刍议档案现代化管理和信息化建设的思考

王 涛

﹙黑龙江省中医研究院 黑龙江 哈尔滨 150036﹚

目前，信息化已成为社会发展的一个重要标志。信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势，档案工作必须跟上社会发展的要求。

档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。要加快档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。

第一，加大投入、增配软、硬件设施。要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时作为上级档案的主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提高解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

第二，引进和培养现代化管理人才。提高人员素质，培养管理人才。积极更新，改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件，但现代化设备要求管理人员必须有现代化的素质。为此，一要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才，数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。二要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。三要抓好档案专业人员的在职培训、进修，提高档案管理人员的知识结构和整体水平。四要加强理论研讨，增进学术交流，提高编研水平。

第三，加强领导、提高认识。加快档案信息化的建设，要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新，关键在于管档案的人，使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率，提高服务质量。

档案管理现代化、信息化是必然趋势。随着现代化科学技术的发展，特别是计算机管理档案软件的开发、利用、升级、以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术，已经在各层次档案管理管理系统中广泛应用。在信息化社会的大环境下，档案信息化是档案事业发展的必然选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力。随着信息技术的应用与普及，通过档案资源的数字化和传输的网络化等现代化技术手段以及相应的社会化服务，将形成对全社会开放利用的服务平台，利用者可以直接利用对外开放的档案资源，真正享受《档案法》赋予的利用档案的权力，从而改革传统的档案管理与利用方式，建立新型的档案工作体系。档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，才能发挥档案的价值，提高档案工作的社会地位，实现档案事业的跨越式发展。

档案管理现代化、信息化可以拓展档案工作的服务领域。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发也就能产生更广泛的社会效益。档案馆应充分利用档案所具有的档案信息管理和信息服务属性，运用各种方式，将档案馆建设成为便民服务的窗口，成为公众了解政策法规，当地民俗，经济、历史、文化信息的窗口，为公众提供优质高效的档案馆信息服务。同时，通过对档案内容的收集、加工、整理等再组织，开发出档案信息产品，为用户提供系统的、专题的、实用的信息服务，最大限度地满足用户的需求，充分体现档案馆的社会信息服务功能。

加强档案现代化管理信息化建设实现档案资源社会共享。档案信息化资源共享是时代发展的需要，档案馆如何抓住机遇，赶上信息化建设的步伐，充分发挥档案馆的社会功能，促进档案资源的社会共享，是档案工作者的时代责任。档案资源的社会共享有两个条件，一是档案资源的质量与数量，其中优良的质量是促进档案资源社会共享的内在因素，充足的数量是确保档案资源社会共享的外在条件。二是档案资源的社会认知程度，档案资源的社会认知程度越高，档案资源共享的范围就越广。数字化档案馆的建设将为档案工作创造前所未有的有利条件，从根本上提高档案服务质量，强化档案信息的社会需求。因此，数字档案馆的建设有助于档案馆实现由完全的实体保管模式向信息管理模式的转变，有助于档案馆保存社会记忆功能的实现，从而为档案资源的社会共享提供可靠的保证。

总之，加快档案现代化管理和信息化建设，要加强领导，提高认识；认真研究，合理规划。争取支持，加大投入，配备人才；要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设的一个重要内容。逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平；工作效率，提升服务质量。要争取政府和上级部门的支持，加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。