进一步完善高职院校档案资料管理工作的思考

张慧沙

随着高职院校人才培养水平评估的广泛开展和不断深入,评估专家、院校主办者和广大教师对档案资料给予人才培养水平评估的有利支撑作用愈来愈达成一致共识。档案资料管理水平的高低一定程度上影响着人才培养水平评估的效果,一定程度上也代表了一所院校的管理水平的高低,进而也影响着一所院校的整体形象。

从现实情况看,绝大部分院校在专家评估验收前,往往拿出一年甚至更长的时间,按照评估指标要求对相关资料进行系统收集、整理、装订成册,在专家预评估后还要进行调整、完善,做进一步的整理,重新装订,费时长,占用人力多,“成果”当然也相当了得,动辄上百盒、几百盒甚至千盒以上,盈柜满屋,蔚为壮观。能够在相对短的时间内把5年的教学过程和成果资料汇聚在一起,是一件相当困难的事情,为达标或力争优秀,必要的“补充”、“修订”在所难免。成绩显而易见,不能说不突出,但问题也是不容回避的,主要表现为:学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”,但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于:学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象,一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录,但对各系(部)、处室实际形成的资料,尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控;档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系(部)、处室可能出于查阅、使用方便考虑,对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室,由于缺乏科学系统的管理,时间一长,就容易丢失,或难以找寻,事后追查究竟有没有这样的资料,也因为没有严格的登记制度而查无实据,只能凭借“记忆”作出“也许有”、“可能无”的似是而非的判断,由于没有明确的责任人,也就没有一个人为此而负责任,最后只有不了了之。

为此,对现有档案管理模式进行改革已是势在必行。我认为解决之道是实施档案的二级管理模式,具体如下:

学院档案室是档案管理的一级单位,各系(部)、处室为档案管理的二级单位,各系(部)因为工作需要,在条件允许的情况下,可考虑建立系(部)档案室。学院档案室可相应“升格”为档案馆。

院级档案室(档案馆)要根据教高[2006]16号文件(《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》)和教高[2008]5号文件(教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知)有关规定,对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善,在广泛征求各系(部)、处室意见和建议基础上,形成学院一级档案归档范围和归档目录,经学院领导班子审定后正式实施。各系(部)、处室要在规定的期限内向学院档案室(档案馆)如数上缴档案,档案室(档案馆)与各系(部)、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。

各系(部)、处室根据实际工作需要,在学院档案室(档案馆)专业人员指导下,制定本系(部)、处室档案归档范围和归档目录(二级档案),建立相应的管理制度。各系(部)、处室二级档案单独编号。各系(部)、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室(档案馆)备案,学院档案室(档案馆)要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期(各处室二级档案以3年为周期,各系部按照学生学制为周期),各系(部)、处室二级档案保管不超过一周期,周期满后3个月内整体移交学院档案室(档案馆),学院档案室(档案馆)严格履行交接手续,并对二级档案进行“专区”管理。

各系(部)、处室要设专兼职档案管理员,学院档案室(档案馆)负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。

实施档案二级管理模式,就是为了明确院级档案室(档案馆)和各系(部)、处室的工作职责,细化管理,最大限度地保证档案资料安全,切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。

为保证档案资料的完整、准确和安全,学院应进一步完善档案管理制度,切实建立起档案管理“三纳入,四同步”有效监督和保障机制,对院级档案归档范围的资料所涉及的重大活动和重要事项严格实施“三纳入,四同步”。系(部)、处室档案管理应参照院级档案管理“三纳入,四同步”管理体制,保证兼职档案员对本部门的有关工作做到“三纳入,四同步”。

高职院校办学规模的扩大要求其管理模式也要有相应的变化、优化、细化、规范化。本文只是就高职院校档案管理提出了一些实际的、粗浅的思考,真正建立起切实可行的模式制度,需要做出大量细致的工作,在实际运行中仍需要依据实际情况做必要的调整和修订。