基层单位档案室检索工具体系

陈海岩

（吉林省白城市洮北区东风乡卫生院·新立社区卫生服务中心，吉林 白城 137000）

检索工具是记录、揭示档案资料外表特征和内容特征，提供查阅检索档案资料线索的书本或卡片式工具。基层单位档案室的检索工具应多种形式、各有侧重、互相补充，形成完整的科学体系，这样，才能充分揭示室藏档案资料的内容、成分、价值和意义，方便查阅和利用，提高查准查全率，充分开发档案信息资源。但是，目前绝大多数基层单位档案室的检索工具单一，无法形成科学的检索体系，而且各单位检索工具的种类、格式和编制方法不尽一致，这不仅制约了档案资料的查准查全率，也妨碍了档案室之间的信息交流和联网。因此，必须建立健全档案检索工具体系，充分体现全面性、系统性、实用性和稳定性的特点，建立和健全全宗介绍、案卷目录、卷内目录和著录卡片。本文主要分析四种检索工具的主要特征、内容、作用及其优缺点。

1 建立档案检索工具的要求

建立档案检索工具要符合全面性、系统性、实用性和稳定性的要求。全面向那个是指检索工具要能覆盖整个室藏档案资料的结构体系，包括室藏的不同门类、内容、载体形态的档案资料。系统性是指检索工具要各有侧重，相互补充，从整个室藏概况到每一个全宗、案卷、文件都有相应的检索工具，并且不交叉、不重复，无遗漏。实用性是指各种检索工具都方便查阅利用，简便实用，查准查全率高。稳定性是指各种检索工具有长远的应用价值。

2 全宗介绍

全宗介绍是是用文字叙述的形式，揭示一个全宗档案的主要内容、成分、价值、意义的检索工具。全宗介绍的内容很多，概括起来主要包括立档单位概况、全宗构成情况和档案的内容介绍3部分。全宗介绍可以帮助利用者全面了解一个全宗档案的基本情况。

全宗介绍的作用主要有：一是可以帮助利用者了解立档单位的基本情况，包括立档单位机构设置、人员配置、主要工作职能等；二是了解全宗构成的基本情况，包括全宗档案的数量、排架长度、起止年限、主要作者、破损程度和整理编目情况等；三是可以了解全宗档案的主要内容、成分、价值、意义等，为查阅具体档案原件打下基础。

全宗介绍起到向利用者宣传介绍室藏档案资料的作用，还不能利用全宗介绍调阅具体的档案资料原件，还必须利用案卷目录、卷内目录、著录卡片等具体的检索工具。

3 案卷目录

案卷目录是揭示卷内文件外表特征和内容特征的检索工具。案卷目录的具体作用为：首先，帮助利用者了解某一案卷的基本构成情况，包括档号、立档单位名称、卷内文件主要作者、起止年限、保管期限、密级、卷内文件页数等；其次，可以了解卷内文件的主要内容和成分，包括卷内文件反映的主要问题和主要的公文种类等；三是可以通过案卷目录直接调阅具体的案卷。与档案馆指南和全宗介绍不同，案卷目录真正起到检索工具的作用。

案卷目录一般比较简练、概括和抽象，反映卷内文件内容不够详细具体，无法直接查阅某一具体文件。此时，还必须依靠卷内目录。

4 卷内目录

卷内目录是具体揭示文件主要标识特征的检索工具，主要包括顺序号、文件编号、作者、标题、起止日期、文件页数、备注等项目。卷内目录可以帮助利用者了解文件的主要标识特征，直接查找所需要的文件。

卷内目录的作用：根据卷内目录的文件编号、作者、标题等线索，直接找出所需要的文件资料。将卷内目录的文件编号、作者、标题重新组合成文号、作者、专题目录，提供不同的检索利用渠道。卷内目录还可以扩大组合成全引目录，方便和扩大了档案资料的查阅利用范围。

卷内目录可以直接查阅某一具体文件，但无法打破案卷、全宗的限制，按类别、专题等查阅大量的档案资料。全引目录一定程度弥补了这一弱点，但全引目录数量大，内容庞杂，管理和查阅利用都比较麻烦，查准查全率并不高。但是，目前基层单位档案室尚无条件配备电脑或购买当案检索软件。所以，基层单位必须编制打破案卷、全宗乃至档案室界限，查准查全率比较高的著录卡片。

5 著录卡片

著录是对文件的外表特征和内容特征进行逐一分析、选择、记录并编制成卡片的过程。著录卡片主要包括分类号、档号、档案室代号、微缩号、题名、文件编号、责任者、文本、密级、保管期限、文件形成时间、数量及单位、丛编、附注、主题词、提要等项目，是标引项目最多的一种检索工具。

由于著录卡片的标引项目多、内容广、信息量大，为利用者提供了多种检索利用线索和渠道，查阅利用方便，查准查全率高。著录卡片还可以根据分类号、责任者、主题词等项目，分别组合成分类、人名、专题卡片。一种著录卡片就代替了各种形式的卡片，避免了大量的分散、交叉、重复劳动。如果将著录卡片录入到计算机，检索效率或得到大幅度提高。即使没有电子微缩设备和人员，著录卡片也可以用来作为手工检索工具。

当然，著录卡片的编制过程技术性强、难度高、工作量大，要花费大量的人力、物力和财力，而且著录标引的项目如分类号、主题词等伸缩性大，准确性有的较小，规范标准不统一。

总之，全宗介绍、案卷目录、卷内目录和著录卡片是基层单位档案室的四种基本的检索工具。如果基层单位档案室建立健全了四种基本的检索工具，那么从整个室藏的概况到每一个全宗、案卷、文件都有了相应的检索工具，基本能够适应查阅档案资料的需要。而且，四种基本检索工具各有侧重，互相补充，形成相对比较完整的检索体系，能有效地提高查准查全率。