浅谈物资采购价格的全过程管理

中国石油辽阳石化公司电子商务部 史军

浅谈物资采购价格的全过程管理

中国石油辽阳石化公司电子商务部 史军

本文运用全过程管理的思想探讨企业物资采购价格管理的方法，论述企业如何有效地控制物资采购价格。提出降低采购成本、提高经济效益，改善企业管理现状的途径。

物资 采购价格 全过程 管理

通用电气公司(GE)前CEO杰克韦尔奇说：“采购和销售是公司唯一能‘挣钱’的部门，其他任何部门发生的都是管理费用！”对于任何一个企业而言，采购工作无疑都是生产的第一步。在企业运营中，采购成本比重高、资金投入大，采购环节每降低1%。企业利润将增加5%～10%。在物资采购过程中，如何确定准确合理的采购价格始终是企业物资采购单位最关心的问题。有效的价格管理，能够帮助企业以最低的成本获得最需要的资源，获得最大化的经济效益。本文主要探讨企业如何运用全过程管理的方法，从制度组织机构建设、物资采购过程控制、采购价格监督检查及违规处罚四方面系统管理物资采购价格，从而降低采购成本，提高企业的经济效益。

1 物资采购价格管理的制度及组织机构建设

1.1 做好制度建设，建立健全物资采购价格管理制度是价格管理的第一要务

没有规矩不成方圆。不同的管理制度能够激励和诱导出不同的行为方式，导致截然不同的管理结果。根据企业物资采购管理现状，建立健全符合企业实际情况的《物资采购价格管理制度》，确定组织架构、明确部门职责、细化工作流程、加强监督与考核等方面内容，做到责、权分明，使企业物资采购价格管理有章可循、有法可依，是做好企业物资采购价格管理的第一步。

1.2 建立专业的价格管理部门，实行价格管理双轨制

在以往的物资采购管理中，物资采购价格主要由采购部门控制。权利过于集中在采购人员手中，对采购价格制订缺少制约、监督机制。在企业中设立专业的价格管理部门，与采购部门并行管理价格，实行价格管理双轨制，既有利于为企业多渠道提供价格信息，防止物资采购价格偏离市场价格，掌握市场先机，又能有效地分散采购价格定价权利，制约采购行为，有效控制物资采购活动中的腐败滋生。

1.3 加强物资价格信息管理，建立采购物资价格档案，确定物资内部指导价格

价格管理部门应勤于进行市场调查，了解市场行情及物价波动信息，增强各类价格信息的真实性。建立价格信息档案，为领导或采购人员决策提供及时、准确、可靠的依据。收集价格信息主要从如下几方面入手：

(1)收集企业采购物资的历史价格，建立采购物资价格目录；

(2)采用互联网、电子信箱等现代化通讯手段及时获得国内各地区及同行业采购部门物资价格信息，并整理和存档随用随查；

(3)通过查阅大量物资信息报刊、杂志，收集物资价格信息；

(4)通过电话、电传、信函等多种形式并结合现场实地考察和调研，对供方产品价格等进行跟踪调查，及时了解市场价格波动情况，为指导物资采购价格，降低采购成本，提供真实、可靠的重要依据。

1.4 加强供应商管理，建立合格供应商档案和资源市场准入制度

供应商管理是企业物资采购管理中的一个重要组成部分。强化供应商的管理能够减少物资采购的随意性和盲目性，是降低物资采购价格的有力手段。建立合格供应商档案和资源市场准入制度，既可通过与供应商长期合作获得可靠的物资供应和质量保证，又可在采购周期和购买批量上获得采购价格的优势，对降低物资采购成本大有益处。

对于长期合作的供应商建立档案，详细记录供应商联系方式、地址、经营范围、品质评级等信息。建立资源市场准入制度。每一个供应商的档案必须经过专业主管部门进行资质审核，筛选供货质量高、信誉好、供货价格合理的供应商列入为企业的合格资源市场成员。对资源市场成员管理应由专人负责实行流动性管理，供应过程中对物资价格、质量和消耗进行跟踪，掌握物资的使用情况以及资源市场成员的售后服务、供应能力，定期组织相关人员对资源市场成员进行评价，实行阶段性监督考核。对所供物资出现质量问题或价格偏离市场的供应商进行处罚，严重者开除资源市场。

2 物资采购价格的过程控制

2.1 掌握采购物资信息，科学编制物资采购计划

在物资采购管理中，采购计划占首要地位，有了物资采购计划才发生之后的各类物资采购行为，也就是说所有的物资采购管理行为都是围绕着物资采购计划而执行，计划起到一个指挥棒的作用。具体的物资采购计划要将所需物资的名称、规格型号、技术参数、采购数量、采购周期等详尽信息描述清楚。其中规格型号是否统一、采购数量的多少、采购周期长短都会对直接影响物资的采购价格。

(1)了解工程施工进度、物资库存、设计数量和当地的天气、地理、运输运力等信息，本着采购计划=材料需用量-期末库存+合理储备的原则，制定合理的物资采购计划。

(2)对于通用物资，统一物资的品牌、规格型号及标准有利于统一物资价格，防止采购价格偏离市场。

(3)根据采购数量的多少，确定经济批量的采购方式能有效降低物资采购价格。

(4)根据物资采购周期的长短，合理选择运送方式、送货时间，减少物资储运费。

2.2 进行市场调查与价格分析，确定采购价格上限，避免采购价格偏离市场价格

(1)参照历史采购价格或进行成本计算以量化的形式所制定的物资采购价格参照标准。

(2)实施比价管理，比价的前提首先须有多种价格可比，能够及时掌握多种材料的价格，只有通过比价才能有所鉴别，才能掌握价格审批的标准，才能为采购价格上限的确定提供真实可靠的依据。

