列表格用公式计算万元单位利息，公式等于=“B3×C3/360”，数值=10000×15%/360（保留6位小数点），然后下表的万元单位利息数值=“D3”，这样表格设置清晰，把“万元单位利息”单独设为一列，并且每个项目的单位统一写在表头上，这样每个时段利息都能在Excel表里设公式自动计算（利息=金额×天数×万元单位利息），最后的合计数也是自动求和计算，并且利息栏数字还能设置为“保留2位小数，使用千位分隔符”，使数字排列更整齐。这样设置表格简单明了，而且计算利息都是自动计算，任何时段利息只要输入金额、天数、万元单位利息，都可用公式快速计算出结果。如此一来，既省时又省力，把“万元单位利息”单独设为一列是关键，也是整个表的亮点，它能形成牵一发而动全局的功能。因此，在做统计分析计算时，筛选合适的指标能起到事半功倍的作用。在企业管理中，表格应尽量化繁为简，让管理者看的清楚又节约工作人员时间，何乐而不为呢。计算结果相差1040833.42-1040833.34=8分钱，对于104万的利息可忽略不计。

二、巧排科目编码，账目清晰明了

会计科目“预收账款”末级科目一般按“房源+顾客”设置，末级是按照顾客购买的先后顺序排列还是按照房源顺序排列呢？对比一下就能看出优缺点。

如某小区13幢2009年1月预收账款明细如下：

?

以前电脑记账初期，就会自然而然根据顾客购买的先后顺序设置科目记账，明细账如下：

某小区13幢2009年1月份预收账款多栏式明细账（部分）

?

表格没有明确的排序，看起来较为凌乱，不容易直接看出所需信息。可利用财务软件和科目设置技巧，按房源的顺序排列，为管理需要提供方便。如：

某小区13幢2009年1月份预收账款多栏式明细账（部分）

?

对比一下可看出：第一个账页是按照顾客买房的顺序排列的，第二个账页是按照房源的顺序排列的，第二种设置可迅速直观地看出哪套房子卖了，哪套房子未卖，平时输入凭证时也方便查找，节约了大量时间。特别是对一幢房子套数偏多的情况，如一套有6个单元共72套房子这样的房源使用起来更是方便实用，对销售后期清理房源工作也能详尽地提供基础资料。

具体技巧是在设置预收账款科目时，以室号的数字为编码的最后2位，例如：“预收账款-某小区-二期-13幢-101张三”科目编为20403021311。204对应预收账款，03对应某小区，02对应二期，13对应13幢，11对应101室。406室就编为20403021346，503室就编为20403021353。这样输入科目编码,计算机就会自动按房源顺序排序了。即使13幢101是13幢里最后售出的一套房子，输入编码后也会排到13幢的第一个位置。这个技巧是科目设置时从科目编码入手，巧用编码后2位，使科目排列按房源顺序进行，明细账也更清晰，找寻起来更方便。科目表前后对比如下：

初期科目表

采取技巧后科目表

三、巧用ABC分类，财务管理出成效

某公司目前有许多商店及办公房向外出租，一般半年收取一次房租。刚开始时不管金额大小，按时间顺序列个表到收房租时间后电话催缴，结果发现“胡子眉毛一把抓”管理难度大而且效果不理想。最后经过摸索，采取统计学上的ABC统筹管理方法，按每月房租金额大小对承租户进行分类管理，然后采取不同方法收缴房租，取得了良好的效果。

实际做法是先熟悉以前半年时间所有单位的房租收缴情况，然后按每月房租金额大小对他们分类，具体是房租在5000元/月以下划分为C类，5000-10000元/月划分为B类，10000元/月以上划分为A类，然后对ABC三类单位采取不同的管理办法。

A类房租金额大而客户较少，所以要重点管理，时间到期前30天电话通知，到期前10天再催缴一次。一般要求他们付款方式采用网上转账或支票。平时物业管理也要跟上，客户发现问题及时给他们解决，要让客户感到公司很重视他们。因为客户数量偏少，所以催缴并不需花费很多时间，但收缴金额会很大。

B类房租金额、客户数量相对A、C都是适中的，到期前20天开始电话通知，到期前5天再催缴一次，因为这类客户生意相对稳定，所以收缴比较省力。付款方式采用支票或现金。

C类金额小而客户较多，到期前10天催缴，同时前面客户来公司交房租时也请其转告左邻右舍，这样收缴率会提高，对个别到期还没交的客户可以采取上门催收的方式，一般他们碍于情面都会交的。C类客户多所以用时最多，C类客户生意一般不太稳定，经常遇到转让商店，所以收缴比较费力，一般采用现金收取。

一般到月底及时把本月收缴情况进行汇总，算出总的收缴金额和收缴率，同时算出A、B、C每类的收缴金额和收缴率。如果还发现有部分客户未及时上交，再派人催收。

每个人在工作中只要肯钻研，肯分析，肯动脑都能有收获，都能产生高的效率，体现自身价值，也能为单位作出更大贡献。