浅谈企业档案工作如何为企业发展服务

戴丽霞

（牡丹江恒丰纸业集团有限责任公司 黑龙江 牡丹江 157013）

在信息化高速发展的今天，企业管理体制、运行机制已经发生了质的变化，尤其是上市企业，要求企业档案工作必须跟上企业发展的步伐，为企业发展服好务，同时档案工作者必须与时俱进，适应企业发展的需要，建立新的档案工作运行机制及档案服务形式。

一、建立新的企业档案工作运行机制

1、建立与现代企业制度相适应的档案管理运行机制。

建立与企业发展相适应的档案管理制度和档案工作网络是做好企业档案工作的基础和关键，企业应按照《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》，建立、健全企业档案工作的各项管理制度,将档案管理纳入企业发展规划、纳入年度计划、纳入领导岗位责任制、纳入各职能部门岗位责任制。由于企业规模、机制不同，企业不可能用大量的人员专门从事档案工作，为了完善档案管理机制，企业各职能部门都应设有兼职管理档案的工作人员，企业至上而下建立一套以企业法人为组长，主管领导为副组长及专职档案员为纵向、各职能部门兼职档案员为横向的领导小组网络管理体系。专职档案员定期对企业档案工作进行指导、监督和检查，各部、室认真做好平时文件材料的积累、整理，年终及时对文件材料立卷、归档，形成一种职责分明、权利、义务相称具有内在发展动力的高效档案管理体系。

2、档案实行集中统一管理。在企业内部档案实行集中统一管理，它是企业各项管理工作的开始，对企业档案实行统一整理、统一开发及利用，有利于企业档案工作的全面建设，便于维护档案的完整与安全，也能充分发挥企业档案整体功能。

3、抓住与企业经营形式相适应的档案管理重点。要找准企业档案工作的切入点，加强企业重点档案的收集与归档。例如企业资产评估报告、房屋产权证、国有土地使用证、生产许可证等重要档案，而企业的基建项目、ISO质量管理体系认证、新产品开发、技术设备改造等重大技术活动所形成的档案，档案部门收集不全、散失等将会给企业生产、经营带来不必要的麻烦。企业的重大决策取决于每一次董事会、股东会，如果文件材料收集不全，对于领导来说面对股东的咨询，难以拿出有力证据来说明当时的决议，也无法令广大员工信服，而对于股东来说，他们应有的监督权大打折扣，广大股东的合法权益难以得到保障。

企业档案管理工作虽然不会直接产生经济效益，它会间接地产生意想不到的经济效益。企业规模有大有小，而企业的档案管理则可以做到以小胜大，而当今很难找到一个优秀的企业却没有好的档案管理。这充分体现档案管理随企业发展而巩固，随企业壮大而不断完善。

二、建立与企业发展相适应的档案工作服务形式

1、转变服务观念、强化服务意识。随着企业改制的不断深化，企业档案部门的服务领域、范围和重点都发生了重大变化。从服务领域上看：过去是以为企业政治服务转向现在为企业经济建设服务。从服务方式方法上看：过去手工检索，而如今服务观念转变了，一切为了利用者，例如采取电话咨询、电话预约调查，网络查询等。

2、加快推进档案工作标准化、信息化技术进程。加速档案管理标准化、信息化进程是档案工作当前和今后一个时期面临的一个突出问题。企业要规范化、标准化，企业生产经营普遍运用数字化、网络化技术，档案工作也应加快信息化建设步伐。过去手工立卷按档案工作者的主观意识、多年的习惯方法立卷，在不同程度上存在相近公文重复立卷、无序等问题。而实现档案工作规范化、标准化、信息化后，从根本上能实现档案保管利用价值最大化、案卷保管完整化、检索利用便捷化的优点。但是，在实际工作中应注意以下几点：一是在注意有效地保持档案的完整性同时，要把握重点，分清主次、不能庞杂，把住归档入口第一关，为档案工作规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。二是准确把握内容、形式和作用等都具有相似之处的文件与资料的区别，不应归档的文件材料坚决不归档。三是加强电子文件、资料及档案光盘存储的管理，探索一条电子文件资料接收方式、管理、保护和利用的科学方法。

（1）提高认识，科学规划。一要在思想上充分认识企业档案信息资源的重要意义，它是国家档案的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，企业档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当企业档案信息资源在企业现代化建设中发挥重要作用时，企业档案和企业档案工作的意义和价值才能充分地展现出来。因此，我们要按照国家有关规定千方百计将呆滞在企业档案库房中的档案信息变成现实有用信息。二要作好科学规划。要将大量的企业档案数字化，那是一个庞大的系统工程。首先要做好馆（室）藏情况的调查，包括企业档案的类型，如党群档案、行政档案、经营档案、生产技术档案、产品档案、科学技术档案、设备仪器档案、基本建设档案、会计档案、人事档案等，载体形态与状态、馆（室）藏档案数量、档案信息利用等基本情况。根据馆（室）藏情况制定档案数字化的科学规划，包括硬件的购置计划和数字化处理规划。企业档案数字化要经过一个较长的过程，硬件购置要根据企业的经济效益逐步解决，应从实际和长远打算，保证所购买的扫描仪等硬件设施的配套性，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。企业档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对室藏重点档案和利用率高的档案先行数字化，尽力满足企业生产经营和工程技术人员的需求。

（2）强化企业档案基础工作，为档案数字化作好准备。企业档案数字化必须有所选择，针对室藏的档案资源，不加选择地全部数字化那是不可能的、也是不必要的。在实际工作中，我们要根据企业生产经营的具体情况确定哪些室藏档案原件应该数字化，那些不需要数字化以及那些优先数字化。也就是将企业珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案优先数字化。要进行数字化的档案原件必须完整、准确，排列正确、有序，对影响扫描质量的档案原件要预先进行修复、整理。

总之，集中统一管理，抓住企业档案管理重点，建立企业档案管理制度，转变服务观念，强化服务意识，是构成企业档案管理的新机制。根据企业生产经营的需要，作到超前服务，采取现代化跟踪服务手段，使企业档案工作与企业发展同步，适应企业现代化的格局，通过数字化、网络化途径实现企业档案资源信息共享。