高校人事管理系统建设探讨

夏 希 高冀颖

（河海大学 人事处，江苏 南京 210098）

高校人事管理是在一定的人事政策和原则之下，运用科学的方法，执行及调整学校的人事制度，对高校内部的各级各类人员及其人事关系进行组织、协调，做好全校教职工的档案管理、聘任录用、奖惩任免、培训考核、工资福利、社会保障、职称评聘、离退休等工作，以达到高等学校人力资源利用的高效率、高效益的目的。高校人事管理工作在高校管理中占据重要地位，良好的人事管理将为高校创造优秀的教学和科研环境，建设合理团结的教职工队伍，提升高校竞争力，增强办学质量，促进高校的发展。

近年来，随着高等教育事业的不断发展和体制改革的进一步深化，越来越多的高校不断扩大办学规模，人事管理的业务量日益增大，业务种类显著增多，服务要求不断提高，迫切要求高校人事管理从被动的事务管理转向主动的人力资源开发及服务，相应的管理工作手段也应从传统的手工方式向数字化方式转变。由此，将当代信息技术与高校人事管理相结合，建立一个集全校教职员工档案管理、薪酬分配、社会保障、职称评聘、岗位聘任、年度考核、干部任免、数据统计与上报、信息的采集与运用等为一体的高校人事管理系统，对人事信息进行科学有效的系统化管理，显得尤为重要。

一、高校人事管理系统建设的必要性

（一）提高人事管理工作的效率和服务质量

人事管理工作是十分繁杂琐碎的例行性事务工作，涉及大量的机构、编制、岗位、人员数、工资等信息，人事管理人员几乎每天都要处理信息的查询、统计、收集、整理、存储、归档等事项。这些大部分都是基于经验的重复劳动，但又是人事管理中不可或缺的基本事务。每逢校内管理体制改革、机构调整、干部任免、工资变动、专业技术职务评聘等较大的人事管理事务及年报、月报等统计工作时，大量的信息处理需要占用管理人员很多时间，手工操作效率低且容易出错。

目前高校的人事管理整体效率偏低，主要出于两个原因：一是信息冗余，维护困难。各个管理部门都拥有各自独立的人事基础信息库，部门之间缺乏信息共享，从而造成人事信息的重复建设，客观上导致了大量冗余信息的存在，同时动辄上百个字段的信息库的维护工作量极大；二是信息不够精确。由于各部门的信息来源、使用目的、统计口径不尽相同，以及大量冗余信息的存在，导致采集到的信息存在一定的偏差甚至错误。

因此，迫切需要有一套高效的管理系统使人事管理各项事务科学化和规范化，运用计算机自动处理和有序管理人事信息管理、员工考勤、薪资计算等定量问题，一定程度上实现无纸化办公，降低人力、物力的消耗，实时动态提供准确的人事信息，使人事管理工作者从原始复杂的人工管理中解脱出来，将更多的时间和精力投入到人事管理的理论思考和战略决策中。

（二）实现领导利用人事信息进行决策的需要

人事信息是高校的重要资源，也是高校人才科学配置的重要依据。高效的人事管理信息系统将利用人事信息数据库，达到信息资源共享，客观、准确地反映出各单位的教职工队伍的实际情况及动态变化，获得各种统计分析报告，为师资队伍建设提供准确依据。例如，师资信息如年龄结构、学历结构、职务结构、岗位结构等可为人才引进、教师培训、职称评聘提供重要依据。同时，人事信息具有很强的时效性，从教职工的继续教育培训、职称评聘、人才的引进与调出到人事政策的制定等，每个过程都是动态变化的，因此，高校人事管理的科学性，离不开实时的人事信息数据分析。只有掌握准确全面及时的人事信息，才能为学校领导的科学化决策提供全面的参考信息，方便快捷地将原来分散在各部门的人事信息进行有机的组织和管理，实现学校人才资源的有效开发和管理。

（三）为学校各部门和教职工提供各种增值服务

所有教职工可借助人事管理系统这一平台快速了解人事信息。首先系统可以迅速统计人员的学历、职称情况，从而方便各部门制定下一步的人才规划。其次，系统可以成为学校人事管理的纽带，利用校园网、手机查询等方式为人事部门之外的其他管理人员及教职工提供各种自助式服务。比如重要领导可以在网上查看师资队伍的年龄、职称、学缘结构，重要员工的信息、员工绩效等；教职工可以对所需的人事信息及相关政策法规进行快速查询，各部门也无需在答复重复的事务性工作上花费大量的时间和精力，使得管理从以前的相对封闭变得开放，学校全体人员均能参与人事管理活动中，变滞后管理为超前管理。

二、高校人事管理系统的现状

总体来说，目前各高校内部人事管理系统的发展并不理想。表现为一是缺乏较完整、全面、实用的高校人事管理系统，传统的人事管理系统多是以教职工档案管理为主，只是停留在单纯的事务性管理工作上，在具体工作中主要表现为对基础数据库的查阅和改动，处于封闭式管理状态，不能满足开放式、跨平台和多级管理的要求。二是即便有较大的人事管理系统，也缺少适合高校特征的功能和模块，无法满足高校多元化的数据处理需求，与高校人事管理要求存在一定的差距。具体表现为以下几个特点。

