基于系统论的企业信息获取与扩散工作机制研究

屈 宝 强

(中国科学技术信息研究所 北京 100038)

基于系统论的企业信息获取与扩散工作机制研究

屈 宝 强

(中国科学技术信息研究所 北京 100038)

在当今动态竞争环境下，企业不断地进行信息获取，并对其吸收、消化直至扩散、反馈是相当重要的。本文基于系统论的基础，针对以协调为特征的内部信息链条，提出以用户需求分析为核心的环状信息获取和扩散机制；针对以竞争为特征的外部信息链条，提出以竞争对手分析为核心的信息获取和扩散机制。

动态环境 信息获取 信息扩散

1 引言

竞争环境是企业生存与发展的外部环境，对企业的发展至关重要。外部竞争环境的要素是复杂和多变的，竞争环境的变化不断产生威胁，也不断产生机会。对企业来说，检测竞争环境的变化，规避威胁，并抓住机会，就成为一个重大问题。要素的复杂程度增加时，企业要花更多的时间和精力去搜寻信息，而变化程度加快，决策者分析信息的难度加大，导致不确定性加大。为在市场中获得持续的竞争优势，企业需要不断地从外部获取信息，并将自身的信息反馈给外部相关利益者，这种不断地信息交互可以加强企业对外部环境要素的感知能力和解读能力，可以帮助企业制定前瞻、有效的战略，采取先期行动以积极应对变化，成为市场发展中的领先者[1]。

基于这些考虑，有些学者则关注知识流在管理主体间的转移与扩散，即知识链的相关研究[2-4]，他们认为企业内充满以满足用户需求为目标的知识流程，以知识为核心，进行知识的识别、获取、存储、传递、共享和创新；正是这些流程构成知识链，并且将企业与外部环境、企业部门与部门、企业员工与员工相互联系起来，整个知识链关注的是知识在企业内部的流动，本文则关注企业内外之间的信息互动。

1 内部信息链

信息链，即信息自信源(信息产生或发出的地方)经信道(信息的传播媒介)至信宿(信息的接收者)的不断传递过程。信息链的主体是信息，而信源、信道和信宿是决定信息链畅通的重要因素。企业作为一个实体，既是信源，又是信宿；信息链在企业内部存在，企业内外部又有信息交互。

迈克尔·波特的价值链理论[5]认为，在企业内部存在着价值创造系统。价值链起始于新产品的研发，通过市场营销、生产制造、配送、服务等环节，最终实现了企业的价值；为了保证企业职能系统的正常运营，企业还必须建立包括财务、会计、人力资源等职能部门服务系统。在基于价值链的企业活动过程中，会产生各种信息资源。例如新产品信息及各种产品专利信息、市场信息、生产制造信息、客户基本信息、客户反馈信息，还包括财务信息、会计信息、技术信息和人力资源信息。它们是企业生产活动中最重要、最核心的信息资源，这些相互连接、相互作用的信息链构成了企业的内部信息链，如图1所示。这些信息需要及时交流、处理，就好比生物的新陈代谢。

图1 企业内部信息价值链

保证企业内部信息链的畅通、正确、高效是现代企业面临的一项主要任务，也是企业生存发展的关键因素之一，而达到这一目标的最基本要求是基于价值链的内部信息高度共享[6]。内部共享的企业信息资源主要包括企业基本情况、财务状况、生产能力、产品状况、营销状况、信息人才状况、企业竞争地位、信息基础设施等。共享的方式包括随机交流、定期研讨、关键技术或项目研讨、培训等。

基于企业价值链的信息资源共享与扩散的要求：从横向上，扩散到企业销售、生产制造、财务、企划、人力资源等职能部门，要求信息资源同企业职能部门的无缝融合；纵向上，分级分层次横跨战略层、管理层和操作层。在纵向上，注意自上而下与自下而上流动方式的结合与互补，自下而上流动的信息链描述了建立在企业日常商务活动基础之上的企业内部的一般信息，自上而下流动的信息链主要是战略性和指导性的信息，一般是从上一级部门到下一级部门最终扩散到整个企业。