(3)综合采购部门和价格管理部门掌握的价格信息，确定物资的采购价格上限。凡超过企业内部指导价格的，要根据其实际情况按照相应的授权批准程序执行，保证采购价格在预算之内。

2.3 在资质合格的资源市场范围内合理选择供应商

(1)首选生产厂家采购，减少中间商供货，降低中间环节加价率。

(2)生产常用物资尽量选择本地供应商，减少运杂费，降低采购价格。

(3)不断开发资质信誉良好的供应商，采购物资时多家选择供应商，合理利用供应商之间的良性竞争降低采购价格。

2.4 结合需用物资的实际情况，灵活机动地选择采购方式

(1)有季节性差价的物资，统计全年消耗数量，利用季节性差价一次性采购，有效降低物资采购价格。

(2)对于生产常用物资建立框架采购。与供应商签订长期合同，取得批量采购价格，根据生产需用情况随用随购，定期结算，有效利用社会储备实行零库存管理。

(3)对于通用性强、供应商资源市场充足的物资，应尽量多厂家选择供应商。结合招标、比质竞价、竞争性谈判等多种采购方式，利用供应商之间的竞争降低采购价格。

2.5 掌握采购合同签订技巧，细化合同款项

(1)对于工程项目、技改技措项目所需非常用物资，签订采购合同时交货期应结合库存、工程进度，大宗物资直达现场，减少二次倒运费。

(2)企业采购的所有物资都应留取一定比例的质保金，普通物资质保金期限为一年，重要物资质保金期限应适当延长。收取质保金一方面对采购物资的质量有相应的资金保障；另一方面一旦供货质量出现问题，有利于企业对供应商的责任追究。

(3)签订采购合同时，一般不提交预付款。对于必须交预付款的重要物资，预付款比例应不超过20%。

3 增大采购工作透明度，全过程价格监督检查

3.1 多部门协同管理，加强物资采购价格全过程监督

企业的价格管理部门、纪检监察部门、审计部门协同合作对物资采购价格事前控制、过程监督和事后检查。价格管理部门通过价格双轨制对物资采购价格事前控制，参与制定采购价格最高上限，并和纪检监察部门共同参与物资采购比价、招议标过程控制；审计部门对物资采购事前、事后抽查审计，全过程控制物资采购价格。

3.2 加强采购的过程公开，接受用户的价格监督

(1)根据企业生产的实际需要，在召开采购比价、招议标会议之前适时邀请专业技术、价格管理、纪检监察、财务、审计、用户等单位参加，进行性价比评价和市场价格分析，按照性价比最优、总成本最低的原则，由各部门发表意见，共同制订物资采购价格上限，有效地控制采购价格不偏离市场价格。使各部门在参与中了解物资采购过程，杜绝物资采购一个人说了算、“一竿子插到底”的弊端，实现物资采购集体研究、共同决策。保证采购业务公开透明。

(2)业务人员定期将采购合同上传至企业网站，公开采购物资数量、采购方式、采购渠道、采购价格等信息，及时收集物资使用部门的信息反馈，接受各相关部门的价格监督。

物资采购业务公开，不仅有利于理顺物资采购管理程序，规范采购行为，而且能够通过业务公开、廉政监督、过程控制，实现物资采购过程的高效运行，增强供需双方的理解与支持，实现阳光采购，杜绝物资采购过程的腐败行为。

4 明确物资采购价格管理的违规责任，严肃物资采购过程中的违规处罚

加强物资采购价格管理的事后监督检查，一旦发现采购价格超出正常市场价格水平，必须追查到底。分析采购价格偏离原因，调查落实物资采购过程，对于相关责任人和供应商予以相应处理，增强物资采购价格管理制度的严肃性。

加强物资采购价格管理，是降低采购成本的重要途径之一。物资采购价格管理是一件复杂烦琐的工作，尤其现在生产材料大幅度涨价的情况下，既要保证企业生产物资的正常供应，又要降低材料采购价格，其难度是可想而知的。但是只要企业能够抓住物资采购价格全过程管理工作的重点环节并把握该环节的要点，通过加强价格管理，建立健全物资采购价格管理制度，掌握价值规律的变化趋势，充分利用价格杠杆，合理配置资源，就会增强获取和控制资源的能力，满足企业生产建设的物资需要，实现企业控制采购价格的管理目标，取得最佳的经济效益。

[1](美)卡 维 纳 托(Cavinato,Joseph.L.),(美)考 夫 曼(Kauffman,Ralph.G.)编,吕一林等译.专业采购与供应人员指南[M].机械工业出版社,2001.

[2](美)蒙茨卡，(美)特伦特，(美)汉菲尔德.采购与供应链管理[M].电子工业出版社,2008.

[3]翟光明.采购与供应商管理[M].中国物资出版社,2009.

F272

A

1005-5800(2012)07(c)-084-02

史军(1973-)女，辽宁省营口市人，现就职于中国石油辽阳石化公司电子商务部质价科，任质量管理工程师，工学学士。