浅谈风险矩阵法在采购风险评估中的应用

上海精密计量测试研究所 夏冬艳

采购是组织购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。它既是一个组织“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。组织所采购的物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，会影响组织的生存与可持续性发展[2]。如果缺乏对采购风险的预测和管理，将使采购不能达到预期目标，导致企业生产中断、采购成本增加、利润损失等，进而导致企业丧失机会。

在项目管理中，我们经常使用风险矩阵评估法(Risk Matrix)来管理项目，达到项目的预定目标。本文中，也研究将风险矩阵法引入到采购风险评估中，识别出潜在的采购风险，利用科学的数学工具构建了用于采购项目风险评估的风险矩阵，使企业能制定有效的采购风险管理措施，提高采购管理水平，将损失降低到最小化，实现利益最大化。

1 采购风险的识别

从企业采购风险来源角度划分，常见的采购风险可分为内部风险和外部风险两大类[3]。内部风险是指由采购主体自身因素和采购管理内部因素所引起的风险，内部风险主要包括计划风险、存量风险、验收风险和责任风险[3]。外部风险源于外部环境因素，这种风险主要来源于供应商和采购主体自身难以避免的风险因素。外部风险主要包括意外风险、价格风险、合同欺诈风险、采购质量风险、技术进步风险。

在企业采购风险识别过程中，识别出如下采购风险事项需要进行管理：风险1—送货延误；风险2—备件积压；风险3—数量不符；风险4—质量不合格；风险5—价格波动；风险6—合同欺诈；风险7—技术进步。

2 基于风险矩阵的采购风险评估的方法体系

风险矩阵指“通过测定后果和可能性来排序和显示风险的工具”，是在项目管理过程中识别项目风险重要性的一种结构性方法，并能够对项目风险的潜在影响进行评估，是一种操作简便且定性分析与定量分析相结合的方法，该方法由美国空军电子系统中心(Electronic Systems Center)的采办工程小组于1995年4月首次提出，并在美国军方武器系统研制项目风险管理中得到广泛的推广应用。下面以企业识别出的采购风险为例，来说明风险矩阵在采购风险评估中的应用。

2.1 确定概率(P)、影响(C)的采购风险准则[1]

利用风险矩阵法将风险对评估项目的影响和概率分为5个等级(表1、表2)。

表1 采购风险发生概率的说明

表2 采购风险影响的等级说明

2.2 成立专家组，对所识别出的风险确定C值、P值

为了能够在详细的评估过程中通过定量分析较好地评估采购风险，我们假设根据企业的实际情况，成立了专家组，经过长期的经验和合理的判断，对企业主要面临的7种采购风险发生的概率和对采购成功的影响，根据C、P准则(表1、表2)进行了如下的预测(表3)。

表3 采购风险与量化值

2.3 风险等级、风险对组织目标的影响以风险带形式用采购风险矩阵表示

R(风险等级)=C(风险后果)×P(发生可能性)来划分风险的重要性，一般以图表来直观显示的居多。对于相同风险等级的风险可能处于不同的风险带中，风险带是风险重要性的体现，不同风险带中的风险具有不同的重要性。本采购风险案例中，根据风险C、P准则对照表，建立三个风险带(如图1)。

上风险带：0≤R≤4，无论活动带来什么利益，风险带中的风险都是不可容忍的，无论应对成本多大，都必须应对；

中风险带：5≤R≤10，对该风险带中的风险，要考虑实施风险应对的成本与收益，并平衡机会与潜在的后果；

下风险带：12≤R≤25，该风险带中的风险等级微不足道，或者风险如此之小以至于无需采取应对措施。

图1 采购风险带

3 采购风险应对措施

对于三个风险带，构建了风险应对方式和应对原则，见表4，“可控”、“不可控”指风险原因是否在企业内部。

表4 各风险带的风险应对方式和原则

结合表4的风险应对方式和原则，企业可以对处于不同风险带中的七个风险选择应对措施。对于处于下风险带的风险5(价格波动)和风险7(技术进步)，无须采取应对措施。处于中风险带区域的风险2(备件积压)和风险6(合同欺诈)，具有相同的风险等级，但C、P值不同，它区分了影响(后果)占优势，还是可能性(概率)占优势，很显然，风险6(合同欺诈)一旦发生，那后果就是很严重的，所以必须采取措施避免发生。此类风险一般与人为因素存在一定的潜在联系，从内部因素而言，要严格执行内控制度，实行监督、管控、操作的分离原则，并加强对采购业务人员的培训与教育，培养既懂招投标、合同、法律、市场调查，又懂材料、设备等专业知识、有敏锐的洞察力与趋向性判断力的复合型业务人员。而风险2(备件积压)，虽然发生的可能性很大，但产生的后果却很微小。所以，破解此类备件积压风险时，企业要认真检查编制物资需求计划的依据、盘库利库程序、物资需求计划分级审核体系中审核的内容分工是否清晰，超储或缺失风险点是否全方位覆盖等。处于上风险带的风险3(数量不符)，发生的可能性很大，产生的后果属于中等，一般与人为因素存在一定的潜在联系，入库前未按合同及制度要求对采购数量进行审核和验收。因此，从内部因素而言，要严格执行内控制度，实行采购员到货验收与库管员接受入库验收，若验收时发现是供货方发货数量不符，那就按合同约定追究供货方的责任，让其承担风险。对于风险4(质量不合格)，一旦发生就比较严重，对于此类风险，一定要避免发生，要严格供货商管理，严格执行验收程序，必要时对采购物资进行实地跟踪生产或监制，若致使我方权利受损，那必然要追究供货方责任。对于风险1(送货延误)，企业可以制定采购物资跟踪机制，有人负责与供货方协调物资的生产与备货发货情况。若是供货方自身发货延误，那就按合同约定追究供货方的责任，让其承担风险。

总而言之，对评估分析出的风险，可能因企业规模、实力不同对风险的偏好和容忍度也不同，采取的措施也可能有所不同，但总体而言，风险应对方向和原则是一致的。采用风险矩阵法对采购风险进行评估并制定应对措施是有价值的。

4 结语

当今社会是市场经济，采购活动无处不在，采购风险贯穿始终。本文对风险矩阵法在采购项目风险评估的应用进行了探讨，尤其对评估的方法体系作了重点阐述，细化了采购风险的评估流程，融入了定量化数学计算方法，使其应用更具有科学性和操作性，并对采购风险提出了一些可行性措施。如何用数学工具量化风险及加强风险管理的效率可能是采购风险领域需进一步关注的重点。

[1]党兴华,黄正超,赵巧艳.基于风险矩阵的风险投资项目风险评估[J].科技进步与对策,2006(1).

[2]风险评估专业人员职业培训指南编写组.风险评估专业人员职业培训指南[M].北京:人民日报出版社,2010.

[3]刘彬,万薇薇.电力建设企业采购风险的防范措施与应对[J].电力建设,2007,28(2).