（一）数据共享性不高

部分高校仅限于人事部门内部使用人事管理系统，没有实现真正的数字化校园建设目标，而更多的高校则使用单机版人事管理系统，确实可以把管理人员从繁杂的录入、统计工作中解脱出来，但也有其硬伤。主要问题就是人事信息的管理存在部门化现象，如教师的教学信息归属教务部门管理，教师的科研业绩则归属科研部门管理，结果是各部门均有面向特定功能、基于不同技术和应用模式的数据库软件，对信息维护的依据不尽相同，缺乏信息自动转换和共享功能，导致了人事基础信息的多头建立、信息管理零乱。操作人员需要频繁地在各种系统之间来回切换，严重影响了人事信息管理的工作效率和信息的准确率，很难从中提取有价值的信息，满足校内各职能部门、上级劳动人事部门的业务需求。

（二）系统适应性局限

有些高校在数字化校园建设过程中开发设计了适合本校特征的人事管理模块，但大多是采用C/S模式的单机版模式，只能应用在有限的局域网内，很大程度上限制了管理信息系统的功能扩展，而由于当时网络技术和信息管理软件本身的局限性，这些系统大多缺乏灵活性，适应系统环境较差，目前面临着升级困难、资源共享不充分等问题，已不能适应现代工作的要求。

（三）业务功能性缺乏

现有人事管理系统在开发时，很多功能模块是从信息管理系统演变而来的，从单一的人事行政管理业务需求角度出发设计，局限于人事信息管理、考勤管理、薪酬管理三大功能，缺乏人才资源管理相关的业务领域及决策分析这个重要环节，而且在整体性、前瞻性和集成性方面仍有很大的欠缺。例如，仅提供日常的师资管理、劳资管理，忽视诸如专任教师职称年龄情况比、各类人员工资发放比例分析等重要信息。这些数据通常是辅助决策的关键，但却无法直接得到。

（四）管理智能性欠缺

目前所用的人事管理系统通常不够智能，不能及时在具有时效性的工作上给予管理人员提醒，比如每月为退休人员办理退休手续，某位教师的职称评定年限已到，需要准备材料，等等，若由于疏忽遗漏造成的失误往往影响到双方的工作情绪。

三、新型人事管理系统的构建

信息时代对管理信息系统提出了新的要求。一个现代化的管理信息系统应该能够显著提高办公效率、降低办公成本、充分利用内部资源、加快工作流程、适应环境的变化。

（一）开发模式的选择

目前的人事管理系统存在的缺陷很大一部分是由于采用C/S应用模式而产生的硬伤。面对跨地域管理方式，C/S模式在数据共享、远程操作方面存在困难，同时要为地理较分散的众多客户端安装和升级系统，耗费人力物力。

随着Internet技术应用范围的日益扩大，可移植性好、界面通用、易于掌握和易于维护的B/S应用模式应运而生。基于B/S模式的管理系统存在以下特点，很好地解决了上述问题：①灵活的多级分布结构，能实现不同人员，从不同地点、以不同的方式访问和操作共同的数据库，并能有效地保护数据平台和管理访问权限。②将客户端操作简化，客户端可以通过桌面浏览器方便使用。③便于系统维护，几乎所有的系统开发和维护工作都集中在服务器端，仅需通过更新服务器端的软件就可以实现系统功能的升级。基于该模式可构建一套具有实用性、通用性的，与教务系统、科研系统等无缝连接的人事管理系统。

（二）开发实例

基于上述分析，我所在的高校拟初步建立一种新的基于Web技术的人事管理系统。本系统将基于Web技术的构建，采用B/S操作模式、Oracle 9i的数据库支持，系统开放，操作界面简单，集中式管理，不同地点远程用户和校内局域网用户等多用户在权限允许范围内可以直接通过浏览器访问服务器，实现动态、实时的数据查询、新增、修改和删除工作。

系统在管理上采用分层管理模式，分为操作层、系统管理层和发布层。在具体设计时，按照功能模块划分，结合学校自身情况，设计了七个系统功能模块：教职工管理模块、人事业务管理模块、劳资业务管理模块、师资业务管理模块、高层次人才管理模块、分类查询与报表统计模块、日常信息维护模块。（见图1）

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新型人事管理系统具备以下特点：①基于网络数据库平台。对唯一数据库进行管理，各部门可自动获取最新的、相关的人事数据，甚至可以直接在网页上进行打印输出，轻松实现信息共享，同时有效减少客户端的维护量。②高度模块化，具有良好的可扩充性。随时随地添加数据，避免信息量不足的问题和资源的重复浪费。③提供与Word和Excel等表格和文档工具的无缝连接。可灵活使用文档和报表编辑，方便用户操作，既做到了功能扩充，又保证了界面统一。④安全性高。引入多级权限管理，对全校教职工按参与角色划分为：系统管理员、二级部门负责人和人事秘书、决策者和主管领导、普通用户四类，按类对用户的权限进行合理分配，使四类用户都有特定的功能的维护权和查询权。程序在每个页面都进行身份和权限的验证，防止非法用户绕过系统登录界面进入系统其它页面，或者不具有管理功能的用户进入管理模块，从而充分确保系统信息的安全保密性。

四、结语

高校人事管理系统建设，不仅能提高人事资源的利用率和管理工作的效率，简化和规范办事程序，而且能与教学、科研等部门信息共享，逐步实现人事信息科学有效的系统化管理。当前，高校人事管理的重心正在从传统的基础性工作向突出人才队伍建设、引进和培养高层次人才、创造有利于人才发展的体制等方面转移。充分利用学校基础人事信息，深入挖掘信息价值，提高人才管理与服务水平，主动服务领导决策，是今后高校人事管理系统发展的方向。

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