谈分馆间的图书流动与节支

吴碧霞

（广东海洋大学图书馆，广东 湛江 524088）

吴碧霞 女，1960年生。馆员，已发表论文数篇。

高校的合并和新校区的开发，形成了多校区教学环境。图书馆为了满足读者需求，纷纷在各校区建立分馆，多馆制成为文献信息服务的新模式。校区间读者往来，促进图书频繁交叉借阅、归还，产生流动，图书流动成为图书管理的新问题，也是管理者急需研究的课题。

1 图书流动的产生

1.1 馆藏地的增加

多校区办学迫使高校图书馆在各校区建立新的分馆，增加了图书的典藏地。新书编目后，不断地向各图书典藏地配送图书，从而产生图书在多校区之间的流动。

1.2 通还通借

由于网络技术的迅速发展，图书馆“通还通借”成为可能。各校区分馆为了解决分散收藏和重复配置文献的矛盾，开拓了新的服务功能，增添了“通还通借”业务。读者可在任一校区的分馆内完成所有各校区图书借阅、图书归还，及预约、委托等服务方式，促使跨校区图书流动量的不断增加。

1.3 经费和库容

从需求情况来分析，读者对文艺、外语、计算机类图书借阅频率非常高，存在着文献的需求共性；同时也喜欢借阅与本专业相关的图书，存在着文献的需求个性。因此，若图书馆在各校区的分馆内重复配置共性需求文献，会给经费和分馆库容带来很大的压力，不重复配置则给部分读者带来不便。所以大多高校图书馆对需求共性文献存储于图书馆内，需求个性文献存储于分馆内，这样读者对共性文献的需求要跨校区才能获得。

1.4 读者需求和配送

由于服务功能的拓宽，每个分馆都需要通过运输方式获得各校区读者预约的图书，或读者归还在其他校区借阅的图书，另外还有新书编目后的不断配送，及各校区专业设置变更后的图书调拨等等情况，产生流动。

2 图书流动服务策略

2.1 减少各校区图书的流动

2.1.1 充分利用查询功能和标记

在多校区服务环境下，读者主要是通过网上查询来了解所有文献的馆藏信息。因此图书典藏地的准确率一定要达到100%。①在新书编目后，要对查询系统所揭示的配送书目数据一一核对，真实地反映馆藏，做到实际配送图书与系统典藏地相一致；②在图书借阅、归还过程中发现图书标记与系统典藏地不相符的典藏书目数据，应在各校区设置专人更改权限，以减少图书来回流动；③制定统一大小、标识各分馆的标记章，盖于图书侧面，以便图书借阅归还时能及时发现；④对于过时、剔除、转移、破损严重的图书，应及时从查询系统中删除，保证查询显示信息与库内图书一致。

2.1.2 文献分配优化

图书馆应做好图书典藏地的系统分配。在分配的原则上，首先需要图书馆的采购员、典藏人员经常与学生处、教务处等部门联系，了解学校专业设置的调整，开设课程的变化，以及不同系科、年级学生的校区间变动情况，提前做好新书分配和馆藏布局的调整；其次图书典藏人员还需要经常性地对读者利用文献情况进行统计，分析变化原因，随时调拨校区间的文献，消除停滞文献，保证各校区馆藏文献布局达到最优化，减少图书流动。

2.1.3 设置标识书架

读者在各校区间流动比较频繁，图书交叉借阅、归还也相对多。在分馆显眼处设置标识各校区的书架，来存放非本校区归还的图书，让读者自由选取文献。不仅提高文献利用率，而且相对降低图书流动。

2.2 加强图书流动管理

2.2.1 运输工具选择

不同的运输工具，其成本高低和运输能力不同，因此选择合理的运输工具至关重要。对于大批量编目完工的新书，图书馆可通过学校派车、雇车、物流服务商等运输方式，以图书的典藏地为中心，呈放射状发送到各个校区的典藏地；对于“通还通借”或少量调拨的图书，各分馆应制定联盟机制，通过上下班车，轮流请专人派送，同时取回本校区图书。

2.2.2 包装物的选择

校区间图书的流动，包装物的选取也非常重要。包装物要具备装载、携带、防雨淋、防撞击、重复利用的功能，而且有显示归属于各校区的典藏标识。如本馆的包装物主要采用了3种：一种是防水塑料编织与硬皮纸相结合的包装纸，规格为长110厘米、宽78厘米，并利用标识签来区分各校区图书的典藏地；第二种是采用耐磨的防雨材料制成包，带有绊扣或拉链，外观分别标有各校区的典藏记号，其大小以能装入30～40册、重量在15～25公斤的图书为宜，搬运十分方便；第三种是对于大批量的新书配送，可直接利用彩色的粗塑料绳捆绑，用彩色标识条来区分归属地，每20册一捆，直接雇车运送。装运时，先在车内利用包装纸进行打底预防污损，专人护送到各校区中。

2.2.3 图书流动信息表

信息表一般有两种：一种是发送信息表，其内容包括归属校区、社科类册数、自科类册数、其他类册数、累计册数、发送时间、发送部门意见、电话等基本数据；另一种是反馈信息表，其内容包括归属校区、收到册数、收到时间、接收部门意见、电话等基本数据。如本馆是在图书馆网络平台上，可建立图书流动信息表窗口，作为发送信息和反馈信息渠道。

2.2.4 图书流动成本控制

从总体来说，图书流动成本的控制由局部控制和综合控制所组成。

局部成本控制：主要从简化图书流动途径、减少运输次数、提高车辆的装载效率、实行计划运输、开展共同运输、选择最佳装载搬运费用、力争图书尽快供给读者等因素来综合考虑。综合成本控制：主要从图书流动的事前、事中和事后对成本进行预测、计划、分析、反馈、决策等，进行全过程的系统控制，以达到预期目标。综合控制的目标是局部控制目标的集成。

2.2.5 存货的控制

读者在外校区归还的图书，编目后的新书配送，都不能因为归还了几本或分配了一批就马上发送，不然运输费用将明显地增加。所以对归还、分配的图书应有一个储存阶段。储存期限需要根据典藏要求、运输车承载量、读者需求状况等因素进行综合考虑。存货的控制是降低成本、减少图书流动不可忽视的重要环节之一。

图书流动有利于纸质文献的共享及馆藏文献的最大限度利用，但却增加了图书馆的管理成本。因此对图书流动管理所涉及到的人、运输、包装物等诸多因素，都需要采取各种合理管理措施，在保证图书顺畅流动和尽可能地满足读者需求的基础上，最大限度地压缩图书流动的开支。

[1]程淑丽.物流管理职位工作手册[M].北京：人民邮电出版社，2005.

[2]马士华.基于供应链的企业物流管理——战略与方法[M].北京：科学出版社，2005.

[3]陈如好.多校区图书馆文献信息资源共享模式初探[J].高校图书馆工作，2002（3）.