新形势下的档案业务指导工作

逯国良

（青冈县档案局 黑龙江 青冈 151600）

档案业务指导是档案行政管理部门的法定职责，是依法行政的基本任务。认真做好档案业务指导和服务工作是档案行政管理部门义不容辞的责任。本文从普通档案业务指导工作者的角度出发，就如何在新时期与时俱进地开展档案业务指导工作，切实履行对基层单位档案工作监督、指导职责，谈谈自己的看法。

档案业务指导《档案法》赋予档案管理部门的行政职责，负责对本行政区域内的档案馆、各级机关及本系统所属的企事业单位的档案工作的业务监督与指导。随着社会的进步，改革开放的不断深入，市场经济的逐步完善，档案种类也趋于多元化，这就需要建立一套全新的档案业务指导工作方法和体系。进入二十一世纪，档案业务指导工作面临着新的挑战，同时也带来了新的发展机遇。当前，档案业务指导工作要大胆解放思想，勇于改革创新，加快实现档案业务指导工作由传统型向现代型的本性转变，要树立指导服务的理念，以信用档案、社保档案、社区档案等新型档案的业务指导工作为切入点，不断完善社会事业领域的档案工作。

一、加强法制建设，为档案业务指导工作提供有力的保障

开展档案业务指导工作是法律赋予各级档案管理部门的重要职责，而不是一般的业务指导。1988年《档案法》的颁布实施，使档案工作有了法律的保障，档案业务指导工作有了依据。因此，在新形势下档案业务指导工作都要以档案法律、法规为准绳，不断提高档案服务质量，使档案事业持续、健康发展。一是建立健全以《档案法》为核心的地方档案法律体系。要根据档案工作的实际，不断地完善地方档案法律、法规和各种规章、制度，制定档案工作方针、政策，使档案业务指导工作有法可依、有章可循。二是档案业务指导与档案执法相结合。档案业务指导与档案执法检查是相互联系、相互依存的关系，也是规范档案基础建设的一种尝试。我们常常在业务指导过程中发现有些单位的档案存放地存在着不安全隐患，有的单位不按时立卷归档，还有些单位会议记录不交给文书存档等不规范的档案业务行为，我们就会向执法部门提出整改意见和改正措施。执法人员就会就立档单位所犯错误，根据《档案法》的有关条款，给其下达整改通知书，责令限期整改。这样立档单位就知道有按《档案法》来规范档案业务就是违法，这样就有了积极主动要求我们进行业务指导的意识。如果你单独进行业务指导，有些立档单位就会对你指出的错误置之不理。因此，档案业务指导与执法检查相结合为档案业务指导工作减少了重复工作量，有效地提高档案业务指导的实际效果。同时也提高了基层档案单位对档案工作的重视，提高以法治档意识，从而，改善了档案工作的社会环境。

二、转变指导模式，推进档案业务指导工作的创新性

江泽民同志指出“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力”。如果档案业务指导工作不顺应时代发展，不创新，就不能有生机和活力，就跟不上时代发展的步伐。所以，我们必须从传统的业务指导模式、做法中解放出来，拓宽视野、转变观念，总结出符合档案事业发展的档案业务指导的新路子，树立与时俱进的档案业务指导观念，为基层单位档案工作提供高效、优质、全方位的服务。一是要摒弃那些不合时宜的档案业务指导观念。档案业务指导工作是开展档案服务的重要手段，主要途径，是外界了解和认知档案工作的一个窗口，过去，档案业务指导工作只限于机关、企事业单位的常规指导模式，坐在办公室进行宏观控制，进行政策性、技术性指导，容易造成档案材料中存在大量问题和欠缺无法弥补。我们要走出去，深入基层，到立卷单位进行指导工作，把指导工作应该贯穿到档案整理的全过程，即档案收集、整理、装订、编目、上架。业务指导人员还应与立档单位保持密切联系，有问题随时进行沟通和解决，对存在的问题，及时提出修改意见。立卷归档验收时应严格按照验收标准认真检查档案材料完整性、准确程度，对不符合要求的，要限期整改，使其档案工作达到规范化、标准化。二是要树立与时俱进的指导思想。经过几代档案工作者的努力和积累，我国档案业务指导工作已经有了系统的理论和丰富的工作经验，无论是过去还是今天，这些经验和理论对我国的档案工作发展起到了重要的作用，随着社会的发展和改革的深入，我们不能陶醉于过去所取得的成绩，档案事业只有与时代同发展，才能适应社会发展的需要。比如：随着电子文件等新型档案载体的不断出现，传统的对纸质的指导方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求。我们应在实践中尽快探索出一套切实可行的电子文件管理模式，不断提高档案指导工作的主动性。三是要有创新意识。不创新就没有发展，我们要从思想上创新、行动上创新、方法上创新，不断探索新形势下档案工作的发展规律，社会对档案工作的新需要、新需求，进行档案业务指导工作的指导理论创新、制度创新、形式创新，以适应和满足档案事业发展的需求。