图2 信息资源同企业职能部门的无缝融合

需要注意的是，由于这些信息分别位于企业各个职能部门，相对比较分散，而且其内容、格式、载体、表现形式等都大不相同，因此对企业信息链系统进行调控时首先要处理信息资源的形式问题，注意能处理多样化信息的平台建设以及信息资源标准体系的建立，进而再对信息内容进行调控。

2 外部信息链

在特定的市场竞争过程中，处于主导地位的核心企业具有信息资源优势，往往掌握大量核心技术，具有品牌资源和大规模的制造能力，并且难以替代，其它成员对核心企业高度依赖，使核心企业被看作期望的潜在合作者，能够参与一系列的重要联结，从而在网络中所占据战略性位置[7]。核心企业因为拥有较多的联结关系和社会资本，对于网络中的资源流动具有支配权，能够更快地获得各方面的知识和技术支持。

企业生产运作必须考虑与其产生作用的各种外部力量。著名战略管理学家迈克尔·波特在对企业外部力量进行分析时，指出对企业盈利具有重要影响的特征包括：产业内企业竞争的强度；供应商和购买者对产业利润的制约能力；不包含在产业内而又生产相近产品或服务的厂商行为；还不在产业内的潜在进入者的力量[8]。

企业要生存，首先要认识自己的生存环境，这需要通过与外部环境的信息交流来实现，这种对于外部环境的信息需求主要表现为竞争情报。竞争情报是经过筛选、提炼和分析的，可根据它采取行动的有关竞争对手和竞争环境的信息束。竞争对手的信息包括企业概况、企业战略、营销政策、管理结构、财务状况、人力资源、合作伙伴、技术设备、用户信息等，竞争环境信息包括社会环境信息(包括国家政策、规划、法律、行业标准、规范)、市场信息(包括市场情况调查报告、需求趋势分析、技术交易会、经贸洽谈会等信息、国外技术应用、专利技术信息、以及国外相关的机构、出版物、信息系统和专家系统等信息)、还有其它相关的信息(包括培训、研讨会、展览会等)。另外，供应商和客户的一些信息在某种程度上也决定了企业产品的发展趋势。

因此，企业外部信息链可能会沿着两个方向拓展：横向上与企业所处的产业信息整合，尤其指上、下游企业之间(主要是供应商、购买者)的信息交互；纵向上与企业的竞争对手(主要是潜在竞争者和替代品生产者)进行信息交互。即在企业进行产业竞争的过程中形成如图3所示的两条关键信息链条：

第一：从横向来看，形成供应商——企业——购买者信息链条，这一链条上的信息资源以协调、互利为特征；

第二：从纵向来看，形成进入者——企业——替代者信息链条，这一链条上的信息资源以竞争、抢夺为特征。

因此，企业信息资源管理还必须注意与企业产生作用的各种力量所产生的信息链。

图3 基于五力模型的企业外部信息链

3 基于系统论的企业信息获取与扩散模式

系统是普遍存在的，是由若干相互联系、相互作用、相互依赖的要素结合而成，具有一定的结构和功能，并处在一定环境下的有机整体。系统的整体具有不同于构成要素的新性质和功能。企业是由人、资金、设备、原材料和信息等要素组成的系统，并与外部环境发生互动。系统的各要素之间、要素与整体之间，以及整体与环境之间，存在着一定的有机联系，从而在系统的内部和外部形成一定的结构。在企业当中存在着由各个部门、各类人员以及企业与外部利益相关者(政府、媒体、渠道、客户)等的密切关联，基于系统论的角度，企业信息的获取和扩散就是通过在各个要素之间，依照一定的结构进行流动以达到满足企业生产运作等的要求。

从这点来讲，要求企业信息获取和扩散必须满足以下要求：注重整体信息功能，将企业内各要素相互间的信息传播有机联系与统一协调；注重关联性，注重各个部门之间的联系及循环，特别是企业内外上下游部门之间的有机联系，形成良性循环，提供信息或知识的循环速度有助于公司竞争优势的维持，必须快速有效地在组织中扩散知识，并迅速地将其转化为行动，以响应外部剧烈的变化；注重综合性，企业信息功能建立在全面、完整的企业信息链上。

