做好档案寄存服务工作 为和谐社会发展服务

袁海燕

（富裕县低保中心 黑龙江 齐齐哈尔 161200）

档案资料寄存，是指不属于国家综合档案馆接收范围的机关、团体、企事业单位、其他社会组织形成的档案资料，经双方协商，由国家综合档案馆代为管理的保管形式。本省行政区域内的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织和个人具有保存价值但又不属于各级国家综合档案馆接收范围内的档案资料，以及需要异地备份、多地备份的材料，均可在各级国家综合档案馆寄存。寄存档案资料归寄存者所有。寄存方式、管理方式及利用方式由双方协商确定。寄存者对寄存的档案资料享有利用、鉴定、开放等一切权利。档案馆未经寄存者同意，不得向其他利用者提供档案利用，不得向社会公布档案内容。破产企业寄存的档案，其查阅办法按照档案利用的有关规定执行。档案资料所有者寄存档案资料须与国家综合档案馆档案寄存保管单位签订档案资料寄存协议，寄存协议的内容及收费标准由双方协商确定。

一、档案寄存服务工作带来的忧患

关于寄存档案，在《档案法》中第十六条规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。”也就是说，不属于档案接收范围的单位和公民，其对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可以以寄存的形式存放在档案馆。

1.妨碍馆藏忧患建设。丰富馆藏是档案馆的首要任务，它包含两条内容：①数量充分，质量优化。②成分充实，结构合理。被寄存的档案多数在寄存之前没有进行达标或目标管理认定，档案属于自由整理状态，质量较差，寄存人想寄存时才提出寄存要求，仓促进行；档案馆对寄存档案没有相关的规定，缺乏约束力，导致一些没有保存价值或者重复的档案充塞馆内。这样移交或寄存的档案馆的档案往往是一种与企业利益、经济技术无关的信息，仅仅是为没有去处的档案设置一个比较放心的落脚点，这种种类单调、载体单一的档案实体，自然无法满足优化馆藏的目标。

2.所有权不明确。《档案法（草案）》的审议报告中说：“档案的所有权问题，可以适用于民法通则关于财产所有权的一般规定”，《民法通则》第七十一条：财产所有权是指所有人依法对自己的财产享有占有、使用、收益和处分的权利。寄存是一种暂时存放的行为，也就是说这些寄存在档案馆的档案依法属于这些寄存人。因此不少寄存人要求以专柜存放，钥匙由寄存人保管的形式寄存，那么档案馆能否依据一定的原则和技术，对其进行必要的加工整理、编目、提供信息给社会利用？是否有权对这些档案进行鉴定和销毁？还是仅仅为其提供一个存放的空间？

3.寄存时间含糊。寄存档案时往往缺乏一定的手续，在档案移交档案馆后，寄存人似乎卸下一副沉重的担子，对其以后的去向就置之不理，变暂时存放为长期、永久性存放，档案馆则需要不时投入一定的人力、物力、财力去进行管理，这种被动局面难以摆脱。况且对那些倒闭、破产的企业，这种寄存又要持续到何年何月？又有谁来处理它们,都是个未知数。

二、开展库存档案工作档案馆最具优势

“寄存”档案既然以法律的形式加以确定，档案馆就应该充分利用这种形式，作为解决档案安全保管和档案管理资源合理配置的有效途径，而不是一种被动、无奈的行为。作为集中档案的文化事业机构，档案馆对其分管范围的档案具有接收、收集、整理、保管和提供利用的责任，也就是说档案行政管理部门、档案馆对寄存档案的最终流向有着义不容辞的责任。它具有以下几点优势。

1.关于“寄存”档案，《中华人民共和国档案法》第十六条规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。”根据《中华人民共和国档案法》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及有关规定，结合黑龙江省实际情况，为加强档案管理，防止档案的散失和损毁，确保档案的完整与安全，服务社会，档案馆要做好档案寄存工作。

2.档案馆拥有良好保管重要档案资料的条件。大空间的库房配备了自动灭火、温湿度自动控制、防盗设施和中央空调、除湿机等先进设备，保证了档案资料的安全。

3.档案馆本身就是重要档案资料的保管场所。各机关、企事业单位、中介机构及其他社会组织形成的属于非法定移交进档案馆的档案、个人收藏的日记、信札、手迹、照片、录音录像带及其他实物珍品都属于此类。所以，理应存放在档案馆。

4.寄存档案非原文书档案在指定的时间内交到固定的档案部门，寄存档案它具有一定的灵活性，可以根据自己的情况挑选寄存单位。例如，摩托罗拉公司为其档案寻找合适的寄存单位时，进行了招标，十多家中外单位进行应标。它们要选择保管最安全、使用最方便的、最适合他们的单位来寄存，这就要求寄存单位的硬件设施一定要过硬，这也正是我们档案馆服务的优势。

三、开展寄存档案服务工作具备足够的库房空间是最基本的条件及优势

寄存档案不像一般的机关文书档案有一定的固定性、规律性，它是无规律性的。有的单位只有几十卷，而有的单位有几十万卷档案.另外它们还不一定把全部档案寄存，所以单位寄存档案的数量就无法推测。

由于社会发展的需要，在我国，档案寄存服务工作已经开展了六七年，各地区的档案馆逐步走出“深闺”为社会服务，陆续开展此项业务，就连一些落后地区也在近一两年开展了此项业务。开展服务的方式及收费标准根据各地的具体情况而各有特点。

在开展档案寄存服务和管理过程中也会遇到一些问题，制定详细、周全的管理规则是非常必要的，并要不断完善、修订，以适应情况的变化，保证寄存服务的持续、顺利的进行。

四、做好社会服务开展档案寄存是非常必要的

长期以来，档案馆作为国家保管和利用档案的基地，一直给人以“庭院深深”的感觉，档案的社会服务功能没有得到应有的发挥，在一定程度上影响了档案事业的发展。近年来，随着市场化就业人才流动的加大，加之自身技术和人员的缺乏，许多企事业单位面临繁重的档案管理难题。所以，为了加大服务范围，满足更多的需求，大力开展档案寄存业务是势在必行的。

[1]马从敏.私有档案管理研究[D].苏州大学，2006年.

[2]王静.私人档案的社会回归.信息权利的协调与平衡[D].吉林大学，2007年.

[3]程训方.对非国家所有档案监管行政权的思考——《档案法》审视之一[J].档案管理，2004年02期.

[4]陈世敏.深圳市档案寄存中心转为实体机构[N].中国档案报，2002年.