基于高校学院办公室工作分析的目标管理

郑乐平,陈开天

摘要：创新高校学院办公室管理对于提高其工作效率和服务水平具有重要意义，本文选取学院办公室管理工作为切入点，通过对其进行工作分析，并运用目标管理的方法，提出了学院办公室管理创新的途径。

关键词：学院办公室；工作分析；目标管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）01-0246-02

自从高校实行校、院、系的三级管理以来，学院办公室发挥着越来越重要的基础性作用。它承担着服务、管理、协调的重要职能，是保证学院正常运转，提升教育教学质量的中枢机构。随着高校管理创新的不断深入，使得一些成熟的企业管理方法逐步引入到高校管理创新中来。本文则是运用其中之一的目标管理来对学院办公室工作进行管理创新，以提高学院办公室工作效率与服务水平，从而更好地提升高校人才培养质量。

一、目标管理的内涵及特点

1.目标管理（management by objectives，MBO）概念。美国管理大师德鲁克认为，企业的目的和使命必须转化为目标，企业的各级主管必须通过特定的目标对下级进行领导，以此来达到企业的总目标。那么现代的目标管理就是让组织的主管人员和员工亲自参加目标的制订，在工作中实行“自我控制”，并努力完成目标的一种管理制度或方法。

2.目标管理特点。具有以下特点：①组织目标民主形成。这种方式打破了传统的由上级或由单一人员来制订目标，而是上级给目标让下级来确定完成目标。②强调人文过程管理。工作内容逐步以事为中心转向以人为中心，管理过程强调民主、平等、尊重等人文精神。③形成“目标—手段”链。目标管理以结果为导向，首先确定预期总目标，然后分解总目标到各部门、岗位及责任人，在目标分解过程中同时明确权、责、利，最后建立目标锁链与目标体系。④促使权力下放。目标管理无论是目标的制订还是目标的执行，都通过参与管理协调了集权和分权的矛盾，有助于在有效控制下营造良好的组织氛围。当然目标管理要力求组织目标和个人目标的协同性，以增强员工的满足感、调动员工的积极性、增强组织的凝聚力。

二、目标管理的实施过程

由于各个组织活动的性质不同，目标管理的步骤可能不完全一样。一般来说，包括以下四个环节。

1.目标设定。实行目标管理首先要设定组织—岗位—人三级目标体系，而且尽可能要求全员参与，组织目标设定以后，就要运用一定的手段把总体目标细化到具体岗位和人，从而构成锁链式的目标体系。

2.目标实施。一旦目标确定，就应该积极分权给下级，自己去抓重点综合性管理工作。目标在执行过程中强调执行者的自我管理、自我控制，管理部门及管理人员应该及时做好指导、协助、提出建议及创造良好的工作环境。

3.目标评价。在目标完成之前要有明确的评价标准、评价周期、评价反馈等。评价的方法可采用自检、互检和独立部门检查，对于最终结果应该根据目标进行评价。

4.奖赏。为促进目标的达成和个体潜力的可持续发挥，奖赏系统的设计是不可缺少的，奖赏可采用物质的或精神的形式进行，适当的奖赏有利于目标管理。

三、高校学院办公室工作分析

高校学院办公室是一个综合管理部门，在高校部门中占有特殊地位，它在职能上主要有服务和管理两大核心职能。

1.服务。随着公共服务理念的不断深入，作为学院办公室更应该积极转变自己的观念，作为服务部门主要包括对内服务和对外服务两个方面。①对内服务。学院办公室对内服务主要表现在对领导和师生两个方面，做好领导的助手和参谋，为师生及时、准时、方便的提供印章、档案、文件管理等方面的工作，及时传达上级相关政策。②对外服务。在事权范围内积极向院外、校外提供规定性服务，为已毕业学生提供便捷、高效的服务。主动挖掘本单位亮点，借助媒介有效宣传学院形象，提高对外服务水平，提升本单位形象。

2.管理。学院办公室在学院管理中的中枢地位决定了办公室的管理功能，主要表现在工作计划、活动组织、协调、控制等职能。①工作计划。办公室人员要充分了解国家教育相关政策、方针，结合学校的战略制订本单位的年度、季度工作计划，力求方案科学、合理、民主。②活动组织。办公室要按照工作计划组织和开展好各类师生活动，通过内容丰富、形式多样的学术或非学术活动增进大家之间的交流，为师生营造和谐的工作和学习氛围。③领导控制。办公室起着承上启下的功能，办公室针对上级部门制定的政策要具体落实并监督执行，积极向上级主管部门汇报本单位工作情况，积极领导本部门人员围绕目标落实各项工作，针对结果进行奖惩或目标的修正。

四、目标管理在高校学院办公室中的应用

高校学院办公室应充分发挥自己的职能，采用目标管理的理念、方法及程序进行办公室工作创新，并在实施过程中不断总结经验，改进目标管理在办公室工作中的应用。

1.明确概念，形成共识。①学习先进管理理论，做到理论联系实际。高校学院办公室人员要加强管理学理论知识储备，结合高等教育管理特点，积极借鉴企业管理成熟理论及工具。②懂得目标管理理论，加大宣传取得认可。办公室要组织大家学习目标管理的理论、实施办法、流程等，通过大力的宣传获得大家的认同，为进一步的具体实施奠定基础。

2.梳理岗位职责，制订目标计划。①了解学校战略，制订部门目标。在制订本部门目标之前，要深入研究学校的总体战略及规划，让全员参与制订本部门的工作计划和目标，达成目标共识。②岗位工作分析，部门目标分解。在完成本部门目标制定之后，对各个岗位进行岗位职责分析，明确其工作职责、工作目标、考核方法等。然后分解部门目标到岗位和人，逐步形成“校—院—人”的目标分解体系。

3.完善目标管理体系，科学设定关键指标。①以服务为导向，侧重“院—人”目标体系。由于学院办公室工作要服务学校战略，对于战略的落实需要侧重“院—人”的目标体系构建，形成双向的协调机制，便于把目标落实到具体岗位和人。②全员民主参与，科学设置关键指标。目标管理的一个重要原则就是需要全员参与，需要上下级达成一致，形成具有一定挑战性的目标。如管理职能中的活动组织可以设置为活动次数/月、活动人数、活动成本等。

4.强调自我控制，周期性提示目标进程。①人文管理，增强软性约束。目标管理有刚性的一面，由于高校职员的特点，在目标管理过程中需要加强人文管理，做到以情感人、以理服人，增强办公室人员的自我管理、自我约束。②监督管理，定期检查目标完成情况。目标体系和岗位职责明确以后，需要有条不紊的执行，办公室管理人员需要对下级进行必要的管控，针对考核结果要及时的提醒，保证目标的顺利进行和达成。

5.考核定绩效，奖惩促进步。从目标的制订到实施，充分经过了全员的参与，针对实施结果则需要进行考核。考核办法可采用360度评价方法，通过关键指标的考核，再通过权重的办法来确定每个岗位人的完成情况并进行奖惩，通过物质或精神的奖励不断促进办公室人员的工作积极性。目标管理是一个化战略为行动的工具之一，针对高校学院办公室工作采用目标管理是办公室工作的创新，也是针对行政和服务类工作进行细节管理和精细化管理的尝试。希望借助较为成熟的目标管理工具能提升高校学院办公室管理能力和服务水平，更好地服务于人才培养质量的提升，以促进高等教育的全面发展和进步。

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