对企业信息资源链条优化时应充分考虑内外部信息资源工作方式、工作内容、工作重点等的不同之处和它们的联系，其目标是通过增强在静态和动态条件下内外部信息需求能力来提高管理的效益。根据上述对企业内外信息链条的分析可以看出，两条信息链上信息工作的方式、内容以及重点大不相同，需要区别对待，形成不同的信息工作机制，突出各自的服务中心，才能使企业信息管理与市场运作更好地结合：

工作机制一：针对供应商——企业——购买者(以协调为特征)信息链条，我们力图形成以用户需求分析为核心的环状信息获取和扩散机制。

工作机制二：针对企业——竞争对手及潜在竞争对手(以对抗为特征)信息链条，我们力图形成以竞争对手分析为核心的信息获取和扩散机制。

3.1 以用户需求为核心的环状信息链工作模式

这一模式要求企业必须以用户的需求为核心进行信息的收集、整理、处置和反馈，而这里的用户是一个用户群体，既包括最终的客户，也包括下游的经销商和零售商等，如图4所示。

图4 以用户为核心的环状信息获取和扩散模式

形成该信息资源的环状信息链工作模式，可以使得企业同供应商、经销商、零售商及客户之间直接、及时、密切地联系。具体表现在：

第一，用户参与。它是一个以用户需求为核心的信息资源运行网络，由用户来决定企业的生产运作状况，从而引发同供应商、经销商、零售商等的交流和协作。用户直接参与到企业生产运作过程当中，可以自由地表达自己对产品各方面的要求。

第二，个性化定制。信息资源在用户、企业、供应商之间的自由流动，保证了用户提出的个性化要求所需生产原料能够尽快得到满足，而且顾客还可以在企业的帮助下设计出个性化产品，企业按单定做。

第三，系统化协调合作。供应商、顾客、竞争对手等都处于这样一个信息环中，每项活动都能保证由执行能力最强的员工或合作者完成，系统协作的方式能使企业准确、及时地交付产品和服务。

第四，高灵敏度。无论是需求改变、新产品推出还是供应商变化等，都可以通过信息链灵敏反馈，从而引导物流、资金流的反应。

第五，快速流动。环状信息链使信息沟通变得越来越便捷，使企业的交易成本和交易时间都大大降低，订货、设计、生产等的时间都大大缩减，而且能最大限度的减少库存。

该环状信息链工作模式能够突出信息的价值增值。信息链在企业的整个价值链上相互传递，企业的业务运作和信息系统结合在一起。从采购、生产到销售、服务等各个经营环节都能与信息技术和信息系统提供的功能相吻合，企业系统提供的工作结构与企业信息链相吻合，系统把不同的业务功能连接起来，系统模块与企业主要流程相吻合。环状信息链工作模式中企业与用户的关系：用户需求不断变化和发展，它们对新产品、新业务的渴望是企业发展巨大的推动力，推动技术以加速发展，使产品和服务不断翻新。同时企业利用信息技术对信息资源的收集、整理、选择、合成和分配，提供准确和及时的决策信息以助高层决策，并反馈决策信息为操作信息供业务部门操作参考，帮助履行客户订单的承诺。

总之，这种环状信息链工作模式中，企业、供应商、经销商和用户之间信息资源高度共享、信息工作协调一致、信息交流及时充分，切实体现了以用户需求为中心。

3.2 以竞争对手为核心的信息获取机制

这部分信息的获取与扩散以竞争对手为主要对象，各种分析和操作等都主要是基于在市场中获得竞争优势而言，在与对手竞争互动的过程中不断完善，进行信息的获取与扩散。

针对竞争对手的信息源主要有公司主页、新闻管理器(News aggregators)、垂直门户网站、分析报告、新闻组和论坛等。其内部的信息包括公司名录、市场策略、研究与开发活动、扩张计划、工厂的产量、合作方式、技术实施、专利申请情况等；与外部关联的信息包括招聘和简历广告、客户名单、合作合同细节、地方新闻报纸杂志网站以及出版物报道等，还包括一些第三方发布的市场产品信息数据库、行业信息库、市场贸易数据库、宏观经济数据库、科技成果及技术项目数据库、专利商标及标准数据库、统计调查数据库等。

