论出口跟单的要素及相互关系

柳 昊 柳仕超

(1.中南财经政法大学，湖北 武汉 430073;2.广东白云学院，广东 广州 510450)

一、出口贸易的基本流程

出口贸易的基本流程分为出口前的准备工作、对外进行洽谈与履行合同三个阶段，详见以下流程图。

从以上流程图来看，出口贸易跟单从接单、落实订单到交单结汇，环节多且程序复杂。初做外贸的业务人员常常顾此失彼，易出错，给公司造成损失。笔者认为外贸跟单的流程看似复杂，但只要理清外贸跟单工作的要素，抓住重点，跟单工作就变得简单易行。

二、出口贸易跟单的要素

简而言之，出口贸易跟单的流程就是接单→落实订单→跟单出货→制单结汇，其要素包括“货、证(款)、船、单”四个方面，跟单工作即是“跟货、跟证(款)、跟船、跟单”。现将这四个要素详解如下:

(一)跟货

“跟货”就是接单(货)→落实订单(货)→出货。

1.接单

接单(货)是落实订单(货)和出货的前提。接单(货)是一项复杂和技巧性较强的工作，外贸业务员要想多接订单，须了解公司的产品和其销售市场，尽可能详细地收集客户资料，充分利用身边的资源寻找客户并设法接近客户;询盘时要谨防客户套价，还盘须提及所有异议;了解构成有效接受的条件;收到客户订单一定要仔细审查。如果要与客户进行商务谈判来确认订单，商务谈判前要做充分准备，做到知己知彼，谈判之中要注意技巧;慎重对待每项每款，根据业务需要选择合同订立形式，对合同的内容了解透彻，如数量、品质条款须明确具体;包装条款应避免含糊规定;价格条款要选择适当价格术语;装运条款应明晰;支付条款应加倍重视;保险条款应确定投保险别;检验与索赔条款要规定清楚;不可抗力条款一定要提出;仲裁条款要拟订适当;合同签订前要细心核对。

2.落实订单

落实订单(货)直接关系到能否按照合同的规定准时、顺利出货。按照《国际销售合同公约》的规定，按合同交付货物、移交单据和转移货物的所有权是卖方的三项基本任务。

落实订单(货)时，专业外贸公司须安排好采购计划，外包生产须小心选择加工企业。自产自销型企业的外贸跟单员须协调采购人员采购需要的原辅材料;协助生产管理人员编制生产计划，做好生产日程安排，货物的数量必须符合出口合同的规定，且由于产品合格率难以达到百分之百故下单时最好留有余地;协调车间解决生产中出现的各种问题，严把质量关，货物品质必须与合同规定相一致;货物备妥的时间应与合同和信用证规定的装运期相适应;交货期若有延误要及时处理，与客户充分沟通，避免造成客户索赔。

3.出货

出货是跟单的重要环节。发货前跟单员要选择适宜的运输方式，一定要客户确认发货装箱资料，接到客户出货通知即开立出货单，认真计算装柜的货物数量，以节省运费;出口货物需提前三四天联系出货事宜，以留出制单、报检报关的时间;出货时最好到现场监督装货，防止出现货损、装柜不满或装不完货的情况，出货后要第一时间通知客户发货的时间和装箱资料。货物到达目的地后，还需同客户沟通，取得反馈资料，如进口国的贸易政策的变化、市场的信息、用户对产品的意见和产品的销量等，以利于以后改进产品，提高服务质量，为同客户建立长期的合作关系打好基础。

(二)跟证(款)

“跟证”意指催证→审证→改证;跟款即跟踪货款的收付。

1.催证

信用证结算的条件下，为保证出口合同和信用证的顺利执行，外贸跟单员在以下四种情况下应向买方催证:①在合同规定的期限内买方未及时开证;②签约时间与履约日期较远，应及时提醒对方开证;③卖方货已备妥，并打算提前装运;④买方资信欠佳。

2.审证

卖方收到信用证后，跟单员首先要读懂信用证，明确相关条款要求，全面考虑实际业务情况，并根据合同和《UCP600》审核信用证的条款是否与合同相符、是否符合《UCP600》有关规定和查找信用证中的不符点。

