试论医院设备采购合同的风险防范

石继国

摘 要:建立严格、高效的医院设备采购合同监管体系,是搞好医院经济管理,充分发挥设备在医疗工作中综合效益的重要一环。在设备采购合同的管理过程中,着重做好强化设备采购合同的前置审查、审批管理,加强合同条款的审定管理工作,多方联动,提高设备采购合同履行监管水平。

关键词:医院设备采购风险防范

中图分类号:F275 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)06(a)-0198-01

医院的设备采购工作在医院医疗、教学、科研研工作中占有举足轻重的地位。随着医院对外签订的设备采购合同的数量及金额的与日剧增,然而由于医院设备采购合同管理的不规范给医院带来很大的风险,有的甚至危及到医院的生存与发展。为了提高医院抗风险能力和市场竞争力,将设备采购合同做为承载设备采购内容的载体及风险防范的工具,提高设备采购合同风险防范水平在医院经济管理中就显的越发重要。

1 医院设备采购合同存在的主要风险

1.1 签订设备采购合同的前置手续不完备

在实际工作中,因设备申请科室不顾自身技术力量储备、医院经济实力和设备的市场前景,头脑发热一味追求先进的进口设备,如果设备采购合同的前置审查、审批管理不严一定会给医院造成巨大的经济损失,甚至会给医院的整体运行带来巨大的風险。

1.2 合同条款约定不细,为合同的履行带来重大风险

由于普遍的医疗人员欠缺《中华人民共和国合同法》这方面的法律知识,以及依靠合同保护医院合法利益意识淡薄,提出的拟签订的合同条款中,不可避免地存在内容不完整、表述不清楚、条款不全面等现象,不仅影响了合同将来的履行,而且容易引发合同纠纷。

1.3 合同的履行及监管缺位

医院参与管理合同的科室沟通不畅,各自为政,信息壁垒严重。信息和资源不能共享,没有形成有效的监督管理机制。重合同订立,轻合同履行的监管的问题十分突出。如负责设备安装验收的部门不及时给财务部门提供设备验收合格报告,致使财务无法掌握是否应付该合同款项,最终导致医院违反合同约定的付款条件。当设备尚在合同约定的质保期内的时候,使用科室不及时报修,将会给医院造成额外的经济负担。

2 医院加强设备采购合同风险防范的主要措施

2.1 强化设备采购合同的前置审查、审批管理

2.1.1 做好设备采购的前期论证工作

设备申请科室根据各自的业务特点协同医院财务、资产及经营管理部门的, 调查拟购置的大型医用设备必须首先符合区域卫生规划和装备配置许可的有关管理程序的要求。对采购的设备合同项目进行市场调查,分技术先进性和经济的可行性两部分做好充分论证,有条件的情况下可实地考察已使用拟采购的该设备的医院,在医院对设备采购合同的前置审查、审批提交详细具体的论证报告。

2.1.2 分类选择好设备采购方式

医疗设备按其价值分为高、中、小型设备,按照分类可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式,择优确定合作供应商。

2.1.3 安排好资金计划,避免违约风险

医院的重大设备采购活动必须经医院领导研究决定,并纳入医院的年度财务预算范围,由财务部门保障设备采购资金的筹集和使用,避免无资金支付合同价款的违约风险。

2.2 加强合同条款的审定管理工作

2.2.1 标准化设备采购合同

医院可以聘请熟悉《中华人民共和国合同法》的法律顾问,帮助医院建立适合自己的标准化设备采购合同文本格式。该合同文本格式可重复使用,合同的具体内容可由买卖双方协商约定,一定要使合同内容应合法,双方权利明确,措词严谨无歧义,基本条款完整不缺项,合同的具体条款内容要详细。这样在形式上保证了设备采购合同的完整,很大程度上避免人为疏忽遗漏合同条款。

2.2.2 细化设备采购合同条款

设备采购合同详细条款一般应由主管院领导、财务科、院经营管理部门、设备申请科室一起与对方谈判确定),由医院合同管理人员依据招标内容或谈判纪要,起草合同文本,填写《医院经济合同审批表》,经主管院领导、财务科、院经营管理部门、设备申请科室审核并签署意见同意后,方可使用该合同文本。

值得注意的是往往由于设备售后服务、优惠条件及其他需说明的事项约定的不详细,医院给在今后的使用该设备时带来了很大的麻烦。如未约定免费的操作人员培训使医院不得不额外支付操作人员培训费用;如未约定合理的设备维修配件的价格致使医院花费高昂的价格采购维修配件;如未明确说明交货的运输及安装费用的负担方式,最终造成买卖双方发生合同争议。

如对汇率市场比较熟悉,在对人民币对美元汇率连续升值情况有十分的把握,尽量选择采用美元付款,这样合理利用汇差,会为医院节省大量费用。

2.3 多方联动,提高合同履行监管水平

合同生效后,医院合同管理部门要确保合同的有效执行。严格按照合同约定来办理货款的支付、场地的安排、货物的接运、验收、设备试运转以及未尽事项的催办等事宜。医院各相关科室及工作人员要各负其责,层层把关,及时将相关材料汇总到财务部门和合同管理部门。如合同双方都按约定完全履行了各自的义务实现了各自的权利,合同自然终止。当导致合同不能履行或不能完全履行的情况出现时,经办人要及时查明原因,立即向医院合同管理部门通报告。医院合同管理部门应组织相关部门及人员妥善处理相关事宜,依法维护医院权益不受损害,力争把损失减少到最低限度。

3 建立严格、高效的医院设备采购合同监管体系

对医院设备采购合同定期统计,对设备采购合同管理工作进行效能分析,对参与医院设备采购合同工作人员进行定期培训。建立管理层次清晰、一级抓一级,层层落实,职责明确、程序规范、制度健全的严格、高效的医院设备采购合同监管体系。严格、高效的医院设备采购合同对规范医院经济行为,减少市场风险,提高设备运行效率,促进医院和谐稳定的发展具有重大意义。