三、抓住重点，突出档案业务指导工作的实效性

档案业务指导工作不能眉毛胡子一把抓，既要全面推进又要突出重点，要有方向，又要有立足点。第一，档案业务指导工作要把档案信息化建设作为重点。当前，要把各级档案馆的数字化建设纳入各级政府的办公数字化之中，把各级机关数字信息化建设与机关办公自动化建设结合起来，连通局域网、政府网、因特网来实现档案信息网上共享。当前，着重在机关文档一体化、电子文件归档和电子档案管理的指导工作，逐步完善档案网络建设，为档案信息化建设打下坚实的基础。第二，档案业务指导要立足于信息资源建设。没有档案信息资源，档案工作就成了无源之水，每个地区、第个行业、每个系统、第个部门都有各自的特点和性质，基础条件也各不相同，档案业务指导工作一定要从实际出发，分情况采取相应的对策与措施。只有我们的信息资源全面、完整、规范，才能保证为信息网络提供优质的信息资源。第三，要深入实际，搞好调查研究。业务指导人员要经常深入基层，了解档案工作的实际问题，以此增强业务指导工作的针对性和有效性。随着社会的发展，随之产生的民营企业、信用、社区、社保、医保、林权制度改革档案等新型档案，这就要求我们把学到的档案理论和实际结合起来，总结出新的指导思想、指导方法，为社会发展服务。第三，加强与各行业、各系统主管部门的合作，充分发挥他们的领导和指导作用，调动和提高专业主管部门档案工作的积极性，将条条的管理优势与地方业务指导优势拧成一股合力，这是做好业务指导工作的又一条重要经验。比如社区档案需要与街道、民政部门合作，农业农村档案需要与乡镇、农业部门合作等。此外，按行业或系统组建档案业务协作组也是齐抓共管的一种好形势。通过开展互通、互助、互查、观摩和研讨协作等活动，能够充分发挥立档单位之间以及行业之间的横向交流与合作，同时协作、配合地方档案行政管理部门开展一些业务活动，有效地推动面上工作的开展。有了这样横向纵向网健全的档案合作体系，对于一个地方档案事业总体发展往往会取得意想不到的效果。

四、加强学习，提高档案业务指导工作的水平和能力

档案工作是一项专业性很强的工作，这就要求档案工作人员既要有扎扎实实的业务功底，还要有较强的管理能力和服务意识。当前，我们从事档案业务指导的人员，多数都不是档案专业出身，尤其要加强学习，特别要加强理论武装，提高业务素质，增强业务能力和水平。进入二十一世纪，对我们档案业务指导人员的素质和能力提出了更高的要求，我们时刻要明确自已的历史使命，不断更新知识，提高素质，以适应时代发展的需要。一是要加强政治理论的学习。我们要以“三个代表”重要思想为指导，学习党的方针、政策，在思想上与党中央保持高度一致。二是加强档案专业知识的学习。我们加强档案法律法规、档案管理等档案专业知识的学习，不断提高自已的业务水平。还要经常浏览国家和省级档案专业刊物，上网了解档案工作动态，不断探索档案业务指导工作的方法和途径。三是加强计算机等现代化管理手段的学习。档案业务指导人员要重视计算机等现代化技术的学习，做到能够运用现代化管理手段、方式来开展档案业务指导工作，如电子邮件、刻录机、扫描仪、网络等现代化手段，以此提高业务指导的效率。

五、加强宏观管理，提高档案业务指导工作的总体性

一是坚持分类指导的原则，突出工作重点，以点带面。就整个档案工作而言，档案馆是主体，档案室是基础。但我们的工作重点，工作方式应来个转变，就工作重点来说，档案馆的工作重点则是为国家积累档案财富。就两者关系而言，档案室是向档案馆提供财富的“基础”,而档案馆是维护一个行政区域内历史全貌的历史记忆主体。由此，决定了档案部门的工作重点应该抓“基础”促“主体”。二是结合本地实际情况，不搞一刀切。以档案进馆单位的档案业务指导为重点，与进馆有关的业务要管住，管死。如归档范围、归档率、案卷质量、基本检索工具等。其他如档案室是否配备了计算机、档案的开发利用、升级达标等，应从实际出发，只可引导，不可强求。三是不断提高基层档案人员业务素质。坚持持证上岗制度，定期对他们进行业务培训，使他们对档案工作方面的新成果、新经验、新作法及时掌握和运用。还要加强对档案人员“爱岗敬业”、“甘当老黄牛”精神的教育。通过这些途径，培养一批档案干部骨干力量。带动档案工作全面发展。

总之，档案业务指导人员只有转变观念，提高业务素质，增强服务意识，强化现代科技手段，才能使档案业务指导人员无论在档案基础理论和专业知识、科技知识等方面始终处于领先地位，以适应档案事业快速发展的需要。

[1]王冬梅，于咏梅.对新形势下档案业务指导工作的几点思考[J].山东档案，2000年04期.

[2]李广民.如何做好新形势下城建档案业务指导工作[J].陕西档案，2005年06期.

[3]计大敏，狄煜宝.新形势下的档案业务指导工作[J].中国档案，1996年08期.