审核信用证要点包括:①开证银行的资信及信用证的有效期;②受益人的名称、地址是否正确;③付款期限(即期、远期)是否与合同一致;④装运期的规定是否符合合同的要求;⑤运输条款(分批装运、转运)是否可接受;⑥商品的描述、单价、总值是否与合同一致;⑦保险条款是否与合同一致;⑧单据条款是否可接受;⑨银行费用条款是否合理;⑩检查信用证中是否有“陷阱条款”。

所谓“陷阱条款”，即信用证中的“软条款”，主要有:①附加生效条件，拖延信用证的生效时间;②规定苛刻的条件，使条款难以执行;③受益人凭买方签发的货物收据议付。如信用证暂不生效条款;细分价格和认证的发票条款;限制运输的提单条款;规定内容的证明书条款;指定商检的检验证书条款;交单和付款的特别条款等。

对于信用证的“软条款”，跟单员应有效加以防范。一是要严格审证，及早发现“软条款”，提出修改;二是对“软条款”不能做到的坚决修改，不要急于出货，能做到的尽量不改，尽快处理，以提高出口跟单的效率。

3.改证

跟单员在审核信用证发现不符点后，要及时提出修改，以保证订单的顺利履行。信用证的修改应掌握的原则和应注意的问题:①信用证的修改必须经过各有关当事人全部同意后，方能有效;②对于那些非改不可的不符点坚决要改，对于那些可改可不改的不符点要酌情处理;③对多项信用证的不符点，受益人只能全部接受或全部拒绝，不能只接受一部分而拒绝另一部分;④一份信用证有几处需要修改的不符点，应集中一次通知开证人办理，并提出具体的修改要求，不可多次提出修改。

在汇付或托收结算的方式下，外贸业务员跟款要控制风险。汇付结算时，如T/T付款，最好能要求客户先付款后发货，至少要求客户先付两至三成的订金，收到订金后再安排发货，并且在收到余款后再放单给买方，不可先发货后收款。托收(如D/P，D/A)结算时，一定要先调查买方的信誉和支付能力。对于信誉好的老客户，可考虑采用即期付款交单(D/P)的方式，慎用远期付款交单和承兑交单(D/A)付款方式。对于新客户，D/P和D/A最好不要考虑使用，可选用信用证或汇付的方式结算货款，以防范风险。

(三)跟船

“跟船”即租船订仓、办理货物出运手续以及办理报检、报关和投保。

1.租船订仓

发货前跟单员要查看船期表，填写出口货物托运单(B/N)。货物应在合同或信用证规定的装运期内出运。运输单据的签发日期视作装运日期，不能迟于信用证或合同规定的最迟装期。货物装运后，出口方应立即向进口方发出装运通知(Shipping Advice)，以便对方及时办理投保或做好接货准备工作。装船完毕后，由船长或运输代理公司签发正式提单。

2.报检

进出口货物的检验检疫流程为:报检(审单)→施检部门接单→现场查验或取样检验、检疫、鉴定→出具检验检疫结果→计费(收费)→出证。

出入境货物报检的要求及应注意的问题有:①报检的时限和地点。出口货物最迟应在出口报关或装运前报检，报检地点原则上应坚持产地检验检疫;②准确填制《报检申请单》，内容包括品名、规格、数量/重量、包装、产地等项;③报检时应附的资料包括合同、信用证、厂检单、发票、装箱单等。

3.报关

进出口货物的通关基本流程是:申报→查验→征税→放行。报关员须准备好相关单证向海关申报，主要包括发票、装箱单、产地证、提单、配额证、许可证和登记证等。

一般来说，企业应在货物的实际进出境口岸办理申报。另外经海关批准，企业可以不在货物的进出口口岸而是在邻近企业的内地海关办理申报业务。

报关员填好出口货物的报关单后，必须如实、及时向海关申报(出口货物的报关时限为装货前24小时)，到现场交单、配合查验、纳税、放行。出口货物不可少出多报，低出高报。如进口货物不可多进少报，高进低报一样。否则就是严重的违法行为。

