论档案的效益性

李连晖

摘 要:档案是宝贵的社会财富,除了妥善地保存这些历史财富外,我们还要发挥这些档案的作用,通过互联网、局域网等传播方式更快捷、更方便的利用档案资料,发挥档案的经济、文化、社会效益。

关键词:档案效益

中图分类号:G250 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)06(a)-0237-01

档案是一种历史的记载,是前人工作的成果,是第一手历史资料,商代称为“册”,周代叫做“中”,秦汉称作“典籍”,清代以后多用“档案”,今统一称作“档案”。档案是一种宝贵的信息资源,具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,最大限度地使用好这些现有的档案,可以产生很好的社会效益、经济效益、文化效益,通过发掘档案中有用的信息,从事各项工作都可产生事半功倍的效果。

任何一种文明的传承,都是需要媒介的,除实物外,档案是一种重要的载体,整个社会信息系统的基石之一。有些思想方面、制度方面的东西,没有什么实物可以来表述的,只能通过档案图文来表达。如山东临沂银雀山两座汉墓中银雀山汉简《孙子兵法》,这些思想当时只能通过文字(竹简)的媒体的方式传承下来。当然随着历史科技的进步,档案媒介的记载方式也在不断地变化,如视频、录音、网络等,这些工具都为档案的传播提供了更广阔的空间。

从有文字记载以来至今,档案材料浩如烟海,每个单位的档案也是堆积如山。每批档案都是一笔无法估量的财富,让这些沉睡的档案为社会服务,利用好这些档案,发挥它应有的效益,是我们档案工作者的责任。

1 档案信息公开是国家的大政方针

《中华人民共和国政府信息公开条例》

(1)涉及公民、法人或者其他组织切身利益的;

(2)需要社会公众广泛知晓或者参与的;

(3)反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的;

(4)其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的。除关系到国家安全的保密档案外,应公开各单位所掌握的档案。这样可以帮助那些需要这些信息的人,可以提高整个的社会效益,节约社会成本。如一个人想搞发明研究,他首先应知道历史上有没有人做过这项发明,如果无法得知,穷其一生做这项研究,等他成功时,发现只是重复别人的劳动,情何以堪,不但浪费了一个人的人生,也浪费了社会资源。

2 以新的媒介为载体,提高档案的利用率,节约办公成本

网络是目前最方便最快捷的传播方式,也是档案材料发布的的最方便的方法,最便捷的方式是建立一个网站,把各类档案做成电子文档,按不同类别分门别类,分成若干块,每一块按关键词做好链接,这个网站可以是内部网,也可以在互联网上,也可以是单个查询终端。

(1)在互联网上建网站

建立如《中华人民共和国国家档案局》网站,http://www.saac.gov.cn/gzcy/,就建立了许多可链接的点击窗口,如档案科技、档案教育、政府信息公开、下载专区等若干窗口,我们各个单位都可以依照这个模式建立起自己的网站,将能公开的信息以网站的形式发布,建立起不同的窗口链接,按档案的类型分门别类的进行归类。这样建立起来网站后,这个信息就存在互联网上,可以面向全球发布,方便人们远程查找,节约了人们现场查找档案的人力、经济成本,也节省了时间,提高了工作效率。

(2)建立内部局域网

如果不需要外部人员查询,那我们可以建立起自己的局域网,局域网上可以随便查找自己需要的档案,不必找人逐个翻档案,提高了工作效率,也就节约了办公成本。本来需要多个人办的事,一个人通过网络查询就可以完了。

(3)建立查询终端

如果信息非常重要,有一定的保密要求,那么档案也可以建立起电子文档。以一台电脑为基础,加上密码,用windows系统里的搜索功能,也可以最方便地查到你需要的档案。查寻时可以按档案名、关键词模糊查询,也可以按查询条件,设定日期、类型、档案大小搜索。

3 档案的社会效益

俗话说开卷有益,有用的是卷上的信息,一个人看只能一个人受益,二个人看两个人受益,我们通过建立数字化网络系统就能让想看的人都能看到,就能让我们的档案的社会效益最大化。如基建档案,我们建筑领域的进步是日新月异,楼越来越高,小区越来越成规模。都说罗马不是一天建成的,建筑业发展到今天也是我们继承先人的智慧的基础上发展起来的,我们查档案可以看到宋朝的《营造法式》,有些做法我们依然在用,修公园,仿古建筑,拿来参考一下,就很容易推陈出新。有了埃菲尔铁塔的钢结构建筑设计实践,我们就可以参考它的建筑经验,造出2008年世界十大建筑中国奥体中心(鸟巢)。有了我国研制大飞机运十的经验,我们现在自己研究民用大飞机项目,就不是从零做起,节省了时间,节省资金有百亿之多,对国家综合实力的提高更是不可用金钱可以衡量的,这些新的创造性工作都离不开历史档案。

4 档案的纯经济效益

互联网企业聚集财富就如吹气泡一样,几年就可以赚取上百亿的财富。谷歌(GOOG)市值为1503.6亿美元,其实它最基本的东西就是给人们提供所需要的信息。而档案信息是其中一份宝贵的资源。网络上现在有些网站提供下载时有收取一定的费用的,下载时也可以显示一定广告。这些都可以赚取一定的钱。有了钱我们可以买设备,改善档案储存条件,存更多的档案,使档案工作走向良性发展的道路。

大亚湾核电站选址,就是通过查寻历史档案,发现核电站及周围历史上没有发生过６级以上地震,直径20公里范围内没有产生６级以上的地震层,地壳安全稳定,能够发生强地震的概率非常低,非常适合于建立核电站,通过查阅历史档案为大亚湾核电站工程的安全提供了可靠的选址资料。

5 档案的文化效益

档案的文化效益是一种间接效益,档案是文化的基础,一种文化不是凭空产生的,它都是长期积淀的结果,凝聚了前人的经历和智慧,档案记录下这些文化产生的过程、发展的结果,记录了社会历史的变化和发展,档案本身是一座宝库,能够提供人们多样化的体验。这些体验包括文化历史知识的汲取,历史过程甚至历史细节的追溯,情感的培育和宣泄,人文精神的熏陶,审美的鉴赏和享受等,历史档案、文献渗透在人们所有的社会活动中,它影响着人们的行为,影响着人们的思想,由此也可以产生新的思想火花,照亮人们前进的道路。

6 档案对民族生存的贡献

我们的祖先给我们留下了这片生存的国土,我们可以在我们自己的国家安静的生活。那我们的国土有哪些,了解这些,我们可以借助我们的国土档案。通过历史档案我们知道我们国土的由来,知道哪些国土是属于我们的。南沙是我国的领土,因为我们的历史档案记载着,我们的祖先历史上一直对南沙实施着有效的管理,南沙是我们国家领土不可分割的一部分。

档案是一种宝贵的社会财富,无论在经济、文化领域、社会领域、科研领域都发挥着不可估量的效益,通過现代科技,我们要不断挖掘它,利用档案,更高效的发挥档案的作用,是我们档案工作人员的一份历史责任。