做好档案编研 提高社会档案意识

李宝华

（黑龙江省富裕县公证处 黑龙江 齐齐哈尔 161200）

一、档案编研在开发档案信息资源中的现状

档案编研工作经过几十年的发展，逐渐走向成熟。在八十年代后期，《档案法》的问世，为档案编研工作赋予了法律责任，编研组织如雨后春笋般地发展起来，各类编研成果也逐年增多。主要表现在：通过开展档案编研工作，变被动提供档案为主动的开发档案，将沉睡的档案唤醒，从而使被动服务转化成主动服务；通过开展档案编研工作，使档案管理水平和案卷管理得到进一步提高；通过开展档案编研工作，使档案工作的地位和作用得到进一步加强。

二、做好档案的编研工作

领导重视，是做好档案基础工作的关键和基本保证。只有得到领导的重视和支持，档案工作才能得到健康有序的发展，也是我们做好基础工作的有利保证。首先，更新观念，明确档案利用的地位和作用。档案利用的地位和作用，是由档案自身的特点和档案管理工作的特点决定的。过去，人们把档案仅仅看作是保管的机构，而忽视了档案价值的实现。事实上，从档案自身的特点来看，档案是人类宝贵的精神财富，是几代人的奋斗、呕心沥血积蓄下来的特殊资源。作为人类文明的结晶，它证明着历史、昭示着未来。在社会主义市场经济条件下，档案以其原始性、系统性、查考性等特点，成为信息资源的重要组成部分，成为信息产业的重要基础。从档案管理工作的特点来讲，档案管理工作自始至终贯穿着档案利用。档案管理有档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑、研究、提供利用等多个环节。虽然每个环节都在发挥着各自不同的作用，但归根结底，档案管理工作是通过档案利用与各部门发生着联系，档案利用是档案管理工作中最富有活力的环节，它既是档案工作的出发点，又是档案工作的根本目的。第二，档案工作的根本目的在于利用、服务，为实现这一目标，必须打破以往那种封闭、半封闭的工作状态，改变“坐等上门”、“守摊”等陈旧单一的做法，了解利用者的需求，档案的利用价值才能得以充分发挥。对档案利用者的需求可以通过做好档案利用登记来实现，档案利用登记是反馈档案利用信息的重要手段，完善的反馈信息一方面可以使我们及时发现工作中存在的偏差和失误，从而采取措施，加以改进和纠正，提高工作水平；另一方面，通过对档案利用者的不同需求进行分析研究，找出其内在的规律性，可以帮助我们从当前利用者来分析、预测潜在的利用者；从利用者的当前需求来分析、预测他们的真正需求，借此有的放矢地做好档案利用的超前服务、主动服务，使档案利用达到一个更高层次。所以，要强化服务意识，增强服务观念，建立以服务为中心的运行机制，努力开拓档案利用新领域，大胆尝试档案利用的新路子，使档案利用工作不断向深度和广度发展。第三，做好档案检索和编研工作，是档案工作人员熟悉档案内容的主要手段，是系统、及时、准确提供档案信息的基础。在搞好档案的编目，做好档案编研是企业经济发展重要轨迹的真实记录，它是企业档案资源的重要组成部分，具有极其重要的保存价值。近年来，非常重视档案的编研工作，非常注重对重大活动的搜集、整理归档等工作。第四，加强档案的接收和征集，特别是有特色的档案，不仅是档案部门业务建设的重要环节，而且也是丰富档案收藏的重要手段。档案的编辑工作，紧紧围绕单位中心工作，逐步形成了自己独特的工作思路和工作方法，做到一是主动出击，变被动为主动，记录活动发展的全过程，结合档案形成情况，确保动态的，特别是重大活动和特色档案活动中形成的档案齐全完整；二是有助于档案部门树立形象，扩大了档案工作的影响，更有利于与各部门各所加强联络，取长补短，形成合力，提高自身能力、在确保归档材料齐全完整的前提下，提高整体质量。

三、体会

1.丰富室藏，增加档案信息存储量。由于档案室成立时间不长，室藏档案数量不大，因此，除了正常的收集档案外，还要分重点，从抓集中统一管理入手，下大力量收集散存的档案。包括征集散存在个人手中的档案，增加了室藏内容，使档案的收集达到一定的广度和深度，为文档的编研工作奠定了基础。

2.忠于职守，做好自己的本职工作。档案工作是一项清苦淡泊、默默无闻、为人服务的工作，然而又是一项光荣艰巨、不可缺少的工作，档案部门处于窗口位置，负责对外、查档的岗位，更应做到忠于职守，甘当无名英雄。

3.积极主动，周到服务。全心全意为人民服务，是党的根本宗旨，也是档案工作者的根本宗旨。随着市场经济体制的逐步完善，档案为改革开放和现代化建设服务的作用越来越大，范围越来越广，对象越来越多，这就要求档案工作者要树立全新的观念，做到诚恳待人，细心、耐心服务，尊重用户，为用户提供方便，帮助他们排忧解难。

4.钻研业务，讲求质量。档案涉及的方面广，这就需要档案人员具有娴熟的业务技能和丰富的工作经验，才能得心应手，为各方面提供高质量的服务。

5.保护档案，严守秘密，这是档案人员最基本的道德要求。档案是一个企业的宝贵财富，人人有责任，严格执行档案工作的法律法规，做到精心保管，万无一失，维护档案的完整与安全，执行保密规定，保护企业的知识产权和经济利益。

6.勇于实践，创新提高。档案是开发利用、信息共享的重要来源。近年来，信息之大，呈爆炸之势，电子计算机、多媒体、缩微等新技术已在档案部门被广泛使用，庞大的纸质档案逐步由电子档案所替代，档案资料将不再是堆积如山的文稿、实物等等，而是用新技术处理的各种数据。因此，档案工作管理、档案的开发利用工作面对新的挑战，我们必须加快知识更新，熟悉和掌握新技术、新设备，大胆实践，以高质量、高效率，提供更优质的服务。

7.制定编研计划进行组织管理。要保证编研工作循序渐进，忙而不乱的进行，编研工作要有一定的计划性，要有一定的组织管理对编研工作进行规划组织，指挥协调。（1）根据编研题目的大小、任务的多少，结合本单位发展的长远规划、近期目标，分清轻重缓急制定出长期规划和短期规划；（2）根据题目的难易程度和选题范围、内容决定是自编还是与有关职能科室合编。在搞清题目的编辑目的和主要使用对象以及档案材料的范围、内容后，要明确编研工作的步骤、参与人员、组织分工、完成时间和记录标准，并进行目标管理，以提高工作效率。

总之，档案工作特别是档案的开发利用工作，是档案开发信息资源、延长档案寿命、服务于各项事业发展建设的一项非常重要的工作。档案工作是开发利用的信息中心，是沟通的桥梁，是向用户提供信息的宝库。因此，提供高质量的信息服务是档案工作的生命之本。

[1]翟天聚.拓宽编研路子做好结合文章[J].山东档案，2001年，第02期.

[2]寇雪盈.档案编研工作存在的问题及对策[J].商洛师范专科学校学报，2005年，第01期.

[3]马勇.新形势下如何做好档案编研工作[J].山东档案，2009年，第06期.