4.投保

凡按CIF和CIP条件成交的出口货物，由卖方办理投保手续。在办理时，跟单员应根据出口合同或信用证规定，在备妥货物，并确定装运日期和运输工具后，按规定格式逐笔填制保险单，具体列明被保险人名称，保险货物项目、数量、包装及标志，保险金额、起止地点、运输工具名称，起止日期和投保险别，送保险公司投保，缴纳保险费，并领取保险单。如果发生了货损，应向承运人或保险公司提出索赔。

办理保险时须遵循五个基本原则:最大诚信原则;可保利益原则;损失补偿原则;代位追偿原则;近因原则。

(四)跟单

“跟单”即制单结汇。出口货物装运后，跟单员应立即按信用证或合同的规定，正确缮制全套单据，包括汇票、发票、装箱单和出口收汇核销单，并取得海运提单、产地证明书、保险单和检验证书。在信用证规定的有效期和交单期内送交银行，办理结汇，结汇后再去银行和外汇管理局办理核销手续。

制作审单的基本原则是正确、完整、及时、简明、整洁。要求是“五个一致”，即单同一致、单证一致、单单一致、单货一致、单据与惯例一致。

如果出口的产品可享受国家出口退税，跟单员须向国税局提交“三单两票”，即出口货物报关单、出口收汇核销单、银行结汇水单、出口发票和增值税票，货物报关出口之日起90天内(远期收汇180天除外)办理退税申报。

综上所述，外贸出口跟单的工作可简化为:

三、出口跟单要素的相互关系

在出口合同履行过程中，以上四个要素之间相互关联，环环相扣，构成了一个完整的外贸跟单流程，一个环节出了问题，就会影响其他，从而影响到出口合同的顺利履行。因此理清和处理好跟单各要素之间的关系，对出口贸易合同顺利履行至关重要。

四个要素中“款”是核心，“货”是重点，“船”、“单”要与之同步，如果在订船和装运环节衔接不好，就会导致货物不能及时出运;制单交单不符，即使卖方严格按照合同交货，也会导致银行拒付货款，给卖方造成损失。因此，“款”、“货”、“船”、“单”之间须相互衔接，协调平衡。具体来讲，操作过程中外贸跟单员应做好“四排”、“三平衡”。

“四排”是指以买卖合同为对象，根据合同项下的信用证是否开到，货款是否收到、货物是否备妥，按四种情况进行分析排队，即“有证(款)有货”、“有证(款)无货”、“无证(款)有货”、“无证(款)无货”。

“四排”原则是在出口货物排单时，首先安排“有证(款)有货”的订单，即公司有现货，并且有信用证(即买方已开来信用证)或已收到买方订金、货款的货物，这样卖方就可早交货，早交单，早结汇。其次安排“有证(款)无货”的订单，即收到买方已开来信用证或订金、货款后，按计划安排货物的采购、生产，以保证按合同或信用证规定的日期出货。“无证(款)有货”应放在第三位，卖方应催促买方尽快开证或付款、收到证或款后再出货，不可先出货后收款，以降低出口收款的风险。对于“无证(款)无货”，只有一纸合同的订单，则应排在最后，视款或证落实的情况再做安排，如果款或证无法落实，就只有终止履行合同。

“三平衡”，即以合同或信用证为依据，根据合同或信用证规定的装运期的远近，结合货源和运输能力的具体情况，分轻重缓急，力求做到“货、船、单”三要素的协调平衡和有效衔接，即及时备货，提前租船订舱，按时出货，及时制单交单结汇。跟单过程中如果出现问题，跟单员应想方设法予以解决，尽量避免“货等船”或“船等货”;制单出错或交单延迟;无证(款)出货后收不到货款的情况，应最大限度地降低出口的风险。

总之，外贸跟单员只要明确上述出口跟单工作的四个要素，熟悉各个要素的内涵和相互关系，并在合同履行的过程中做好“四排三平衡”工作，使各个要素紧密衔接，就能化繁为简，提高效率，做好出口跟单工作。