对于企业而言，竞争对手信息资源分析与管理需集信息监测、管理、分析、服务等为一体，从功能构成上来看，主要分为信息监测、信息加工、信息服务和信息管理等几大模块。这几大模块按照企业信息管理的要求，相互融合、相互作用，形成完善的、针对竞争对手分析的信息获取与扩散机制。如图5所示：

图5 针对竞争对手分析的信息获取与扩散机制

这一工作机制包括几个环节：首先是确定目标，根据本组织的当前状况和战略目标确定需要监测的目标、范围及程度；其次是搜集数据，通过正当的渠道跟踪与监测竞争对手，或从其它相关信息源搜集情报；再次是分析情报，运用相关软件对获得的数据进行系统的分析，从而对当前自己的竞争地位做出判断，并指导制定本组织的战略和行动措施；最后是情报传递，将分析结果传达给公司高层管理者和各职能部门。需要特别指出的是，企业信息链条中各个节点上的信息链条都是双向的，必须发展反馈机制，这样既有利于检测出对知识吸收转化造成障碍的薄弱环节，又同时能防止企业商业秘密的泄漏问题，并及时的修正出现的问题，从而提高公司未来的竞争力。

4 结束语

在企业信息和知识链的形成过程中，不可避免的涉及到内部知识共享与转移、外部合作伙伴的选择、利益分配机制等问题，且在企业发展的不同生命周期，有着针对不同用户和竞争对手的信息获取和反馈存在方式，就其获取和反馈的内容而言，处在动态的发展变化当中，而且在信息扩散和反馈中还要考虑各个主体本身的性质与知识结构、信息接收和传输能力等，这也就要求企业在发展的过程中要不断提升信息素养和信息能力。

[1] 董小英,鄢 凡,刘倩倩,等． 不确定环境中我国企业高管信息扫描行为的实证研究[J]．管理世界,2008(6):76-82.

[2] 温有奎,徐国华. 知识链管理研究[J]. 情报学报,2004 (4):476-479.

[3] Richard Hall,Pierpaolo Andriani. Management Focus Analysing Intangible Resources and Managing Knowledge in a Supply Chain Context[J]. European Management Journal,1998,16 (6):85-97.

[4] 王 平,杨 斌. 基于知识链的企业战略知识管理框架[J]. 情报杂志,2005(6):83-85.

[5] 迈克尔·波特． 竞争优势[M]． 陈小悦,译．北京:华夏出版社,1997:37.

[6] 陈道志．从信息链的角度探究供应链管理模式[J]．情报科学,2OO5(8):1262-1265.

[7] 许小虎，项保华. 社会网络中的企业知识吸收能力分析[J]. 经济问题探索,2005 (10):18-22.

[8] 塞隆纳等．战略管理[M]．王迎军,汪建新,译．北京:机械工业出版社,2004:75.

AStudyoftheMechanismofEnterprises'InformationAcquisitionandDiffusionBasedontheSystemTheory

Qu Baoqiang

Institute of Scientific & Technical Information of China, Beijing 100038, China

Facing the dynamic competitive environment, the enterprise tries to absorb, digest and proliferate the information it acquires constantly and meanwhile gives out its feedback. Based on the system theory, this paper, taking into consideration the internal information chain characterized by coordination, presents a ringlike mechanism of information acquisition and diffusion with customer need analysis as its core, and, taking into account the external information chain characterized by competition, poses a mechanism of information acquisition and diffusion with competitor analysis as its core.

dynamic environment; information access; information diffusion

G203

屈宝强，男，1980年生，管理学博士，发表论文20余篇。